Vor ein paar Wochen begann meine Schwester verzweifelt, mir auf dem Weg zum Flughafen eine SMS zu schreiben. Sie war auf Geschäftsreise nach Seattle und sollte ihre Kollegen am Bahnhof getroffen haben, damit sie alle zusammen zum Flugzeug fliegen konnten. Aber sie hatte verschlafen und hoffte nun, ihre Taxifahrt zu kosten. "War das in Ordnung?", Fragte sie mich, als ob ich eine Ahnung hätte, ob ihre Firma für den Taxi-Tarif springen würde, nachdem sie Vorkehrungen für den Zug getroffen hatte.
"Ich bin sicher, dass sie sich darum kümmern werden", sagte ich und versuchte sie zu beruhigen. „Verpasse einfach nicht deinen Flug“, warnte ich und dachte, dass sie dann wirklich durchgeknallt wäre.
So sehr ich sie über die Situation beruhigen wollte, hatte ich wirklich keine Ahnung, ob sie erstattet werden würde oder ob sich ihre Kollegen darüber ärgern würden, dass sie die Zugfahrt in der Gruppe verpasst hatte und auf sie losfuhr besitzen. Würden sie es als Stupser ansehen und wären die Dinge für die Dauer der Reise unangenehm?
Obwohl ich kein Experte für Geschäftsreisen bin, weiß ich, dass Kommunikation für eine reibungslose Reise unerlässlich ist. Und als ich mich zur Bestätigung an Lindsay Moroney, die Stabschefin von The Muse, wandte, war sie sich einig: "Wenn bei der Arbeit Geld oder Budget ins Spiel kommen, ist es am besten, die Erwartungen klar und deutlich mit Ihrem Vorgesetzten abzustimmen."
Wenn Sie neu in Ihrem derzeitigen Unternehmen sind oder Geschäftsreisen im Allgemeinen nicht gewohnt sind, scheuen Sie sich nicht, bei allen Ausgaben im Voraus nach den Unternehmensrichtlinien zu fragen. Zum Beispiel erklärt Moroney: „Einige Unternehmen sind der Meinung, dass die Kosten für Taxis keine große Sache sind, die Mahlzeiten jedoch nicht abgedeckt werden, während andere es einfacher finden, ein tägliches Stipendium zu definieren, das Sie nach Belieben ausgeben.“
Wenn es sich um ein tägliches Stipendium handelt, mit dem Sie arbeiten und das Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder einer Führungskraft Ihres Unternehmens reisen, können Sie sich wahrscheinlich vorstellen, dass Sie viele Mahlzeiten alleine zu sich nehmen. Wenn es kein Stipendium gibt und alle Mahlzeiten gedeckt sind, informieren Sie sich im Voraus, ob für Sie geplante Abendessen und Mittagessen anstehen.
In Bezug auf das Essen ist es auch gut, im Voraus zu überlegen, welche Mahlzeiten mit Kollegen (oder Konferenzteilnehmern) geteilt werden und wofür Sie alleine sind. Es ist verständlich, wenn Sie sich seltsam fühlen, wenn Sie sich direkt nach gemeinsamen Essenszeiten erkundigen, wenn dies nicht auf Ihrer Tagesordnung steht. Sie können jedoch Ihre Vorliebe für Koffein erwähnen und ihn fragen, ob er möchte, dass Sie ihm vor 9 Uhr einen Latte schnappen. Das ist sein Stichwort, um Sie zum Frühstück einzuladen oder Sie vom Haken zu lassen, je nachdem, wie Sie es ansehen möchten.
Diese Richtlinie eignet sich gut für den Rest der arbeitsfreien Reisezeit, auf die Sie stoßen. Es kann hilfreich sein, vor Ihrer Reise nach einem Terminplan zu fragen, damit Sie wissen, wo Sie wann sein müssen. Da Ihre Kollegen auch nicht daran gewöhnt sind, rund um die Uhr im Büro zu sein, können Sie davon ausgehen, dass die im Zeitplan angegebene „freie“ Zeit Ihre ist. Und hey, es ist in Ordnung, wenn Sie es vorziehen, sich um 22 Uhr im großen Hotelbett zusammenzurollen. Wenn Sie mit dem Team kein Brainstorming für ein Projekt bei einem Drink durchführen - oder wenn es unhöflich erscheint, bei einer Abendveranstaltung auf Kaution zu gehen -, vertrauen Sie darauf, dass Ihr Input und Ihre Anwesenheit den ganzen Tag über ausreichen.
Wenn es jedoch „optionale“ Tagesereignisse oder Vortragssitzungen gibt, sollten Sie sich wahrscheinlich ein paar ansehen. Es wäre geschmacklos, jeden einzelnen außerschulischen Kurs abzulehnen. Überlegen Sie, wie umständlich es sein könnte, wenn Ihr Chef herausfindet, dass Sie eine von ihm empfohlene Diskussionsrunde abgelegt haben, weil Sie ein bisschen trainieren wollten.
Letztendlich ist eine offene Kommunikationslinie die beste Wahl, um die Etikette für die Reisearbeit festzunageln. Es ist besser, Fragen zu stellen oder mögliche Probleme anzusprechen, bevor Sie loslegen (z. B. „Wie bezahle ich eigentlich alles richtig?“), Als im Moment. Wie Moroney sagt, wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten sprechen: "Wenn eine Richtlinie vorliegt, kann er oder sie Ihnen Einzelheiten mitteilen", und Sie werden wissen, was akzeptabel ist und was nicht. Die Idee ist, "sich den Stress des Unbekannten zu ersparen - und die Kosten einer abgelehnten Rückerstattung - und mindestens eine Woche vor Ihrer Abreise zu fragen."
Das ist ein Rat, den meine Schwester sicherlich hätte gebrauchen können, und er ist im Allgemeinen ein ausgezeichneter Rat, um die Angst vor Dienstreisen in Schach zu halten - und Ihre Brieftasche intakt zu halten.
