Als Mitglied von Gen Y kennen Sie (hoffentlich) bereits die wichtigsten Regeln der E-Mail-Etikette: Fassen Sie sich kurz und bündig und fügen Sie nichts in eine E-Mail ein, das Sie nicht an Ihre Großmutter, Ihren Chef, weiterleiten möchten. oder dein Lebensgefährte.
Aber manchmal ist der schwierigste Teil beim Schreiben einer E-Mail überhaupt nicht der Inhalt, sondern das Beginnen und Beenden. Besonders am Arbeitsplatz ist es nicht immer so einfach, mit „Lieber Joe“ zu beginnen und sich mit „Danke, Kelly“ abzumelden.
Wenn Sie also eine Nachricht an einen Personalchef, eine Führungskraft oder sogar Ihren Chef richten, können Sie auf folgende Weise sicherstellen, dass Sie Ihren besten Cyber-Fuß nach vorne bringen - von Anfang bis Ende.
1. Eine E-Mail von wem?
Das Wichtigste zuerst: Es ist Zeit, Ihr E-Mail-Konto "[email protected]" zu schließen. Ja wirklich. Es ist nicht süß oder kreativ, es ist unprofessionell. Wenn Sie ein E-Mail-Konto aus einem anderen Grund als dem Chatten mit Ihren College-Freunden verwenden, verwenden Sie eine Adresse, die Ihre Vor- und Nachnamen enthält, und belassen Sie sie dabei. Seien Sie auch vorsichtig, wenn Sie die Zahlen 0 oder 1 in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden. es kann schwierig sein, sie von einem Großbuchstaben O oder Kleinbuchstaben L zu unterscheiden.
2. Vermeiden Sie Gruß Gaffes
Die Wahl des ersten Wortes einer E-Mail ist einfach - "Liebes" oder "Hallo" funktionieren in fast jeder Situation. Aber danach kann es schwierig werden. In der normalen Kommunikation am Arbeitsplatz ist es in der Regel in Ordnung, die Person mit ihrem Vornamen anzusprechen. Wenn Sie Titel verwenden, können Sie zu formal, stickig oder jugendlich wirken.
Es gibt jedoch Ausnahmen: Einige leitende Angestellte bevorzugen „Mr.“ oder „Ms.“, daher ist es empfehlenswert, ein offenes Ohr zu haben, um zu erfahren, wie andere Personen ihn normalerweise ansprechen. Und es ist eine sichere Sache, wenn Sie zum ersten Mal einen Arzt oder Professor treffen, der lieber als „Dr.“ angesprochen wird.
Wenn Sie E-Mails für Ihre Jobsuche senden, verwenden Sie am besten Titel. Aber wenn Sie das Geschlecht der Person, mit der Sie Kontakt aufnehmen, nicht kennen, raten Sie nicht, sondern geben Sie nur den Vornamen an. Ja, Christina „Chris“ Brown könnte Ihnen vergeben, dass Sie sie Mr. genannt haben, aber das Letzte, was Sie tun möchten, ist, sich selbst in Verlegenheit zu bringen, bevor Sie in den Kern der E-Mail geraten.
Wenn Sie keinen bestimmten Namen für den Empfänger haben (z. B. eine Stellenanfrage an eine zentrale HR-Adresse senden), reicht ein einfaches „Hallo“ vollkommen aus.
3. Schließen Sie mit freundlicher Genehmigung
Möglicherweise haben Sie Ihren bevorzugten E-Mail-Abschluss, aber Sie sollten beim Abmelden immer Ihre Beziehung zum Korrespondenten und den Grund für die E-Mail berücksichtigen. Hier ein kurzer Blick auf einige häufig verwendete Schlagwörter und die Botschaft, die sie vermitteln:
Mit freundlichen Grüßen: Dies ist eine universelle Schlussstimmung, die in den meisten Situationen zu 100% angemessen ist. Sie kann jedoch als etwas verstopft oder abstoßend für die Korrespondenz mit jemandem angesehen werden, den Sie gut kennen.
Mit freundlichen Grüßen: Dieser Satz ist professionell, aber mit etwas Wärme. Dies ist häufig bei Geschäfts-E-Mails der Fall, die weniger formell sind, z. B. bei Kollegen, die häufig zusammenarbeiten. Dies kann weiter zu "Grüße" gekürzt werden, wenn Sie jemandem eine E-Mail senden, der Ihnen vertraut ist.
Am besten: Diese Abnahme ist umstritten und wird je nach Filter des Empfängers als alles von aufrichtig bis banal angesehen. Es ist einfach eine gekürzte Version von "Best regards" und kann positive Gefühle ausdrücken. Es kann jedoch auch als unecht interpretiert werden, wenn Sie zuvor keine persönliche Beziehung zu der Person hatten, an die Sie eine E-Mail senden.
Mit Respekt: Dies ist eine formelle Absendung, die sich eignet, wenn Sie eine E-Mail an den CEO, den Vorstandsvorsitzenden oder eine hochrangige Führungskraft des Unternehmens senden.
Vorliebe: Dies ist definitiv ein sozialer Abschluss, kein professioneller. Es sendet die Botschaft der Freundlichkeit und des echten Interesses - aber mit einer Vertrautheit, die am besten von professioneller Korrespondenz ferngehalten wird.
Herzliche Grüße: Dies ist eine formellere Version von "liebevoll", aber sie ist immer noch am besten für soziale E-Mails geeignet.
Mit freundlichen Grüßen: Dieser Abschluss wird oft als etwas stickig für E-Mails angesehen und eignet sich am besten für eine formellere Korrespondenz, z. B. einen gedruckten Brief.
4. Machen Sie Ihre Unterschrift nützlich
Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Signaturzeile die Grundlagen aufgeführt sind: Ihr vollständiger Name, Titel, Firmenname und Kontaktinformationen, einschließlich Telefonnummern und E-Mail. Ein Firmenlogo kann auch eine ästhetisch ansprechende Ergänzung sein.
Verwenden Sie beim Versenden von E-Mails im Zusammenhang mit der Jobsuche Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen. Überlegen Sie sich jedoch, welche Kontaktinformationen Sie angeben - wenn Sie nicht möchten, dass potenzielle Arbeitgeber die Leitung anrufen, die Ihre Rezeptionistin manchmal aufruft, geben Sie diese Nummer nicht weiter. Und wenn Sie Facebook, Twitter und LinkedIn professionell nutzen, ist es in Ordnung, diese Informationen ebenfalls aufzunehmen.
Manchmal werden E-Mails mit Anführungszeichen oder witzigen Seiten als Teil der Signatur angezeigt. Gehen Sie jedoch vorsichtig vor, bevor Sie glauben, dass Ihre E-Mails diese Art von Upgrade benötigen. Geschäfts-E-Mails müssen genau das enthalten: Unternehmen. Ihre Unterschrift ist nicht der Ort, um Ihre persönlichen Überzeugungen oder Interessen anzukündigen.
Achten Sie beim Erstellen einer E-Mail genau so genau auf Ihre Eröffnungs- und Schlusszeile wie auf den Rest Ihres Inhalts. Lassen Sie nicht zu, dass eine vermeidbare Verpackung den Empfänger stört oder ablenkt, bevor dieser den wichtigsten Teil Ihrer E-Mail erreicht - die Nachricht.
