Leider werden Ihre To-Do-Listen bis zu dem Tag, an dem Sie sterben, nicht auf Null stehen. Wenn Sie also gedacht haben, dass Sie das Produktivitäts-Nirvana nur erreichen, wenn Ihre Listen leer sind und Ihr Kalender eine offene Leinwand ist, ist dies wahrscheinlich nicht der Fall - zumindest solange Sie einen Job, eine Familie oder Freunde haben und ein Leben zu verwalten.
Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, haben Sie ziemlich viele Dinge zu erledigen, zusammen mit einer nahezu konstanten Flut neuer Aufgaben und dem überwältigenden Gefühl, dass alles jetzt erledigt werden muss.
Viele Menschen versuchen, ihren Berg persönlicher Aufgaben in Angriff zu nehmen, indem sie sie nach Priorität sortieren und von oben beginnen. Scheint logisch - aber sie haben es tatsächlich verkehrt herum. Bevor Sie über Prioritäten nachdenken, müssen Sie in der Realität drei Faktoren berücksichtigen, da diese Ihre Entscheidungen darüber, was Sie als Nächstes tun sollten (und sogar können), tatsächlich einschränken.
Wenn Sie sich also überfordert fühlen und sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, legen Sie Ihre Listen mit der höchsten Priorität beiseite, berücksichtigen Sie diese drei Faktoren und verwenden Sie sie, um Ihren Überschuss an Optionen in eine übersichtlichere Gruppe von Optionen zu sortieren Entscheidungen.
Einschränkung 1: Kontext
Wenn Sie nicht am richtigen Ort sind, nicht über das richtige Werkzeug verfügen oder nicht vor der richtigen Person stehen, die zum Ausführen einer Aktion erforderlich ist, können Sie diese Aktion nicht ausführen. Denken Sie darüber nach - waren Sie schon einmal auf der Arbeit, in einem Meeting, und erinnern Sie sich plötzlich, dass Sie Shampoo kaufen müssen? Solange Sie diese Besprechung nicht verlassen, geschieht in diesem Moment nichts, um Shampoo zu kaufen. Es gehört auf eine Liste mit dem Namen "Besorgungen", wenn Sie unterwegs sind. (Es sei denn, Sie sind wie mein Mann, der denkt, die Lebensdauer von Shampoo kann auf ewig verlängert werden, indem Wasser hineingeschossen und verdünnt wird, wenn es fast leer ist.)
Der Kontext wird immer Ihre erste Einschränkung sein. Sie können sicherlich Ihren Kontext ändern, um an die richtige Stelle, das richtige Werkzeug oder die richtige Person zu gelangen, um die gerade in den Sinn gekommenen Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie dies nicht tun, werden Ihre Auswahlmöglichkeiten zunächst durch diesen Faktor begrenzt.
Die Methode Getting Things Done von David Allen schlägt vor, dass Sie Ihre Aufgabenliste in erster Linie nach Kontext sortieren, z. B. @Computer, @Home, @Errands. Dies spart Zeit, da Sie nicht durch Entscheidungen stolpern können, die Sie nicht einmal treffen können - weil Sie sich nicht im richtigen Kontext befinden.
Einschränkung Nr. 2: Verfügbare Zeit
Der zweite Faktor, der ins Spiel kommt, ist, wie viel Zeit Sie haben. Wenn Sie ein großes Projekt haben, an dem Sie arbeiten müssen, aber in 10 Minuten zu Ihrem nächsten Meeting aufbrechen oder Ihre Kinder abholen müssen, ist es wahrscheinlich keine gute Gelegenheit, es zu starten. Es kann so lange dauern, bis Sie sich in den Rhythmus hineinversetzen, bevor Sie aushängen müssen.
Wenn also Zeit eine Rolle spielt, suchen Sie nach Optionen, die Ihrer verfügbaren Zeit entsprechen. Vielleicht ist es in diesen 10 Minuten nicht das Beste, wenn Sie in Ihrem Posteingang nachsehen und ein paar E-Mails lesen, die Sie ohnehin noch einmal lesen müssen. Vielleicht profitieren Sie stattdessen mehr davon, nach draußen zu gehen und frische Luft zu schnappen oder einen kurzen Anruf zu tätigen, bei dem Sie wissen, dass Sie die Voicemail von jemandem erhalten.
Einschränkung 3: Ressourcen
Der dritte zu berücksichtigende Faktor ist, wie Ihre Energie ist. Ich weiß nicht wie es euch geht, aber Freitagnachmittag nach einer langen, arbeitsreichen Woche ist nicht die Zeit, sich auf etwas einzulassen, das eine Menge geistiger Bandbreite in Anspruch nimmt. Stattdessen treffe ich Entscheidungen, die mit meiner mentalen und physischen Energie übereinstimmen. Um nicht zu sagen, dass es keine Zeiten gibt, in denen ich mich einfach nur „hochbocken“ und hineingehen muss, aber ich bin mir gerne bewusst, was ich wähle und passe das an, wenn ich denke, dass ich mein Bestes geben werde, wann immer Ich kann.
Prioritäten setzen
Wir haben anfangs gesagt, wir sollten „Priorität“ aufheben - aber jetzt kommt es hier zurück. Kontext, Zeitverfügbarkeit und Ressourcen schränken zwar Ihre Auswahl an Aufgaben ein, die Sie als Nächstes erledigen sollten. Sie reichen jedoch in der Regel nicht aus, um zu entscheiden, welche Ihnen den größten Nutzen bringen. Hier setzt die Priorität an - sie wird zu Ihrer Strategie.
Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Entscheidung nach Priorität bedeutet, dass Sie Ihr Leben und Ihre Arbeit „ausgereift“ haben müssen, werde ich es Ihnen leichter machen. Sie müssen nur wissen, wofür Sie sich verpflichtet haben - vollständig. Erfassen Sie zunächst in Listen alles, was Sie persönlich und beruflich vereinbart haben, möchten, könnten oder sollten, damit Sie sicher sind, dass Sie eine Entscheidung gegen die vollständige Bestandsaufnahme Ihrer Verpflichtungen treffen.
Stellen Sie dann diese zwei einfachen vorrangigen Fragen:
Oft werden Sie feststellen, dass die Hälfte der Projekte und Aufgaben, die Sie übernommen haben, nicht realistisch in der von Ihnen zur Verfügung gestellten Zeit erledigt werden kann. Es ist auch nicht sinnvoll, sie jetzt zu übernehmen oder das Risiko zu minimieren, sie in Zukunft zu parken. Diese Dinge stehen für mich auf einer "Someday Maybe" -Liste. Ich habe die Idee nicht aufgegeben - ich sage nur: "Nicht jetzt."
Stellen Sie diese beiden Fragen in der nächsten E-Mail, in der Sie aufgefordert werden, etwas zu tun. Oder das nächste Buch, von dem Sie sich sagen, dass Sie es lesen sollten. Oder das nächste Meeting, an dem Sie teilnehmen möchten. Es kann Ihnen nur helfen, Ihre Entscheidungen mit größerer Gelassenheit zu treffen, da Sie wissen, dass Sie nur so viel tun können und dass Sie die besten Entscheidungen treffen, die Sie treffen können.
