Herzliche Glückwünsche! Sie haben den schwierigen Teil gemeistert: einen neuen direkten Mitarbeiter einzustellen, um sich Ihren Reihen anzuschließen. Hoffentlich fangen sie bald an und Sie können all die aufregenden Ziele erreichen, die Sie ihnen in ihrer neuen Rolle gesetzt haben.
Doch bevor der erste Tag ansteht, sollten Sie als Manager einige Dinge tun, um sich darauf vorzubereiten, einen neuen Mitarbeiter mit offenen Armen willkommen zu heißen. Einige sind logistischer - wie herauszufinden, wo sie sitzen und woran sie in ihrer ersten Woche arbeiten werden - während andere darauf abzielen, sicherzustellen, dass sich die Person geschätzt, einbezogen und angenehm fühlt, in eine neue Arbeitsumgebung einzutreten. Tatsächlich basieren viele dieser Tipps auf Dingen, die wir hier bei The Muse machen, wenn neue Mitarbeiter in unser Team aufgenommen werden.
Hier ist, was Sie in der Woche vor ihrer Ankunft tun müssen.
1. Verbinden Sie sich mit ihnen auf LinkedIn
Sie sind kurz davor, eng zusammenzuarbeiten. Warum lassen Sie sie nicht in Ihr berufliches Netzwerk einfließen? Sie möchten sie sicherlich nicht nach monatelangem täglichem Sitzen unbeholfen anfordern müssen.
Darüber hinaus ist dies eine großartige Gelegenheit, sie zu begrüßen, bevor sie das Büro betreten haben. Wenn Sie eine Verbindung herstellen möchten, fügen Sie eine nette Notiz wie folgt hinzu:
Oder
2. Erstellen Sie ein Onboarding-Dokument
Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Schritt, den Sie unternehmen müssen, wenn Sie jemanden neu einstellen. Dieses Dokument wird das Rettungsfloß der Person sein, wenn sie in ihrer Rolle verortet wird. Es sollte enthalten:
- Ihre Ziele für die ersten 30, 60 und 90 Tage der Person
- Eine Übersicht über die Aufgaben, die Sie von ihnen erwarten oder die sie übernehmen
- Alle relevanten Dokumente, Links, Kalender oder Anmeldungen, die sie benötigen
- Alle Meetings, an denen sie voraussichtlich in den ersten Wochen oder regelmäßig teilnehmen werden
- Namen, Kontaktinformationen und Hintergrundinformationen der Teammitglieder und Kollegen, mit denen sie zusammenarbeiten werden
Letztendlich ist es umso besser, je mehr Sie dokumentieren - auf diese Weise beantworten Sie proaktiv alle Fragen, die sie möglicherweise haben.
In vielen Fällen kann es sogar sinnvoll sein, die direkten Teamkollegen der Person mit Informationen über Projekte zu beauftragen, an denen sie zusammenarbeitet oder die sie kennen sollte. Dies gibt Ihrem neuen Mitarbeiter den Überblick und ermöglicht es Ihren anderen direkten Mitarbeitern, sich mehr in das Training ihres neuen Teamkollegen involviert zu fühlen.
Zum Glück haben wir das perfekte Onboarding-Template für Sie. Diese Vorlage wurde von unserem Gründer und Präsidenten Alex Cavoulacos erstellt und ist die Vorlage, die wir häufig verwenden, um unseren neuesten Teammitgliedern bei der Suche nach Orten zu helfen.
3. Notieren Sie Ihre ersten Fragen
Ihr Kopf ist wahrscheinlich voller Ideen, Fragen und Möglichkeiten für diesen neuen Mitarbeiter.
Beginnen Sie ein Dokument, um alles aufzuschreiben, was Ihnen in den Sinn kommt, anstatt diese Gedanken verschwinden zu lassen. Sie werden vielleicht feststellen, dass Sie sie nicht brauchen oder wollen, wenn die Person tatsächlich anfängt, aber wenn Sie sie aufschreiben, fühlen Sie sich sicher, dass Sie alles abgedeckt haben.
4. Schießen Sie ihnen eine E-Mail
Die besten Chefs machen das! Warum? Nun, wie der Muse-Autor und -Redakteur Stav Ziv betont, hat Ihr neuer Mitarbeiter wahrscheinlich gerade eine anstrengende Zeitspanne hinter sich, in der er gekündigt und seine letzte Rolle verlassen hat. Und: "Als Manager, der möchte, dass diese Person den Boden unter den Füßen erreicht, hassen Sie es offensichtlich, dass Ihr glänzender neuer Mitarbeiter eine stressige Notiz hinterlässt."
Wenn Sie eine E-Mail senden, bevor sie mitteilen, wie glücklich Sie sind, dass sie dem Team beitreten, werden sie sich umso mehr auf ihr nächstes Abenteuer freuen. Es kann auch einige wichtige Dinge abdecken. Natürlich möchten Sie sie im Team begrüßen, aber Sie können diese Notiz auch verwenden, um das offizielle Ankunftsdatum und die offizielle Ankunftszeit der Mitarbeiter zu erörtern, die Kleiderordnung oder die Unternehmenskultur zu besprechen und relevante Dokumente wie Reisepass oder Personalausweis anzufordern oder geben Sie sogar einen Überblick über den Zeitplan für den ersten Tag.
Natürlich sollten Sie sie am Ende immer wissen lassen, dass Sie alle Fragen, die sie haben, gerne beantworten, bevor sie anfangen. Als jemand, der auf der anderen Seite war, wissen Sie sicher, wie einschüchternd es sein kann, einen neuen Job ohne Kontext zu starten. Machen Sie es ihnen also wirklich leicht, sich an diesem ersten Tag beim Betreten der Tür wohl zu fühlen.
wie diese Willkommens-E-Mail aussehen soll (und benutze die handliche Vorlage!).
5. Holen Sie sich ihren Platz auf dem Schreibtisch in Ordnung
Dies kann einige IT-Hilfe erfordern, aber stellen Sie sicher, dass alle technischen Probleme behoben sind. Wenn Sie dies jetzt erledigen, müssen Sie nicht mehr drei Stunden am ersten Tag aufwenden, um herauszufinden, wie Sie den Laptop einschalten.
Haben sie einen Computer für sie bereit, und ist er aufgeladen und aktualisiert? Haben sie ein E-Mail-Konto eingerichtet? Wie wäre es mit dem Einrichten Ihres internen Chat-Systems oder anderer wichtiger Programme, auf die sie Zugriff benötigen?
Ist ihr Schreibtisch sauber und leer? Bist du sicher, dass du alles weggezogen hast, was der letzten Person gehört, die dort gesessen hat? Gibt es andere Geräte - eine Tastatur, eine Maus, einen USB-Anschluss, einen zusätzlichen Monitor, ein Verlängerungskabel oder einen Aktenschrank - die Sie möglicherweise benötigen?
Dies ist höchstwahrscheinlich die erste Station Ihres neuen Mitarbeiters, wenn er ankommt. Machen Sie es zu einem einladenden Ort. Es tut auch nie weh, wenn man einen Firmen-Swag, seinen Lieblings-Snack oder sogar eine vom Team signierte Karte einwirft!
6. Senden Sie relevante Dokumente
Diese können in Ihrer E-Mail an den neuen Mitarbeiter enthalten sein, es kann jedoch auch sinnvoll sein, alle Dokumente, die Sie überprüfen möchten, in einer separaten E-Mail mit anderen zu teilen. Dies kann das Handbuch und die Leistungspakete Ihres Unternehmens oder das Onboarding-Dokument Ihres Teams sein.
Geben Sie der Person unabhängig davon den Kontext, damit sie weiß, warum Sie diese Dokumente freigeben, was sie für ihre Rolle bedeuten, wann Sie erwarten, dass sie sie überprüfen und ob sie etwas vorbereiten müssen.
(Oh, und natürlich, stellen Sie sicher, dass all diese Ressourcen auf dem neuesten Stand und genau sind, bevor sich Ihre neuen Mitarbeiter darum kümmern.)
7. Finden Sie ein Büro "Mentor"
Vielleicht hat Ihre Firma ein Buddy-Programm. Bei The Muse erhält jeder neue Mitarbeiter von einem anderen Team einen „Muse Buddy“, mit dem er in der ersten Woche einen Kaffee trinkt, um über unsere Unternehmenskultur zu sprechen und sich außerhalb des Büros zu treffen.
Wenn es kein offizielles System gibt, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihren neuen Mitarbeiter mit einem „Mentor“ außerhalb Ihres Teams zu verbinden - es kann sich um jemanden handeln, mit dem er möglicherweise nicht direkt zusammenarbeitet, oder um jemanden in einer völlig anderen Abteilung.
Dies hilft dem neuen Mitarbeiter, andere Mitarbeiter im Unternehmen sofort kennenzulernen, und gibt ihnen eine weitere Möglichkeit, Fragen zu stellen, die sie möglicherweise nicht mit einem Manager besprechen können, den sie kaum kennen. Ein Kontakt mit Dritten kann einige ihrer Bedenken lindern und es ihnen ermöglichen, offener und neugieriger auf die Kultur und den Workflow Ihres Unternehmens zu sein.
Stellen Sie sicher, dass jeder, den Sie auswählen, verfügbar ist und unbedingt ein Mentor sein möchte. Nichts ist schlimmer, als Ihre neue Anstellung mit jemandem in Verbindung zu bringen, der sie sofort zum Geist macht.
8. Sperren Sie die Zeit in Ihrem eigenen Kalender und legen Sie wichtige Besprechungen fest
So wie Sie Ihren neuen Mitarbeiter auf das Einsteigen vorbereiten müssen, müssen Sie sich auch auf das Einsteigen vorbereiten.
Die Schulung eines neuen Mitarbeiters nimmt Zeit in Anspruch - Zeit, die Sie normalerweise für Ihre täglichen Aufgaben verwenden. Wenn Sie eng mit dieser Person zusammenarbeiten, ist es daher sinnvoll, proaktiv Slots zu reservieren, damit Sie abschätzen können, wie Sie den Rest Ihrer Arbeit erledigen.
Sie sollten nicht nur in der ersten Woche jeden Tag mindestens ein Einzelgespräch planen, um den Fortschritt zu überprüfen, sondern auch Zeit für alle Schulungen einplanen, an denen sie teilnehmen müssen, an denen Sie teilnehmen werden.
Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, Konferenzräume oder andere Ressourcen zu reservieren, die Sie möglicherweise benötigen. Wenn Sie beispielsweise einen Remote-Mitarbeiter an Bord haben, möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Video-Chat funktioniert und Sie beide die Möglichkeit haben, sich privat zu unterhalten. Wenn Sie ein drittes Teammitglied (oder mehrere) einschalten müssen, sollten Sie überprüfen, ob sie für diesen Tag verfügbar sind.
9. Planen Sie ein Team-Mittagessen / Kaffee / Getränke
Es ist von höchster Wichtigkeit, Ihren Mitarbeiter als Person kennenzulernen (mit einem Leben außerhalb der Arbeit!) - und auch den Rest Ihres Teams kennenzulernen.
Planen Sie einen Ausflug (oder zwei) für Ihr Team, um gemeinsam ein Mittagessen, einen Kaffee oder ein Getränk zu sich zu nehmen, damit es im Voraus in jedem Kalender steht. Sie können dies nur mit Ihrem direkten Team tun, aber wenn es sich um ein kleineres Unternehmen handelt, können Sie auch andere Abteilungen einladen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Hier geht es nicht darum, Ihr neuestes Talent zu demonstrieren, sondern Ihrem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich mit seinen Kollegen außerhalb des Büros auszutauschen. Und die Art von Chef zu sein, der Kameradschaft und Spaß ebenso schätzt wie harte Arbeit. Halten Sie das Gespräch zu nicht arbeitsbezogenen Themen (aber halten Sie es angemessen). Wenn Sie ein paar Gesprächsstarter benötigen, lesen Sie diese tollen Kennenlernfragen.
Als ich anfing, ging die gesamte Redaktion zu einem schönen Mittagessen, und seitdem haben wir dasselbe für andere neue Teammitglieder getan. Es war nicht nur eine Wohltat, auf der Unternehmenskarte zu prasseln, sondern es erschütterte auch sofort jede Unbeholfenheit, die wir uns gegenüber fühlten.
Überprüfen Sie all diese Dinge von Ihrer Liste, und Ihr neuer Mitarbeiter beginnt mit der bestmöglichen Note - und Sie auch!
