Es gibt da draußen eine Epidemie - eine Epidemie von schlechten E-Mails.
Ich habe es wirklich gemerkt, als meine Chefin ungefähr zum fünften Mal eine E-Mail kommentierte, die ich ihr schickte, um sie anzusehen: „Das ist eine wirklich gute E-Mail!“ Ich hatte nicht gedacht, dass es etwas Besonderes ist, bis ich anfing, den E-Mails mehr Aufmerksamkeit zu schenken Ich habe empfangen. Es gab schreckliche Grammatikfehler, peinliche Rechtschreibfehler, falsche Namen, Emoticons, unzureichende Grüße oder Höflichkeiten und einfache alte, schlechte Schriften. Ich könnte weiter und weiter gehen.
Es ist nicht so, dass wir inkompetent sind, Leute. Wir geben nur nicht die Sorgfalt in unsere E-Mails, die viele von ihnen verdienen. Die Pflege, sagen wir, ein Redakteur könnte einen Artikel geben.
Um uns allen bei der Verbesserung unserer Kommunikation am Arbeitsplatz zu helfen, finden Sie hier den Leitfaden für Redakteure zum Schreiben von E-Mails, die Ihnen Respekt (und Antworten) einbringen. Behalten Sie diese Ideen im Hinterkopf, wenn Sie das nächste Mal in Ihrem Posteingang sind - und sehen Sie, welche Auswirkungen ein paar kleine Änderungen haben.
Langsamer
Ich weiß, wir sind alle in einem Wettlauf um Posteingang Null. In manchen Fällen ist es sicher sinnvoll, eine schnelle E-Mail abzufeuern: Wenn Sie sich mitten in einer langen Kommunikationsphase mit einem engen Kollegen befinden, wenn Sie nur ein Dokument an Ihren Chef senden und dergleichen.
Aber zum größten Teil braucht effektive Kommunikation (und gutes Schreiben) Zeit. Es braucht Zeit, um Ihre Gedanken zu formulieren, um herauszufinden, was Sie tatsächlich sagen wollen, und um Ihre Botschaft klar zu formulieren. Und genau das ist E-Mail - eine Form der Kommunikation. Keine Aufgabe.
Wenn Sie also das nächste Mal eine eingehendere E-Mail an jemanden schreiben müssen, geben Sie ihm die Zeit, die er verdient. Blockieren Sie es in Ihrem Kalender, wenn Sie müssen. Und ich spreche nicht fünf Minuten pro E-Mail - es ist nicht ungewöhnlich, dass ich mehr als 15 Minuten mit einer guten E-Mail verbringe, besonders wenn es meine erste Kommunikation mit jemandem ist, den ich beeindrucken möchte. Lassen Sie sich diese Zeit und fühlen Sie sich nicht langsam oder unproduktiv. Fühlen Sie sich wie Sie es richtig machen.
Stellen Sie sicher, dass es einen Anfang, eine Mitte und ein Ende hat
Nur weil wir in einer Welt mit 140 Zeichen leben, sollten Ihre E-Mails nicht so sein. Tatsächlich werden wir hier einen kleinen Rückfall auf Highschool-Englisch und den klassischen Aufsatz im Hamburger-Stil erleben. Das heißt, jeder Aufsatz braucht ein Intro, einen Körper und einen Abschluss.
Sie sollten sich überlegen, ob Ihre E-Mails dieselbe Struktur haben. Jeder Abschnitt muss nicht lang sein, aber vor allem in einer ersten Kommunikation sollte es da sein. Also, was sollte jeder Abschnitt beinhalten?
Intro
Beginnen Sie immer mit einer Begrüßung - es mag sich archaisch anfühlen, aber es macht wirklich einen Unterschied. Abhängig von der Art Ihrer Beziehung ist der erste Absatz ein großartiger Ort für eine freundliche Begrüßung ( „Ich hoffe, Ihre Jobsuche läuft gut!“ ), Die an den Kontext Ihres Gesprächs erinnert ( „Es war so schön, dies zu tun letzte Woche mit dir zu plaudern. “ ) oder ein Vorwort darüber, warum du dich ausbreitest ( „ Ich wollte mich über etwas unterhalten … “ ).
Karosserie
Hier gelangen Sie zum Kern Ihrer E-Mail. Das Wichtigste, woran Sie sich erinnern sollten, ist, Ihren Empfängern alle Informationen zu geben, die sie benötigen, um die von Ihnen gewünschten Maßnahmen zu ergreifen. Dies beinhaltet die Angabe von Kontextinformationen, Details oder Daten, die erforderlich sind, und deren logische, zusammenhängende Darstellung. Wenn die E-Mail gesendet wird, um Informationen oder eine Entscheidung zu übermitteln (anstatt um einen Gefallen zu bitten), stellen Sie sicher, dass Sie Gründe oder Erklärungen hinzufügen.
Fazit
Die Schlussfolgerung von E-Mails unterscheidet sich ein wenig von der Schlussfolgerung von Aufsätzen. Anstatt zusammenzufassen, worüber Sie bereits gesprochen haben, sollten Sie es mit Handlungsschritten abschließen. Wenn Sie sich zum Kaffee treffen möchten, schlagen Sie ein Datum und eine Uhrzeit vor. Wenn Sie Anregungen für ein Projekt erhalten, erinnern Sie Ihren Kollegen genau daran, was Sie wann benötigen. Und wenn Sie nur Informationen geben, erinnern Sie Ihren Kontakt daran, dass er oder sie bei Fragen gerne zu Ihnen kommt. Zum Schluss, zumindest in Ihrer ersten E-Mail, immer mit einer Begrüßung und einer vollständigen Signatur abschließen.
Es mag viel erscheinen, aber wie gesagt, es muss nicht lange dauern. Dies ist beispielsweise eine E-Mail, die ich an jemanden senden möchte, mit dem ich einen Kaffee trinken möchte:
Hey Dave!
Es ist so schön dich zu treffen! Es war so toll, mit Alex zu plaudern, und als sie erwähnte, dass sie dich kannte, bin ich drauf gesprungen.
Ich finde es großartig, was ihr in eurem Unternehmen tut, und es wäre großartig, mit euch darüber zu sprechen, wie ihr über Online-Publishing, eure jüngste Neugestaltung und andere Dinge über die Arbeit, die wir beide unser Leben lang tun, denkt.
Glaubst du, du hättest in den kommenden Wochen etwas Zeit, um dich zu treffen? Ich würde mich freuen, in Ihrem Büro vorbeizuschauen oder Kaffee zu trinken - was auch immer für Sie am bequemsten ist!
Am besten und schönen Montag.
Erin
So viel besser als "Hey Dave, willst du irgendwann einen Kaffee trinken?" Recht?
Korrekturlesen und Faktencheck
Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse eingegeben haben, sollten Sie sie nicht einfach in die Welt hinausschicken. Lesen Sie Ihre E-Mails immer mindestens einmal neu. Abgesehen davon, dass Sie nur nach Rechtschreib- und Grammatikfehlern suchen, überprüfen Sie auch Dinge wie die Schreibweise von Namen, Ereignisse, auf die Sie sich beziehen, oder Daten, die Sie erwähnen. Das Adressieren einer E-Mail "Hey Jon", wenn es "Hey John" sein sollte, mag wie eine kleine Sache erscheinen, aber Ihr Kontakt wird es bemerken - und erste Eindrücke machen einen großen Unterschied.
Dies ist auch ein guter Punkt, um über den Ton Ihrer E-Mail nachzudenken. Klingt es zu geschäftlich, wenn Sie nur versuchen, freundlich zu sein? Sind Sie zu begeistert von den Ausrufezeichen und Emoticons auf Kosten der Professionalität? Machen Sie einen Schritt zurück und überlegen Sie, wie jemand, der die E-Mail zum ersten Mal liest, darauf reagiert - und passen Sie sie entsprechend an. Bei besonders wichtigen E-Mails bitte ich auch einen anderen, nach mir zu suchen - ein zusätzlicher Satz redaktioneller Augen hat noch nie jemandem geschadet.
Überlegen Sie, wie Sie sich fühlen würden, wenn es öffentlich wäre
Überlegen Sie sich schließlich, bevor Sie auf Senden klicken, wie Sie sich fühlen würden, wenn diese E-Mail von einer anderen Person als der Person gelesen würde, an die Sie sie senden. Was ist, wenn es irgendwie im Posteingang Ihres Chefs landet? Was ist, wenn es im Web veröffentlicht wurde? (Hey, es passiert.) Dies ist eine großartige letzte Überprüfung, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails respektvoll und professionell klingen und letztendlich darstellen, wie Sie sich der Welt darstellen möchten.
Ich weiß, es klingt nach viel Arbeit, in eine E-Mail zu schreiben. Aber mit der Anzahl der schlechten E-Mails, die wir alle täglich erhalten, werden die Leute den Unterschied wirklich bemerken, wenn eine gute in ihrem Posteingang landet. Und das könnte der Unterschied zwischen Ignorieren und dem, was Sie wollen, sein.
