Wenn Sie neu in der Verwaltung sind, können Sie mit Sicherheit sagen, dass Sie Probleme mit der Delegierung haben. Da sich die Leistung Ihres Teams direkt auf Sie auswirkt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie alles selbst erledigen, oder?
Ich vermute, Sie haben nicht so viel Zeit. Und das Team von Leuten, das Sie leiten? Nun, Sie haben sie aus einem Grund.
Ich weiß, ich weiß - es ist schwer, die Kontrolle loszulassen. Indem Sie Aufgaben an die Mitarbeiter in Ihrer Umgebung delegieren, können Sie sie produktiver machen, ihnen Wachstumschancen bieten und sie zu einem integralen Bestandteil der Leistungen Ihres Unternehmens machen - alles Teil Ihrer Arbeit als Manager. Außerdem haben Sie als Bonus etwas Zeit, um tatsächlich der Boss zu sein.
Wenn Sie ein Kontrollfreak sind, ist es Zeit, einen Schritt zurückzutreten und einige dieser quälenden Aufgaben von Ihrem Teller zu nehmen. So bereiten Sie sich auf eine erfolgreiche Delegierung vor.
Legen Sie Ihre Ausreden zur Ruhe
Wenn Sie zögern zu delegieren, weil Sie nicht glauben, dass jemand anderes die Aufgabe „richtig“ erledigen kann, haben Sie Ihre Arbeit als Chef nicht erledigt. Ein Teil Ihrer Aufgabenbeschreibung besteht darin, Ihre Mitarbeiter zu unterrichten, zu führen und zu schulen, damit sie die erforderlichen Fähigkeiten erwerben, um Aufgaben genauso gut wie Sie (oder besser als Sie) auszuführen.
Oder vielleicht haben Sie Angst, dass die Weitergabe zu vieler Aufgaben Ihre Position irrelevant macht - was sollen Sie mit einer leeren Aufgabenliste tun?
Mach dir auch keine Sorgen um diese Situation. Es ist wichtig, dass Sie Zeit für das Wesentliche haben: Sie müssen die Projekte Ihres Teams leiten, dabei helfen, größere Ziele zu erreichen, die richtigen Mitarbeiter einzustellen und den reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten. Und wenn Sie etwas Freizeit haben, können Sie es damit verbringen, Ihre Teammitglieder eins zu eins zu coachen, was auf lange Sicht alle effektiver macht. Denken Sie daran, dass Sie für das Endergebnis entscheidend sind, auch wenn Sie Aufgaben und Projekte nicht selbst erledigen.
Wählen Sie die richtige Person für den Job
Dies ist die Regel Nr. 1 beim Delegieren von Aufgaben: Weisen Sie Aufgaben basierend auf den besten Fähigkeiten der einzelnen Personen oder - falls zutreffend - basierend auf den Fähigkeiten zu, die die Menschen zu entwickeln versuchen. Wenn Sie beispielsweise Entscheidungen über ein bevorstehendes Konferenzereignis delegieren, wählen Sie eine Person aus, die sich konsequent mit Logistik befasst und mit Lieferanten gut auskommt, oder weisen Sie sie der Person zu, die nach der Möglichkeit gefragt hat, eine größere Planungsrolle für Veranstaltungen zu übernehmen.
Es ist auch wichtig, die aktuelle Arbeitsbelastung Ihrer Mitarbeiter zu berücksichtigen. Vielleicht wurde jemandem seit einiger Zeit keine große Aufgabe mehr übertragen, und er schien nicht voll verlobt zu sein. Wenn Sie die Verantwortung für das nächste wichtige Projekt übernehmen, wird Ihre Zeit mit sinnvoller Arbeit gefüllt und Sie haben die Möglichkeit zu glänzen, was möglicherweise die Produktivität erheblich steigern kann. Auf der anderen Seite, wenn jemand mit Projekten überladen ist, wird sie nicht ihre beste Arbeit leisten, egal wie großartig sie ist.
Wenn die von Ihnen ausgewählte Mitarbeiterin über die Fähigkeiten (und die Zeit) für die delegierte Aufgabe verfügt, hat sie mit größerer Wahrscheinlichkeit Erfolg - und Sie fühlen sich viel sicherer, wenn Sie sie übernehmen lassen.
Zeigen Sie ihnen das große Ganze
Bevor Sie mit dem Verteilen von Aufgaben beginnen, müssen Sie genau wissen, was Sie zuweisen. Das bedeutet nicht, dass Sie entscheiden müssen, wie eine bestimmte Aufgabe erledigt werden soll (das delegieren Sie!), Aber Sie sollten die folgenden Fragen beantworten: Was genau fragen Sie? Warum muss das gemacht werden? Was ist das beste Ergebnis? Was ist die Frist für das fertige Produkt?
Geben Sie diese Informationen dann an die Person weiter, die Sie ausgewählt haben. Mitarbeiter sind viel erfolgreicher, wenn sie das große Ganze sehen können, weil sie genau verstehen, wie ihr Teil in das Gesamtziel passt. Von dort aus können sie entscheiden, wie sie die Aufgabe angehen, um Ihre (und die des Unternehmens) Erwartungen voll zu erfüllen.
Genug Anleitung geben
Widerstehen Sie dem Drang nach Mikromanagement, sobald Sie eine Aufgabe abgegeben haben. Ich weiß, es ist verlockend, besonders wenn Sie etwas bemerken, das Sie anders machen würden, aber denken Sie daran: Sie sind nicht derjenige, der es tut.
Hier gibt es eine feine Linie. Während Sie Fragen beantworten und sicherstellen sollten, dass die Arbeit erledigt wird, sollten Sie die kleinen Dinge nicht abwägen (zumindest noch nicht) - insbesondere wenn Sie nicht gefragt werden. Wenn Sie zum Beispiel jemanden gebeten haben, einen Bericht zu verfassen, schauen Sie vorbei und sehen Sie, wie es läuft. Wenn sie Sie fragt, woher Sie normalerweise die Verkaufszahlen beziehen, sind diese Informationen hilfreich, da sie in die richtige Richtung weisen. Aber überlegen Sie nicht ihre Zahlen, wenn Sie „nur vorbeigehen“ oder den zweiten Satz im vierten Absatz der dritten Seite besprechen.
Wenn Sie einmal delegiert haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiter Ihre Führung nicht als Krücke verwendet. Manchmal werden Mitarbeiter nervös, wenn sie Entscheidungen treffen und sich an Sie wenden, aber erinnern Sie sie (und sich selbst) daran, warum Sie ihnen die Projekte zugewiesen haben: Weil Sie gewusst haben, dass sie großartige Arbeit leisten würden. Dies zeigt, dass Sie volles Vertrauen in Ihr Team haben und dass das Gefühl des Vertrauens die Motivation zum Erfolg steigert.
Follow-up mit Feedback
Letztendlich ist es wichtig, Feedback zum fertigen Produkt Ihrer Mitarbeiter zu geben. Haben sie auf deine Anweisungen gehört? Haben sie die Fristen eingehalten? Hat Sie das Projekt umgehauen und Sie gefragt, warum Sie es nicht früher delegiert haben? Oder vielleicht hatten Sie jemanden, der zu kurz kam und konstruktive Kritik gebrauchen könnte. Unabhängig vom Ergebnis müssen Sie nach jedem Projekt einchecken, um Ihre Gedanken zu erläutern.
Sie sollten auch die Gelegenheit nutzen, um Feedback zu Ihren Delegationsfähigkeiten zu erhalten. Haben Sie genügend Anleitungen gegeben? Haben Sie Ihre Mitarbeiter den Job tatsächlich selbst in die Hand nehmen lassen? Was können Sie das nächste Mal anders machen? Die einzige Möglichkeit, den Delegierungsprozess zu vereinfachen, besteht darin, offen zu kommunizieren, was richtig gelaufen ist und was hätte besser gemacht werden können.
Durch das Delegieren können zusätzliche Arbeitsstunden entstehen, sodass Sie und Ihr Team exponentiell produktiver werden. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit, so oft Sie möchten, die Kontrolle über jede letzte Aufgabe zu behalten. Hey, sie könnten dich überraschen! Und denken Sie daran: Wenn sie erfolgreich sind, haben Sie Ihre Arbeit richtig gemacht.
