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Wo E-Mail-Etikette Ihre Unterschrift angeben soll

Das Platzieren Ihrer Unterschrift ist wahrscheinlich der einfachste Teil beim Erstellen Ihrer E-Mails. Dies liegt nicht nur daran, dass es für diesen Teil der E-Mail-Etikette keine eindeutigen Regeln gibt.

E-Mail-Signaturplatzierung

Platzieren Sie Ihre E-Mail-Signatur direkt unter dem Ende Ihres Textes - sowohl in Antworten als auch in neuen Nachrichten. Tun Sie dies sowohl in E-Mails, die Sie professionell versenden, als auch denen, die an Familie und Freunde gehen.

  • Beachten Sie jedoch, dass in privaten Nachrichten überhaupt keine Signatur verwendet wird, da private Korrespondenz intimer sein kann als formalisierte Nachrichten, die eine stark strukturierte Signatur verwenden.
  • In den Antworten ist auch keine Unterschrift oder eine komprimierte eine gute Option. der Empfänger kennt Sie ja schon.

In der Praxis hängt die Platzierung der E-Mail-Signatur von den in Ihrem E-Mail-Programm festgelegten Einstellungen ab:

  • Wenn Sie Originalnachrichten mit Einrückung und selektivem Anführungszeichen einfügen, wird Ihre Signatur normalerweise am Ende der Nachricht angezeigt.
  • Wenn Sie nur zögerlich zitieren, indem Sie Ihre Nachricht auf die (nicht fragmentierte) Originalnachricht setzen, befindet sich Ihre Signatur normalerweise zwischen Ihrer und der ursprünglichen Nachricht, die Sie zitieren, direkt über der Zeile "--Original Message--".

Der Unterschied zwischen "Lazy Quoting" und "Selective Quoting" ist oft eine Funktion des von Ihnen verwendeten E-Mail-Clients oder der Standards Ihres Berufs. Linux-begeisterte Profis setzen zum Beispiel häufig auf selektives Quoting, während Microsoft Outlook standardmäßig auf Lazy Quoting setzt.

Fehler bei der Platzierung von E-Mail-Signaturen, die Sie vermeiden sollten

Ihre Unterschrift dort zu platzieren, wo sie nicht gehört, ist kaum ein Verstoß gegen die Etikette. Trotzdem sollten Sie häufige Platzierungsfehler vermeiden, um Verwirrung zu vermeiden.

  • Unterschrift oben, in der Zeile unten antworten: Die Leser sind daran gebunden, nicht weit über die Signatur hinauszusehen, auf die sie stoßen. Wenn Ihr E-Mail-Programm oder -Dienst so eingerichtet ist, dass Ihre Signatur in Antworten und Weiterleitungen auf den zitierten Text gesetzt wird, schreiben Sie nichts in den zitierten Text. Es besteht die Chance, dass Empfänger Ihre leere Antwort durcheinander bringen - aber möglicherweise nicht lange genug, um Ihre Antworten im zitierten Teil zu finden. Antworten Sie stattdessen über der Signatur oder verschieben Sie die Signatur ganz nach unten.
  • Unterschrift ganz unten, alle Antworten oben: Wenn Sie oben antworten, Ihre E-Mail-Signatur sich jedoch unten befindet, wird den Empfängern die Signatur entweder nie angezeigt, oder wenn sie sie sehen, kann die Signatur sie dazu veranlassen, nach verfehltem Antworttext zu suchen. Verschieben Sie stattdessen die Signatur über dem zitierten Teil und unter Ihrer Antwort.

Unterschriften im Allgemeinen

Ihre E-Mail-Signatur umfasst nicht mehr als vier oder fünf Textzeilen und enthält das standardmäßige Signaturtrennzeichen. Ihre Unterschrift ist nicht breiter als 75 Zeichen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit das Einbinden von Bildern, da einige E-Mail-Programme eingebettete Bilder wie Anhänge behandeln und aus der Nachricht selbst herausziehen.

Postscripts

Wenn Sie Ihre Signatur an den vorgeschlagenen Stellen platzieren, haben Sie natürlich die Möglichkeit, Postscripts direkt darunter einzufügen. Beachten Sie jedoch, dass einige E-Mail-Programme und -Dienste alle unter dem Signaturbegrenzer enthaltenen Teile der Signatur selbst behandeln. Fügen Sie als Alternative Ihr Postscript unten ein, indem Sie den Haupttext Ihrer Nachricht mit Ihrem Namen signieren, jedoch über der Signatur der E-Mail.