Jeder weiß, dass es wichtig ist, Materialien während der Arbeitssuche und in der Kommunikation am Arbeitsplatz Korrektur zu lesen. Und das scheint eine ziemlich einfache Aufgabe zu sein; du schreibst doch nur noch einen blick darüber, oder?
Nicht ganz. Das Korrekturlesen erfordert etwas mehr Zeit und Mühe als ein schnelles Durchlesen.
In der Tat ist die grundlegende Rechtschreibung und Grammatik nur der Anfang. Im Folgenden habe ich meine redaktionelle Expertise genutzt, um alle Dinge durchzugehen, auf die Sie prüfen sollten, wenn Sie beweisen (was die meisten Leute vergessen). Verwenden Sie diese Option als Checkliste, wenn Sie das nächste Mal Dokumente oder E-Mails durchsuchen, bevor Sie auf "Senden" klicken.
1. Grundlegende Rechtschreibung und Grammatik
Hey, ich sagte, es war der Anfang. Es scheint einfach, aber winzige Rechtschreib- und Grammatikfehler können den Eindruck von allem, was Sie senden, ernsthaft beeinträchtigen. Beginnen Sie also damit, dass Sie sorgfältig sicherstellen, dass Sie Punkte an ihren Stellen einfügen, die richtige Version von häufig verwirrten Wörtern verwenden und nicht versehentlich etwas falsch geschrieben haben, das von der Rechtschreibprüfung nicht erkannt wird.
Profi-Tipp: Sie sind sich einer Grammatikregel nicht sicher? Lesen Sie das Grammatikbuch oder die Grammatik, um Hilfe zu erhalten. Oder wenn es so verwirrend ist, dass Sie es nachschlagen müssen, kann es sich lohnen, den Satz zu vereinfachen, um das Problem vollständig zu beseitigen.
2. Richtige Substantive
Dies ist etwas, was die Leute oft vergessen, wenn sie die Rechtschreibung in ihrer Arbeit überprüfen: Schauen Sie sich die richtigen Substantive an, um sicherzustellen, dass sie richtig geschrieben sind. Wenn eine Führungskraft einen langen und komplizierten Namen hat (oder sogar einen, der auf mehrere Arten geschrieben werden kann, wie z. B. Smith oder Smyth), führen Sie eine Schnellsuche bei Google oder im Mitarbeiterverzeichnis durch, um sicherzustellen, dass Sie ihn richtig geschrieben haben. Machen Sie dasselbe mit Firmennamen, Berufsbezeichnungen und Standorten.
Profi-Tipp: Wenn Sie schon dabei sind, sollten Sie auch überprüfen, ob die Unternehmen seltsame Verwendungsregeln für ihre Namen befolgen, z. B. alle Kleinbuchstaben oder mehrere Wörter, die ohne Leerzeichen kombiniert werden Sie senden eine E-Mail mit jemandem von dieser Firma. Ein gutes Beispiel dafür ist onefinestay, das keinen Großbuchstaben hat und drei Wörter in einem zusammenfasst.
3. Zeitformen
Zeitformen sind ärgerlich, da es oft eine große Diskrepanz zwischen der Art und Weise gibt, wie Menschen sprechen und schreiben, und wie die richtige Grammatik besagt, dass Sie sprechen und schreiben sollten. Lesen Sie Ihre Sätze noch einmal durch, um sicherzustellen, dass Sie die Zeitformen der Verben nicht vertauschen oder mehrere Zeitformen innerhalb desselben Satzes verwenden (dies geschieht häufig in Sätzen, in denen Sie mehrere Aktionen auflisten).
Profi-Tipp: Die OWL bei Purdue verfügt über ein handliches Dandy-Verbform-Spickzettel, damit Sie sehen können, wie sich die verschiedenen Verbformen zueinander verhalten.
4. Satzaufbau
Schauen Sie sich die Länge Ihrer Sätze an. Bemerken Sie viele Kommas, Semikolons und Konjunktionen? Bei einigen Ihrer Sätze handelt es sich möglicherweise um Run-Ons. Versuchen Sie also, sie zu bereinigen, indem Sie sie kürzer machen. Denken Sie daran: Manchmal ist es besser, Dinge aufzuteilen und zu wissen, dass alles lesbar ist, als zu versuchen, beeindruckend zu klingen und Ihren Leser zu verwirren.
Profi-Tipp: Viele Profis neigen dazu, zu viele Semikolons zu verwenden (Schuld als aufgeladen). Um klarer zu schreiben, versuchen Sie, einige von ihnen loszuwerden und eigenständige Sätze zu erstellen.
5. Formatierung
Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie einen Lebenslauf oder ein Anschreiben einreichen. Betrachten Sie Ihr Dokument als Ganzes (oder lassen Sie es von jemand anderem ausführen) und kritisieren Sie, wie es aussieht. Sind die Ränder zu breit? Ist die Schrift zu klein oder schwer zu lesen? Könnten Sie fett gedruckten Text verwenden, um das Überfliegen zu vereinfachen? Sie möchten, dass das Stück, das Sie senden, genauso gut aussieht, wie es sich anhört.
Pro-Tipp: Eine allgemeine Regel, der ich gerne folge, ist, niemals mehr als zwei Formatierungstricks (fett, kursiv, unterstrichen, flippige Ränder, kleine Schrift) im selben Dokument zu verwenden. Apropos fett, kursiv und unterstrichen, verwenden Sie nie mehr als eine auf einmal. Das Bilden und Unterstreichen von Elementen in einem Dokument macht es nicht besonders wichtig. es macht dich verrückt.
6. Konsistenz
Stellen Sie sicher, dass Ihre Texte durchgehend konsistent sind, insbesondere wenn Sie Zahlen, Symbole oder Kontraktionen verwenden. Sagen Sie zum Beispiel „Mitarbeiter“ und „Mitarbeiter“ in Ihrer Arbeit? Entscheiden Sie, welchen Sie verwenden möchten. Verwenden Sie "%" oder "Prozent", um über Statistiken in Ihrem Lebenslauf zu sprechen? Beides ist nicht falsch, aber es ist wichtig, eines auszuwählen und es durchgehend zu verwenden.
Profi-Tipp: Wenn Ihnen die Entscheidung über die Konsistenz schwer fällt, befolgen Sie einfach die Regeln des AP-Stils, die von den meisten Journalisten verwendet werden.
7. Redewendungen
Wenn Sie Redewendungen verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie diese korrekt verwendet haben. Zum Beispiel verwechseln die Leute oft "ab und zu" und "ab und zu" sowie "könnte nicht weniger interessieren" und "könnte nicht weniger interessieren". Google irgendwelche Redewendungen, bevor Sie sie abschicken, um zu machen sicher, dass sie A-OK sind.
Pro-Tipp: Wenn Sie die Google-Route wählen, empfehle ich dringend, mehrere Quellen (mindestens vier oder fünf) zu prüfen, um sicherzustellen, dass sich alle einig sind, wie die Redewendung lautet. Ich habe einmal eine Redewendung gegoogelt, und es stellte sich heraus, dass das erste Suchergebnis für diese bestimmte Redewendung völlig falsch war.
8. Gesamtfluss
Vor allem, nachdem Sie Ihre Arbeit bearbeitet und optimiert haben, ist es leicht, dass sie unzusammenhängend oder inkohärent klingt. Vergewissern Sie sich nach einem Korrekturlesen, dass alles logisch und mit leicht zu verfolgenden Übergängen abläuft.
Pro Tipp: Versuchen Sie, Ihre Arbeit langsam vorzulesen, um Probleme mit dem Klang Ihres Schreibens zu bemerken. Wenn Sie sich dabei wohl fühlen, versuchen Sie, es auch jemand anderem vorzulesen. Häufig greifen andere Leute kleine Themen auf, von denen Sie denken, dass sie in Ordnung sind, die sich jedoch von denen anderer unterscheiden.
Beim Korrekturlesen geht es um mehr als nur um das Auffinden von Fehlern. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle Ihre Enten in einer Reihe sind und dass die winzigen Dinge zusammenpassen.
Endeffekt? Sei ein Meister der Details.
