Idealerweise war Ihre Abwesenheit von der Arbeit (zumindest etwas) entspannend. Aber dieses Post-Vacation-Zen kann direkt aus dem Fenster gehen, wenn Sie sich an Ihren Posteingang setzen und feststellen, dass ungefähr eine Million Nachrichten auf Sie warten.
Das Antworten auf E-Mails kann jeden Tag stressig sein, aber es ist noch schlimmer, wenn sie sich häufen. Wenn Sie diesen Stress spüren, können Sie sich das Ziel setzen, sie so schnell wie möglich zu überwinden und nur einen der häufigsten Fehler zu begehen.
Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und lesen Sie, wie Sie sie vermeiden können: Es lohnt sich!
1. Priorisierung der Reaktionszeit vor der Qualität
Mathematisch ist es sinnvoll, so schnell wie möglich zu antworten. Wenn Sie eine Minute lang eine E-Mail lesen und eine Minute lang antworten, werden Sie Ihre Liste viel schneller durcharbeiten als wenn Sie fünf Minuten lang lesen und fünf Minuten lang antworten.
Und obwohl Sie Recht haben, dass dies kein Tag ist, an dem intern zwischen „Klingt gut!“ Und „Ich stimme zu“ diskutiert wird, möchten Sie auch nicht einfach eine schnelle Antwort auslösen.
"Hört sich gut an" oder "Ich stimme zu" funktionieren genauso gut, wenn jemand fragt, ob Ihnen sein Plan gefällt, aber es macht keinen Sinn, wenn er Ihnen eine bestimmte Frage dazu stellt. Das heißt, Sie werden eine weitere E-Mail von ihnen erhalten - und sie werden wissen, dass Sie nicht gelesen haben, was sie das erste Mal geschrieben haben.
Die Reparatur
Wenn Sie Seiten mit E-Mails haben, die Sie durchgehen müssen, und den Wunsch, so schnell wie möglich zu antworten, nicht eindämmen können, kopieren Sie eine generische Antwort und fügen Sie sie ein. Versuchen Sie Folgendes: „Ich werde heute damit verbringen, E-Mails nachzuholen. Wenn Sie vor 17.00 Uhr eine Antwort benötigen, senden Sie mir bitte eine E-Mail und lassen Sie es mich wissen. “
Ja, es ist ein zusätzlicher Schritt, aber wenn es Ihr oberstes Ziel ist, als Erstes zu allen zurückzukehren, können Sie dies tun, dann atmen Sie aus und nehmen Sie sich Zeit, um zu reagieren.
2. Alles mit "FYI" weiterleiten
In Ihrem Kopf teilen Sie eine Statusaktualisierung mit, damit die andere Person Ihnen mitteilen kann, was als Nächstes zu tun ist. Aber im Kopf Ihres Empfängers, sagen Sie, wurde dafür gesorgt. Sie verfolgen im Wesentlichen einen „Hot Potato“ -Ansatz für E-Mails und gehen davon aus , dass die Verantwortung bei dem liegt, der sie zuletzt erhalten hat - was bedeutet, dass es eine gute Möglichkeit für Missverständnisse gibt.
Aus diesem Grund schreibt Jenni Maier, Managing Editor von Muse: „Jede einzelne E-Mail sollte einen nächsten Schritt enthalten (auch wenn keine Antwort erforderlich ist).“
Wenn Sie eine Hot Potato-E-Mail senden, geschieht Folgendes: Sie erhalten es gleich mit einer Frage zurück (alles, was Sie getan haben, ist doppelte Arbeit). Oder, schlimmer noch, sie werden nichts sagen und jeder wird denken, die andere Person sei diejenige, die die nächsten Schritte unternimmt.
Die Reparatur
Nehmen Sie den Rat von Maier an und vergewissern Sie sich, dass die Nachrichten eine klare Absicht haben. Wenn Sie etwas mitschicken, nur um die Schleife zu schließen, können Sie das absolut in Ordnung sagen oder sogar „zu Ihrer Information“. Wenn Sie genau angeben, was Sie von der anderen Person wollen, müssen Sie sich zuerst klar werden - was bedeutet, dass Sie es tun Fangen Sie sich selbst, wenn Sie wirklich einen Schritt tun müssen, bevor Sie Ihre Fortschritte teilen.
3. In der Reihenfolge reagieren, in der sie hereinkamen
Ihr Plan, in umgekehrter chronologischer Reihenfolge zu antworten, ist gut gemeint: Sie möchten zu der Person zurückkehren, die zuerst am längsten gewartet hat. Es ist jedoch kein kluger Plan, um so effizient wie möglich zu sein.
Ein typisches Beispiel: Ich habe mit jemandem zusammengearbeitet, der zwei Wochen Urlaub hatte, und als er zurückkam, antwortete er zuerst auf seine ältesten E-Mails. Dies bedeutete, dass er meine Fragen verfolgte, um zu fragen, ob sie sortiert worden waren - bevor er eine spätere Kette sah, in der sein Ansprechpartner diese Probleme für mich löste.
Das "Hast du das verstanden?" Und "Nevermind!" Wie Sie gesehen haben! “E-Mails waren nicht erforderlich. Wenn Sie schnell aufholen möchten, möchten Sie keine Zeit damit verschwenden.
Die Reparatur
Dies ist eine großartige Zeit für den LIFO: Last In, First Out-Ansatz. Denn, wie Alex Cavoulacos, COO von Muse, erklärt: „Diese Technik basiert darauf, dass das Alte sich selbst widmet.“
Mit anderen Worten, bis Sie vor einer Woche die E-Mail erhalten haben, könnte es gut sein, dass sie bereits alles erledigt haben, worüber sie Sie befragt haben. Und wenn sie Ihre Aufmerksamkeit lieber früher als später noch haben möchten, bin ich bereit zu wetten, dass sie das Rückgabetermin auf Ihrer OOO notiert und ein Follow-up gesendet haben, das bei Ihrer Rückkehr ganz oben in Ihrem Posteingang stand.
Wenn Sie eine Woche lang auf Nachrichten starren, besteht Ihre Versuchung möglicherweise darin, einfach einzutauchen. Wenn Sie sich jedoch Gedanken darüber machen, wie Sie antworten, vermeiden Sie häufige Fehler und ersparen sich, dass Sie zurückgehen und sie beantworten müssen nochmal.
