Wenn Sie zurzeit angestellt sind - und ein Mensch -, dann wissen Sie von der großen E-Mail-Flut. Sie bekommen mehr davon, als Sie täglich beantworten können, und oft hindert es Sie daran, Ihren "eigentlichen Job" zu erledigen. Aber in dieser modernen Welt ist es ein Muss, ganz oben in Ihrem Posteingang zu sein, wenn Sie Ihren Chef beeindrucken und weiterkommen möchten.
Nun beurteilen viele Menschen, wie gut sie mit E-Mails umgehen, anhand der Anzahl der E-Mails, die sie durchlaufen. "Ich habe heute Nachmittag drei Stunden verbracht und 120 E-Mails beantwortet" ist in den meisten Büros Grund zum Feiern und Prahlen. Aber in den meisten Fällen ist das ein großer Fehler.
Die Wahrheit ist, dass es drei Arten von E-Mails gibt:
Wenn die meisten Leute Zeit haben, ihre Posteingänge anzugreifen, fangen sie mit den Quickies an. Es ist befriedigend, sie aus dem Weg zu räumen. Die Gesamtzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang sinkt um ein Vielfaches, und sie erfordern nicht allzu viel Gehirnarbeit.
Aber Sie sollten eigentlich den umgekehrten Ansatz verfolgen. Es ist die alte Metapher aus Stein, Kiesel und Sand: Stellen Sie sich vor, Sie bekommen ein Glas, das Ihre Zeit darstellt, sowie Steine, Kiesel und Sand. Der einzige Weg, um alles in den Griff zu bekommen, besteht darin, mit den größten Dingen zu beginnen: Ihren Steinen. Wenn Sie Ihr Glas zuerst mit Sand füllen, passen Sie nie alles hinein.
Stellen Sie in E-Mail-Begriffen sicher, dass Sie Ihr Glas nicht mit Sand füllen, indem Sie zuerst schnell und einfach E-Mails beantworten - Sie gelangen nie zu den großen, wichtigen E-Mails. Stattdessen sollten Sie, wenn Sie vor einem zweistündigen Zeitblock stehen, immer mit E-Mails beginnen, die 30 Minuten oder länger benötigen, und mindestens ein oder zwei davon erledigen, bevor Sie schnellere erledigen. Wenn Sie jedoch nur 15 Minuten vor Ihrem nächsten Meeting haben, ist dies der perfekte Zeitpunkt, um schnelle E-Mails aus dem Weg zu räumen.
Der einfachste Weg, um diese Strategie nahtlos in Ihr tägliches Leben umzusetzen, besteht darin, zwei Tags (oder Filter in Google Mail) hinzuzufügen: "Schnelle Antwort" und "Erfordert gezielte Zeit". Alle nicht getaggten E-Mails fallen daher in die mittlere Kategorie und benötigen fünf bis 30 Minuten.
Wenn Sie wissen, dass Sie einen festen Zeitblock haben, öffnen Sie zunächst den Ordner für die fokussierte Zeit und entscheiden Sie, welche Sie am dringendsten angehen müssen. Zu erkennen, wie selten diese großen Zeitblöcke sind, ist der Schlüssel zum Erfolg: Wenn Sie einen haben, nutzen Sie ihn voll aus! Und wenn Sie das nächste Mal ein paar Minuten Zeit haben, während Sie auf den Bus warten oder auf einen Kaffee warten, öffnen Sie Ihren Ordner "Quick Reply", anstatt Instagram zu überprüfen.
