Ich erinnere mich an die Zeit, in der ich in das Büro meines Chefs gehen und ihr sagen musste, dass ich den Drucker in Brand gesetzt hatte und eine Meldung mit der Aufschrift „Ink Burning“ aufleuchtete.
Zum Glück war es nur ein Trick, damit die Mitarbeiter ihren „Happy Birthday“ singen konnten, aber der erstaunliche Teil der Geschichte war ihre Reaktion. Sie hat nichts getan - außer mich zu bitten, ihre Besprechung zu verlassen. Erst als ich ein zweites Mal in voller (gefälschter) Panik zurückkam, kam sie schließlich in den Pausenraum, um zu sehen, wie das gesamte Personal um einen Teller mit Cupcakes stand.
Als ich sie fragte, warum sie zuerst nicht heruntergekommen war - ich meine, ein Feuer ist ziemlich ernst, oder? - sagte sie: „Ich dachte, eines von zwei Dingen würde passieren: Entweder du würdest es regeln oder der Rauch Der Alarm würde losgehen und wir müssten alle evakuieren. Aber bis das passierte, wollte ich mein Meeting beenden. “Das heißt, sie kam zum zweiten Mal herunter, weil ich etwas gefunden hatte, das ihre Aufmerksamkeit wirklich verdient hatte - der Gedanke, dass ich einen Anfall in den Gemeinschaftsraum werfen würde.
Lernen Sie aus meiner Erfahrung: Wenn Sie schlechte Nachrichten haben und tatsächlich die Aufmerksamkeit Ihres Chefs benötigen, sollten Sie drei Dinge immer berücksichtigen.
1. Wählen Sie Ihren Moment
Wir haben die Überraschung meines Chefs während eines Meetings aufgezeichnet, weil alle dabei waren und das Timing für uns perfekt war. Aber wir hatten die Treue meiner Chefin zu ihren Verpflichtungen falsch eingeschätzt. Als Erstes ist es wichtig, dass Sie die Zeit finden, die für Ihren Vorgesetzten am sinnvollsten ist (denn ja, es kann davon abweichen, wann es für Sie funktionieren würde) und die Frage der Dringlichkeit nicht von Ihrem Standpunkt aus, sondern von ihrem Standpunkt aus betrachten .
Angenommen, Sie stürzen den Server ab. Sie denken vielleicht, Sie müssen es Ihrem Chef gleich mitteilen - aber ist es besser, zuerst den technischen Support anzurufen und zu prüfen, ob es eine einfache Lösung gibt? Oder vielleicht haben Sie einen hässlichen Run-In mit einem großen Kunden. Möglicherweise möchten Sie etwas Zeit für die Verarbeitung und das erneute Aufwärmen mit einem Kollegen haben. Wenn jedoch die Möglichkeit besteht, dass der Kunde Ihren Vorgesetzten so schnell wie möglich anruft, sollten Sie die Nachrichten möglicherweise auf den neuesten Stand bringen, bevor es nicht so angenehme Überraschungen gibt.
Wenn Sie - insbesondere aus persönlichen Gründen - sofort mit Ihrem Chef sprechen müssen, tun Sie alles, um auszudrücken, dass dies besondere Umstände sind. Beginnen Sie das Gespräch, indem Sie sagen: "Ich weiß, dass dies möglicherweise nicht die beste Zeit ist, aber ich muss etwas Ernstes besprechen."
2. Wählen Sie Ihre Wörter (und Ton) mit Bedacht aus
Jetzt, da Sie den richtigen Zeitpunkt gefunden haben, müssen Sie Ihre Botschaft verfassen. Erzählen Sie immer zuerst das Ende der Geschichte: „Ich habe mich durch die Präsentation gekämpft, die ich heute Nachmittag gegeben habe, und konnte sagen, dass unser Kunde nicht zufrieden war.“ Dann entschuldigen Sie sich (falls zutreffend) und beschreiben Sie die Probleme, die Ihrer Meinung nach zum Snafu beigetragen haben. Beenden Sie den Vorgang, indem Sie Ihre vorgeschlagenen Schritte vorschlagen oder um Rat fragen.
Denken Sie daran, dass die Art und Weise, wie Sie schwierige Nachrichten übermitteln, die Reaktion Ihres Chefs bestimmt. Es ist in Ordnung, wenn Ihr Tonfall den Ernst der Situation widerspiegelt, denn die Menschen schätzen die Aufrichtigkeit. Aber widerstehen Sie der Versuchung, ein Problem, das Sie in den Griff bekommen konnten (egal wie viel Aufwand es gekostet hat), zu überdramatisieren. Zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass die Datenbank einen Fehler enthält, und wir haben den Morgen damit verbracht, ihn zu beheben“, ist ausreichend. Je gemessener Sie in der Art und Weise sind, wie Sie Ihre Nachrichten ausdrücken, desto fähiger werden Sie erscheinen.
Wenn es sich um eine ernste und persönliche Situation handelt, z. B. wenn Sie aufhören oder aus persönlichen Gründen sofort abreisen müssen, beginnen Sie das Meeting mit einer weniger-ist-mehr-Herangehensweise. Sie können im Verlauf des Gesprächs jederzeit weitere Informationen angeben.
3. Legen Sie die nächsten Schritte fest
Wenn ein Problem vorliegt, können Gespräche auf zwei Arten geführt werden: problemorientiert oder lösungsorientiert. Und während Sie nicht steuern können, wie Ihr Chef seine oder ihre Fragen steuert - z. B. „Wie ist das passiert?“ Im Vergleich zu „Was sollten wir Ihrer Meinung nach dagegen tun?“ - können Sie festlegen, wie Sie Ihre Antworten strukturieren.
Wenn Sie den Sachverhalt geklärt haben, schalten Sie den Gang, indem Sie sagen: „Ich stelle mir Folgendes für die nächsten Schritte vor.“ Wenn Ihr Chef Sie immer wieder auf das Problem hinweist, verwenden Sie vorausschauende Ausdrücke wie: „Genau deshalb denke ich Wir sollten die folgenden Schritte unternehmen, damit es nicht wieder vorkommt. “
Schwierige Situationen können (normalerweise) gemildert werden, wenn Sie einen Plan für das, was als nächstes passieren wird, haben. Wenn Sie die nächsten Schritte nicht kennen, können Sie zumindest herausfinden, welche Unterstützung Sie jetzt oder in Zukunft benötigen. Schließlich möchten Sie beide ein erfolgreiches Ergebnis erzielen.
Der Umgang mit schlechten Nachrichten ist schwierig genug - und es kann geradezu schmerzhaft sein, sie Ihrem Chef mitzuteilen. Verwenden Sie diese Tipps jedoch, um ein produktives Gespräch zu führen und weiteren Schaden zu minimieren.
