Wenn es gut ist, zu antworten, sollte es noch besser sein, allen zu antworten. Recht? Nicht immer. Wenn die Antwort für alle Empfänger wirklich wichtig ist, sollte ein "Allen antworten" verwendet werden.
Einige antworten alle Szenarien aufgrund von Pannen, bei denen ein Empfänger nicht weiß, dass er auf diese Option geklickt oder auf diese Option geklickt hat. Die meisten sind jedoch wahrscheinlich darauf zurückzuführen, dass die Person nicht weiß, wann sie alle Antworten senden sollen.
In jedem Fall ist es für die anderen an der Gruppennachricht beteiligten Personen ärgerlich. Die Verwendung einer angemessenen E-Mail-Etikette, sei es am Arbeitsplatz oder sozial, ist äußerst wichtig. Aus diesem Grund ist es am besten, Reply All mit Vorsicht zu verwenden.
Wann alle antworten
Verwenden Sie die Funktion "Alles antworten" Ihres E-Mail-Programms nur, wenn Ihre Antwort für den ursprünglichen Absender und alle Personen in den Feldern "An:" und "Cc:" der ursprünglichen E-Mail erforderlich ist.
Antworten Sie nicht auf alle, wenn:
- Nur der ursprüngliche Absender muss Ihre Antwort kennen.
- Ihre Kommentare sind für den ursprünglichen Absender und einige andere Empfänger von entscheidender Bedeutung.
- Führen Sie in diesem Fall eine normale Antwort aus, und fügen Sie die anderen Empfänger manuell hinzu. Sie können ihre Adressen aus der ursprünglichen E-Mail kopieren, wenn dies hilfreich ist.
- Ihre Nachricht ist einfach wie "Danke!" oder "Ich auch".
- Vielen Dank, dass Benachrichtigungen in Ordnung sind, aber nicht an jeden anderen Empfänger. Nur der Absender muss sich wirklich darüber im Klaren sein, wie Sie die Nachricht sehen, nicht jede andere Person in der Gruppe.
Reply all sollte nur für spezielle Fälle reserviert werden. Es sollte nur verwendet werden, wenn Sie die gleiche Nachricht an jeden einzelnen Empfänger in der Gruppe senden müssen. Andernfalls, wenn Sie dies nicht tun müssen, sollten Sie nur den relevanten Personen antworten. Dies kann nur die Antwort auf den Absender oder die Verwendung der Felder Cc: oder Bcc: für mehrere, bestimmte Empfänger sein.
Stellen Sie sich beispielsweise eine E-Mail mit der Frage vor, ob Sie an diesem Wochenende zu einer Ruhestandsparty kommen möchten. Stellen Sie sich vor, es wurde an 30 andere Personen geschickt, und Sie werden nicht nur gefragt, ob Sie gehen, sondern ob Sie etwas zu Essen mitbringen oder auf andere Weise helfen können.
In dieser Situation ist es normalerweise nicht angebracht, eine Antwort an alle anderen zu senden und zu erklären, dass Sie nicht gehen können, weil Sie an diesem Wochenende arbeiten müssen und Ihr Kind sowieso krank ist. Diese Angaben sind für den Absender relevant, aber wahrscheinlich nicht für alle anderen, die eingeladen wurden.
Es gibt jedoch Zeiten, zu denen Sie auf alle antworten sollten und wann erwartet wird, dass Sie auf alle antworten. Möglicherweise handelt es sich dabei um eine Gruppendiskussion über ein Arbeitsprojekt oder etwas anderes, an dem die anderen Empfänger direkt beteiligt sind.
In jedem Fall sollten Sie es immer durchdenken, bevor Sie eine Massen-E-Mail an andere versenden. Es ist noch schlimmer, wenn ein paar Leute nacheinander alle Nachrichten beantworten und Sie innerhalb von ein oder zwei Minuten ein Dutzend E-Mails erhalten. Diese sind nicht nur schwer zu verfolgen, sondern auch ärgerlich, wenn Sie sie nicht lesen müssen.
