Führen Sie einen Microsoft Word-Seriendruck in Excel aus

Verwendung von MicrosoftSeriendruck Funktion können Sie dasselbe Dokument mit geringfügigen Änderungen an eine große Anzahl von Empfängern senden. Der Begriff "Zusammenführen" bezieht sich auf die Tatsache, dass ein Dokument (z. B. ein Brief) mit einem Datenquelldokument, beispielsweise einer Tabelle, zusammengeführt wird.

Daten für dieses Lernprogramm können mit den meisten Versionen von Microsoft Excel einschließlich 2007, 2010, 2013, 2016 und Office 365 zusammengestellt werden.

Die Microsoft Word-Seriendruckfunktion ist mit Word 2010, 2013, 2016 und Office 365 kompatibel.

Wörter Seriendruck Funktion funktioniert nahtlos mit Daten aus Excel. Während Sie in Word auch eine Datenquelle erstellen können, sind die Optionen für die Verwendung dieser Daten begrenzt. Wenn sich Ihre Daten bereits in einer Kalkulationstabelle befinden, ist es nicht sinnvoll, alle Informationen erneut in die Datenquelle von Word einzugeben.

Daten für den Seriendruck vorbereiten

Theoretisch können Sie jedes Excel-Arbeitsblatt in einer Word-Seriendruckfunktion ohne besondere Vorbereitung verwenden. Sie sollten sich jedoch etwas Zeit nehmen, um Ihr Arbeitsblatt vorzubereiten, um den Seriendruckvorgang zu optimieren.

Organisieren Sie die Tabellendaten

Ihre Excel-Daten sollten übersichtlich angeordnet sein Reihen und Säulen. Stellen Sie sich jede Zeile als einen einzelnen Datensatz und jede Spalte als ein Feld vor, das Sie in Ihr Dokument einfügen möchten. Wenn Sie eine Auffrischung benötigen, lesen Sie ein Lernprogramm zur Dateneingabe in Excel.

Erstellen Sie eine Kopfzeile

Erstellen Sie eine Kopfzeile für das Blatt, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten. EINKopfzeile ist eine Zeile mit Beschriftungen, die die Daten in den darunterliegenden Zellen identifizieren. Excel kann manchmal wählerisch sein, wenn zwischen Daten und Beschriftungen unterschieden wird. Machen Sie dies klar, indem Sie fetten Text, Zellränder und Zellenschattierungen verwenden, die für die Kopfzeile eindeutig sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Excel sie von den restlichen Daten unterscheidet.

Wenn Sie später die Daten mit dem Hauptdokument zusammenführen, werden die Beschriftungen als Namen der Seriendruckfelder angezeigt. Es besteht also keine Verwirrung darüber, welche Daten Sie in Ihr Dokument einfügen.

Es empfiehlt sich, die Spalten in Ihrer Excel-Tabelle zu beschriften, da dadurch Benutzerfehler in der Zukunft vermieden werden.

Alle Daten auf ein Blatt bringen

Die Daten, die Sie für den Seriendruck verwenden möchten, müssen sich auf einem Blatt befinden. Wenn es auf mehrere Blätter verteilt ist, müssen Sie die Blätter kombinieren oder mehrere Serienbriefe ausführen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Blätter eindeutig benannt sind, da Sie das gewünschte Blatt auswählen müssen, ohne es zu sehen.

Verknüpfen einer Datenquelle in einem Seriendruck

So verknüpfen Sie Ihre vorbereitete Excel-Tabelle mit Ihrem Word-Dokument:

1. Klicke auf das Mailings Tab des Band.

2. Wähle aus Starten Sie den Seriendruck Taste zum Zugriff auf die Dropdown-Liste.

   Da wir für dieses Beispiel unsere Daten in einen Brief schreiben, wählen wir das aus Brief Option aus der Dropdown-Liste.

3. Wähle aus Wählen Sie Empfänger aus Taste zum Zugriff auf die Dropdown-Liste.

   Wir möchten unsere Daten aus einem gespeicherten Excel-Arbeitsblatt importieren, wählen Sie also das aus Vorhandene Liste verwenden … Möglichkeit.

4. Im Dialogfenster Finden und wählen Sie Ihre Excel-Datei.

   Klicken OK fortfahren.

5. Von dem Wählen Sie Tabelle aus Dialogbox, Wähle das Blatt aus mit Ihrem Tisch und klicken Sie auf die Schaltfläche OK Taste.

   Wenn Ihr Excel Spaltenüberschriften hat, stellen Sie sicher, dass Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften Option ist markiert.

6. KlickenOK.

Jetzt, da die Datenquelle mit dem Hauptdokument verknüpft ist, können Sie mit der Eingabe von Text beginnen oder Ihr Word-Dokument bearbeiten. Sie können jedoch keine Änderungen an Ihrer Datenquelle in Excel vornehmen. Wenn Sie Änderungen an den Daten vornehmen müssen, müssen Sie das Dokument in Word schließen, bevor Sie die Datenquelle in Excel öffnen können.

Merge-Felder in Ihr Dokument einfügen

1. Drücke denMerge-Feld einfügen Klicken Sie in der Symbolleiste Seriendruck auf die SchaltflächeMerge-Feld einfügen Dropdown-Liste.

2. Markieren Sie den Namen des Feldes, das Sie aus der Liste einfügen möchten, und klicken Sie aufEinfügen.

Seriendruckdokumente anzeigen

Beim Einfügen von Seriendruckfeldern in ein Dokument übernimmt Word die Formatierung der Daten aus der Datenquelle nicht. Wenn Sie Formatierungen wie Kursiv, Fett oder Unterstrichen anwenden möchten, müssen Sie dies in Word tun.

Wenn Sie das Dokument mit Feldern anzeigen, wählen Sie die Doppelpfeile auf beiden Seiten des Felds aus, auf das Sie die Formatierung anwenden möchten. Wenn Sie die zusammengeführten Daten im Dokument anzeigen, markieren Sie den zu ändernden Text.

Alle Formatierungsänderungen werden in allen zusammengeführten Dokumenten übernommen, nicht nur in den einzelnen Dokumenten.

Vorschau der zusammengeführten Dokumente

Klicken Sie auf, um eine Vorschau der zusammengeführten Dokumente anzuzeigenZusammengeführte Daten anzeigen Schaltfläche in der Symbolleiste Seriendruck. Diese Schaltfläche funktioniert wie ein Umschalter. Wenn Sie also nur die Felder und nicht die darin enthaltenen Daten anzeigen möchten, klicken Sie erneut darauf.

Navigieren Sie mit den Tasten durch die zusammengeführten Dokumente Navigationstasten auf der Seriendruck Band. Sie sind von links nach rechts:Erster Rekord, Bisherigen Rekord, Gehe zur Aufnahme, Nächster Datensatz, und Letzter Datensatz.

Bevor Sie die Dokumente zusammenführen, zeigen Sie sie in der Vorschau an oder überprüfen Sie, ob alles korrekt zusammengefügt wurde. Achten Sie besonders auf die Interpunktion und den Abstand um die zusammengeführten Daten.

Schließen Sie das Seriendruckdokument ab

Wenn Sie die Dokumente zusammenführen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten.

• Zum Drucker zusammenführen: Die erste besteht darin, sie mit dem Drucker zusammenzuführen.Wenn Sie diese Option wählen, werden die Dokumente ohne Änderung an den Drucker gesendet. Sie können mit dem Drucker verbinden, indem Sie auf klickenMit Drucker zusammenführen Multifunktionsleiste.
• Zusammenführen in ein neues Dokument: Wenn Sie einige oder alle Dokumente personalisieren müssen (obwohl es ratsam ist, ein Notizfeld in der Datenquelle für personalisierte Notizen hinzuzufügen) oder andere Änderungen vorzunehmen, bevor Sie drucken, können Sie sie mit einem neuen Dokument zusammenführen. Wenn Sie ein neues Dokument zusammenführen, bleiben das Hauptdokument und die Datenquelle erhalten, aber Sie haben eine zweite Datei, die die zusammengeführten Dokumente enthält. Klicken Sie dazu auf die SchaltflächeMit neuem Dokument zusammenführen Symbolleisten-Schaltfläche.

Unabhängig von der gewählten Methode wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie Word anweisen können, alle Datensätze, den aktuellen Datensatz oder einen Datensatzbereich zusammenzuführen. Klicken Sie auf das Optionsfeld neben Ihrer Auswahl und klicken Sie dann aufOK.

Wenn Sie einen Bereich zusammenführen möchten, geben Sie vor dem Klicken die Anfangs- und die Endnummer der Datensätze ein, die Sie in die Zusammenführung aufnehmen möchtenOK.

Wenn Sie sich für das Drucken der Dokumente entschieden haben, wird nach dem Aufrufen des Dialogfelds das Dialogfeld angezeigt Drucken Dialogbox. Sie können mit dem Dokument auf dieselbe Weise interagieren, wie Sie es für jedes andere Dokument tun würden.