Unabhängig davon, ob Sie für ein kleines Startup, ein großes Unternehmen oder etwas dazwischen arbeiten, sind gute Kommunikation und regelmäßiger Informationsaustausch entscheidend für den Erfolg. Meetings sind so alt wie das Geschäft selbst und sollen einen wertvollen Beitrag leisten, um sicherzustellen, dass alle hart auf den gleichen Nordstern hinarbeiten.
Und doch hassen die meisten von uns sie. Wie Sie wahrscheinlich nur zu gut wissen, sind Besprechungen oft kontraproduktiv und nehmen viel mehr Zeit in Anspruch, als sie wert sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als den Raum zu verlassen und sich zu fragen, was Sie gerade für eine Stunde tun, besonders an einem Tag voller Staus.
Aber müssen sie so sein? Nee. Um ein Meeting, das Sie planen oder an dem Sie teilnehmen, optimal zu nutzen, müssen Sie nur die lästigsten Zeitprobleme bewusst vermeiden. Hilfe benötigen? Wir stellen eine Liste von Tricks zusammen, die Sie für kürzere und produktivere Besprechungen verwenden können, bei denen die Zeit aller Beteiligten mit größerer Wahrscheinlichkeit hervorragend genutzt wird.
1. Technische Probleme beseitigen
Sekunden, die für technische Störungen aufgewendet werden, können sich schnell in Minuten verwandeln oder, schlimmer noch, die Hälfte eines Meetings in Anspruch nehmen. Dies gilt insbesondere für die Kommunikation mit Personen, die nicht physisch anwesend sind. Da das Letzte, was jemand möchte, darin besteht, herumzusitzen, während Sie versuchen, Ihren Laptop an einen Projektor anzuschließen, oder 10 Minuten „Kannst du mich jetzt hören?“ Von jemandem zu hören, der aus der Ferne beitritt, und sich mit den richtigen Werkzeugen auszustatten alles läuft reibungslos.
Neben der Bildschirmfreigabe- und Projektionstechnologie für alle Mitarbeiter vor Ort ist eine zuverlässige Software, die Sie mit Remote-Teammitgliedern verbindet, von entscheidender Bedeutung. Die kostenlose Version von Skype Meetings ist eine großartige Lösung, da sich jeder von jedem Gerät aus schnell mit einer benutzerdefinierten (und leicht zu merkenden) URL anmelden kann, ohne sich für ein Konto anmelden oder Einwahlnummern ausgraben zu müssen.
2. Planen Sie kürzere Besprechungen
Die traditionelle einstündige Besprechung kann sich für immer hinziehen, mit wenig Druck, Dinge zu erledigen und weiterzumachen. Die Planung eines kürzeren Meetings kann also Wunder für die Effizienz bewirken - es ist einfach keine Zeit zu verlieren!
Fordern Sie sich beim Einrichten eines Meetings heraus, ehrlich zu sein, wie lange es dauern wird - und vielleicht etwas weniger Zeit einzuplanen, als Sie für nötig halten. Denken Sie daran, dass Besprechungslängen nicht immer in Schritten von 30 Minuten erfolgen müssen und dass sich eine Rasur von nur fünf oder 10 Minuten, die Sie nicht benötigen, schnell summieren kann.
Profi-Tipp: Stellen Sie auf Ihrem Computer einen Timer ein, den jeder während des Meetings sehen kann. Wenn Sie zusehen, wie die Zeit vergeht, bleiben Sie auf dem Laufenden.
3. Stellen Sie eine bestimmte Agenda ein und halten Sie sich daran
Das Erstellen einer Agenda mag wie eine veraltete Praxis erscheinen, aber es ist tatsächlich eine der nützlichsten Möglichkeiten, um ein Meeting schnell voranzutreiben. Denken Sie darüber nach: Wenn Sie nur eine Einladung senden, um „Produktangebote“ in keinem anderen Kontext zu diskutieren, kommt möglicherweise jeder mit unterschiedlichen Vorstellungen zu dem Meeting, was behandelt werden soll, und Sie werden Zeit damit verschwenden, auf derselben Seite zu arbeiten.
Senden Sie stattdessen ein oder zwei Tage im Voraus eine Agenda, und seien Sie so genau wie möglich. Probieren Sie für jedes zu behandelnde Thema das folgende einfache Format aus:
- Spezifisches Thema
- Was muss vor dem Treffen vorbereitet werden
- Welche Updates werden während des Meetings gegeben
- Welche Fragen müssen während des Meetings beantwortet werden?
Es ist besonders wichtig, für jedes Thema eine bestimmte Zeitspanne festzulegen. Auf diese Weise bleiben Sie ehrlich, was realistisch in die Besprechung passen kann, und haben die Möglichkeit, die Mitarbeiter voranzubringen, wenn es Zeit für den nächsten Tagesordnungspunkt ist.
4. Zeigen, nicht erzählen
Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte - und das gilt auch für Besprechungen! Mit Bildern, Grafiken und Diagrammen können Sie häufig klar kommunizieren, anstatt mit jedem Punkt zu sprechen - ganz zu schweigen von der Zeitersparnis für alle.
Denken Sie also bei der Vorbereitung an visuelle Elemente, die die Kommunikation Ihrer Gedanken erleichtern könnten. Warum Zeit damit verbringen, ein Produkt-Update zu erklären, wenn Sie es live demonstrieren könnten? Warum sollten Sie versuchen, Wörter zu finden, um eine komplexe Idee zu teilen, wenn ein Diagramm dies in Sekundenschnelle erledigen könnte?
Wenn Sie mit all Ihren Kollegen in einem Raum sind, haben Sie keine Angst davor, das Whiteboard zu benutzen oder Ihren Computer herumzudrehen, um zu zeigen, woran Sie gerade arbeiten. Wenn Sie sich mit Remote-Mitarbeitern treffen, kann dies schwieriger sein, aber Produkte wie kostenlose Skype-Meetings bieten häufig zahlreiche Tools für die Zusammenarbeit, mit denen sich visuelle Gedanken und Erkenntnisse mühelos auf dem Bildschirm austauschen lassen. Mit dem kostenlosen PowerPoint-Uploader von Skype Meetings (mit interaktiven Tools wie einem virtuellen Laserpointer) oder der Funktion zur Bildschirmfreigabe können Sie beispielsweise Bilder anzeigen, die Sie zuvor sorgfältig vorbereitet haben, und mit dem virtuellen Whiteboard-Tool können Ihre Kollegen Ideen in Echtzeit skizzieren.
5. Wissen, wie man jeden wiegen lässt
Ja, bei einem Meeting sollte es um Zusammenarbeit gehen, aber wenn jeder versucht, seinen Beitrag zu sprechen, kann das Gespräch schnell länger werden als beabsichtigt. Suchen Sie also nach kreativen Möglichkeiten, mit denen sich alle beschäftigen können, ohne unbedingt Zeit für Besprechungen in Anspruch zu nehmen.
Umfragen oder ein schnelles Zeigen der Hände sind beispielsweise nützliche Methoden, um zu vermeiden, dass zu viele Meinungen oder Diskussionen aufeinandertreffen, wenn ein schneller Konsens angestrebt wird - eine frustrierende Zeitverschwendung. Wenn Sie eine virtuelle Besprechung abhalten, können Sie mithilfe einer integrierten Sofortnachrichtenfunktion wie der kostenlosen Sofortnachrichtenfunktion von Skype Meetings Fragen stellen, die am Ende beantwortet werden sollen, oder nicht dringenden Gedanken nachgehen am nach dem Treffen.
6. Schneiden Sie Meetings aus, zu denen Sie eigentlich nicht gehen müssen
Auch wenn es so aussieht, als müssten Sie an jedem Meeting teilnehmen, zu dem Sie eingeladen sind, können Sie sich von einem Meeting abmelden, von dem Sie wissen, dass es Ihre Zeit nicht gut nutzt. Wenn Sie nicht präsentieren oder es nicht eng mit etwas korreliert, an dem Sie gerade arbeiten, ist es möglicherweise am besten, die wichtigsten Punkte nachzuschlagen.
Denken Sie daran, dass ein guter Mitarbeiter und ein starker Teamkollege es versteht, Prioritäten zu setzen und produktiv zu sein. Ihre Entscheidungen und Ergebnisse wirken sich auf alle aus. Denken Sie also daran, dass sich die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit nutzen, auch auf Ihr Team auswirkt.
Sie sind sich nicht sicher, wie Sie sich gnädig abmelden sollen? Sprechen Sie direkt mit dem Veranstalter, um ihn oder sie darüber zu informieren, dass Sie es zwar zu schätzen wissen, eingeschleift zu sein, aber mit allem, woran Sie gerade arbeiten, in einem großartigen Groove sind und es vorziehen, sich später zu informieren. Wenn der Organisator Ihr Chef ist, stellen Sie sicher, dass Sie eine Notiz über Ihren Fortschritt und Ihren konkreten Plan für die weitere Entwicklung hinzufügen: „Ich freue mich auf die heutige Diskussion, ziehe aber immer noch Zahlen für Project Blue. Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn ich meinen Kopf gesenkt hätte und mich später mit Notizen beschäftige? "
Meetings können wirklich die beste Zeit in Ihrem Tag sein, solange sie sorgfältig geplant und meisterhaft durchgeführt werden. Diese Tricks sollen Ihnen dabei helfen, dorthin zu gelangen!
