In der Welt der E-Mails kann selbst die kleinste Veränderung Ihre OK-Nachricht in eine fantastische Nachricht verwandeln. Wenn Sie nur ein bisschen am Schreiben arbeiten, kann dies den Unterschied zwischen einer wichtigen Verbindung ausmachen, die auf das Papierkorbsymbol drückt oder auf "Antworten" klickt.
Als jemand, der ein vollständig virtuelles Unternehmen mit mehr als 120 Mitarbeitern betreibt, habe ich mehr als meinen ganzen Haufen fantastischer - und absolut unterdurchschnittlicher - E-Mails gesehen und festgestellt, dass die Professionalität (oder der Mangel) einer Nachricht häufig zu spüren ist Ich entscheide, ob ich dem Absender helfen soll oder nicht.
Also, was sind diese winzigen Änderungen, die Ihre E-Mails viel professioneller machen können (und daher viel wahrscheinlicher machen, dass Sie das bekommen, was Sie wollen)? Hier sind neun wichtige Dinge zu beachten.
1. Haben Sie eine zweckmäßige Betreffzeile
Egal, an wen Sie eine E-Mail senden, lassen Sie Ihre Betreffzeile niemals leer oder vage (ich sehe Sie an, "Frage" oder "Wichtige Nachricht"). Der Trick ist, so spezifisch wie möglich zu sein, aber auch vier bis neun Wörter in einer Linie zu halten. Weniger ist mehr, aber es ist von entscheidender Bedeutung, dass etwas vorhanden ist - der Leser wird dazu verleitet, auf Ihre E-Mail zu klicken und sie später in Ihren Posteingängen wiederzufinden.
Ihre Betreffzeile kann auch ein guter Ort sein, um zu verdeutlichen, was die nächsten Schritte sind. Versuchen Sie, (Need by Tuesday) hinzuzufügen, wenn es eine Frist gibt, (Non-urgent), wenn es nicht zeitkritisch ist, oder (No Response Needed), wenn es sich um eine E-Mail handelt, auf die Sie keine Antwort benötigen.
2. Schreiben Sie Ihre E-Mail rückwärts
Sie wissen wahrscheinlich, dass jede E-Mail einen Aufruf zum Handeln enthalten sollte. Egal, ob Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt per E-Mail zurückgeschickt werden oder eine Besprechung arrangiert wird, Sie möchten es Ihrem Leser leicht machen, zu wissen, was er als Nächstes tun muss.
Aber viele Leute halten dies im letzten Satz der Nachricht fest. Um die Verdaulichkeit Ihrer E-Mails zu verbessern, setzen Sie stattdessen Ihre spezifische Frage in den ersten Satz und fügen Sie in den folgenden Abschnitten alle erforderlichen Informationen hinzu, um sie zu sichern.
3. Geben Sie den Kontext an
Achten Sie bei Ihrem Aufruf zum Handeln darauf, dass Sie einen Satz einfügen, der den Kontext der E-Mail festlegt ("Dies ist der Bericht, über den wir das letzte Treffen besprochen haben" oder "Dies bin ich, der am vergangenen Montag von unserer Veranstaltung gefolgt ist").
4. Nutzen Sie den Abstand
Dies scheint definitiv ein Kinderspiel zu sein, aber es ist nicht ungewöhnlich, E-Mails ohne Unterbrechungen zwischen verschiedenen Absätzen oder neue Gedanken zu erhalten. Nichts ist widerlicher, als eine E-Mail zu erhalten, die aussieht wie eine Textwand, in der sich der Verfasser nicht einmal die Mühe gemacht hat, Sätze in kleine, überschaubarere Absätze aufzuteilen. Machen Sie es dem Leser einfach: Geben Sie Ihrer E-Mail einen Anfang, eine (kurze) Mitte und ein Ende.
5. Halten Sie sich an eine einzelne Schriftart
Die Verwendung von Neon Comic Sans in einer E-Mail wird Sie nicht unvergesslich machen, sondern nur verrückt machen. Mit anderen Worten, behalten Sie immer die Standardschriftart und -farbe für E-Mails bei. Verwenden Sie auch nicht mehrere Schriftarten in Ihrer E-Mail. Dies geschieht häufig aus Versehen, wenn Benutzer Informationen von anderen Websites kopieren und einfügen, da E-Mail-Clients wie Google Mail die Formatierung nicht entfernen. Um dies zu vermeiden, drücken Sie "Umschalt + Befehl + v" anstelle von "Befehl + v", wodurch der Text mit der Formatierung in der E-Mail übereinstimmt.
6. Fett oder unterstrichen - aber nur dann, wenn es wirklich benötigt wird
Wenn Ihre E-Mail mehr als einen sehr wichtigen Punkt oder eine wichtige Frage enthält, verwenden Sie Fettdruck oder Unterstreichung, um diese Teile Ihrer Nachricht hervorzuheben. Hüten Sie sich nur davor, die Formatierung von Schriftarten zu übertreiben - Sie möchten schließlich keine vollständig kursiv geschriebene, fett gedruckte und unterstrichene E-Mail.
7. Alles korrigieren
Jeder weiß, ob E-Mails Rechtschreib- und Grammatikfehler enthalten. Haben Sie jedoch überprüft, ob Datumsangaben, Veranstaltungstitel, Fristen und Namen richtig geschrieben sind? In meinem Fall ärgere ich mich immer ein wenig, wenn die Leute dieses zusätzliche „l“ in „Lily“ setzen, um es zu „Lilly“ zu machen.
8. Halten Sie Ihre Unterschrift einfach
Es ist schön, eine Signatur zu haben, die mehr ist als nur Ihr Name, die jedoch nicht die Hälfte der E-Mails ausmachen sollte. Lassen Sie lange Anführungszeichen, Absätze mit Ihrer Lebensgeschichte, Lebenslauf-Schnipsel weg, Sie bekommen die Idee. Lediglich Ihr Name, Ihre aktuelle Position und eine oder zwei Möglichkeiten, Sie zu kontaktieren (wie eine E-Mail-Adresse und ein Twitter-Handle mit Hyperlinks), sind ausreichend.
Eine weitere Randnotiz: Ich habe eine überraschende Anzahl von Fachleuten gesehen, die religiöse Zitate am Ende ihrer E-Mail-Signaturen abgaben, und dies ist definitiv etwas, über das man sich gründlich Gedanken machen sollte. Denken Sie daran, dass Sie wahrscheinlich die Glaubenssysteme der meisten Personen, die Sie per E-Mail erreichen, nicht kennen und dass Sie nicht möchten, dass sich jemand von etwas abschreckt, das sich vollständig in Ihrer Kontrolle befindet.
9. Verwenden Sie bei Bedarf BCC
Verschieben Sie diese Person zu BCC, anstatt jemanden zu behalten, der nicht mehr an der Unterhaltung in einem Thread beteiligt ist (und stellen Sie sicher, dass Sie ihn oder sie wissen lassen, wann Sie dies tun!). Ein einfacher „Umzug nach BCC“ am Anfang der E-Mail sollte ausreichen, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.
Beim Versenden großartiger E-Mails geht es darum, die kleinen Nuancen zu beherrschen, die Ihr Leser vielleicht nicht bemerkt, die er jedoch unbewusst zu schätzen weiß. Mit dieser Liste sind Sie der Beherrschung des Posteingangs einen Schritt näher gekommen.
