Aus irgendeinem Grund sind Sie bei Ihrer Arbeit zurückgeblieben. Ihre To-Do-Liste ist außer Kontrolle geraten, Sie verpassen Fristen und Ihr Posteingang ist voll mit E-Mails von Mitarbeitern, die die Dinge verfolgen, die Sie ihnen vor Wochen versprochen haben.
Wenn es wirklich schlimm ist, kann die Situation nicht durch eine schnelle Lösung oder eine neue Aufgabenlisten-App behoben werden. Um die Kontrolle wieder zu übernehmen, ist es an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten, die Situation zu beurteilen und weitere strategische Schritte zu unternehmen, um Ihren Teller zu räumen.
Zunächst müssen Sie eine so genannte „Küchenspülliste“ erstellen. Blockieren Sie die Zeit in Ihrem Zeitplan für ein Meeting mit sich selbst (ich empfehle ein Frühstück außerhalb des Büros). Schreiben Sie dann in diesem Meeting absolut alles auf, was Sie gerade vorhaben. Beginnen Sie mit der Identifizierung der wichtigsten Arbeitsgruppen (z. B. Kundenkommunikation, interne Berichterstellung, Einstellung), und stellen Sie sicher, dass Sie für alle verschiedenen Elemente, die unweigerlich angezeigt werden, einen Bereich „Sonstige“ hinzufügen. Schreiben Sie dann alles, was Sie brauchen, auf Papier. Kein Element ist zu klein oder zu unbedeutend, um die Liste zu erstellen. Es ist wichtig, genau zu wissen, was Sie tun müssen, um den Ernst der Situation zu bestimmen - und wie extrem eine Strategie sein muss, um sie umzusetzen.
In der Regel befinden Sie sich nach einer Spülmittelliste in einem von zwei Lagern. Das erste Camp ist, wenn man sich alles anschaut und es sich nach viel anfühlt, aber mit ein bisschen Perspektive, ein paar neu organisierten Dingen und ein paar Wochen Biest-Modus kann es passieren. Es wird nur ein paar Wochen dauern.
Aber wenn Sie sich Ihre Küchenspülliste ansehen und wissen, dass es unmöglich ist, all das zu erledigen, befinden Sie sich in Camp Zwei. Irgendwie hast du viel mehr abgebissen, als du kauen kannst, und du bist total überwältigt und verzweifelt zurück. Nun, ich bin hier, um Ihnen zu sagen, dass es Zeit ist, sich dieser Realität zu stellen und einige Änderungen vorzunehmen.
Im Folgenden finden Sie sieben Strategien, mit denen Sie Ihr Arbeitsleben wieder in den Griff bekommen können:
1. Beschneiden Sie den Baum
Schauen Sie sich die Aufgaben auf Ihrer Küchenspülliste an und entscheiden Sie, welche vollständig entfernt werden können. Ich weiß, es klingt beängstigend - sogar unmöglich. Aber ich bin bereit zu wetten, dass es ein paar Dinge gibt, die momentan nicht wirklich erledigt werden müssen (zumindest nicht von Ihnen). Alles, was nicht kritisch ist, sollte die Axt bekommen.
2. Vereinfachen Sie die Ausgabe mit der 80/20-Regel.
Gibt es Aufgaben oder Projekte, bei denen 20% des Aufwands 80% der Wirkung erzielen würden? Zum Beispiel möchte Ihr Chef eine Wettbewerbsanalyse für ein neues Produkt, das sie auf den Markt bringen möchte. Wäre eine Seite über jeden ernsthaften Konkurrenten ausreichend, um diese Entscheidung zu treffen, bevor er ihr einen Roman über die Wettbewerbslandschaft überreichte? Oder, wenn der Großteil des Umsatzes, den Sie als Vertriebsmitarbeiter einbringen, aus größeren Deals stammt, Sie aber die Hälfte Ihrer Zeit mit kleinen Deals verbringen, die die Nadel kaum bewegen, können Sie stattdessen Ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf die größeren Deals lenken? Ja? Gehen Sie mit diesen Aufgaben oder Projekten.
3. Automatisieren oder auslagern
Der Produktivitätsexperte Stever Robbins hat ein großartiges Stück über die 30/3-Regel geschrieben. Es erklärt, dass etwas, das Sie 30 Minuten pro Tag dauert, bis zu drei Wochen pro Jahr summiert. Drei ganze Wochen! Holen Sie sich diese Zeit zurück, indem Sie herausfinden, ob es kleinere Aufgaben gibt, die Sie mit Tools von Drittanbietern wie Assistant.to automatisieren oder auslagern können, um die Planung zu beschleunigen.
4. Bitten Sie um Hilfe
Sprechen Sie mit Ihrem Chef, Ihren Kollegen, Mitarbeitern und sogar mit anderen Abteilungen, um herauszufinden, ob jemand etwas von der Arbeitsbelastung übernehmen kann. Wer weiß, vielleicht hat Ihre Praktikantin das große Verlangen, in PowerPoint nass zu werden, oder vielleicht hat Dan vom Vertrieb ein Excel-Modell, das Sie leicht anpassen können, um Ihr Budget vorherzusagen. Suchen Sie nach Bereichen, in denen es zu Überschneidungen mit der Arbeit von Kollegen kommt, um die offensichtlichsten Übergaben zu erhalten. (Lesen Sie diese Tipps zur Delegierung, wenn Sie Hilfe beim Starten dieser Konversation benötigen.)
5. Starten Sie die Sequenzierung
Wenn alles, was noch auf Ihrer Liste steht, passieren muss und Sie keine Hilfe bekommen, muss es passieren - nur nicht auf einmal. Sehen Sie sich Ihre Fristen an, um festzustellen, welche Elemente wirklich dringend sind und welche Zeitpläne zurückgeschoben werden können. Ihr Manager kann und sollte Ihnen bei der Priorisierung und Sequenzierung helfen.
6. Bestehen Sie ein Moratorium für Ja
Diese Strategie hilft nicht, Ihr bestehendes Problem zu lösen, ist jedoch wichtig, um es in Schach zu halten. Bis die Dinge wieder unter Kontrolle sind, müssen Sie der König oder die Königin von „Nein!“ Sein. Nehmen Sie keine weiteren Projekte an, bis Sie sich aus diesem Chaos herausgeholt haben.
7. Schlagen Sie eine Miete vor
Wenn Sie alle oben genannten Punkte ausprobiert haben und sich dennoch in schwierigen Situationen befinden, ist es möglicherweise an der Zeit, jemanden zu Ihrem Team hinzuzufügen. Je nach Unternehmenskultur und Budget sollten Sie Teilzeit-, Praktikanten- oder Zeitarbeitskräfte als kostengünstigere Option in Betracht ziehen.
Und wenn alles andere fehlschlägt, melden Sie Insolvenz an und ziehen Sie nach Bali. Nur ein Scherz, Sie werden nicht scheitern. Sie werden nur ein bisschen mehr Stress haben als sonst, bis Sie das alles herausgefunden haben - aber ich verspreche, Sie werden es schaffen.
