Wenn Sie jemals eine Besprechung geleitet haben, haben Sie wahrscheinlich auch versucht, eine Sitzung zurückzuziehen, die für das Chaos schnell eine Wendung genommen hat.
Vielleicht haben Sie es mit einem besonders gesprächigen Haufen zu tun - oder mit einer Person, die die Aufmerksamkeitsspanne eines Vierjährigen zu haben scheint. Vielleicht hat jeder dort eine großartige Idee zu teilen - oder vielleicht wurde das königliche Baby endlich benannt, und es ist alles, worüber jeder sprechen kann.
Was auch immer der Grund sein mag, Meetings können und werden außer Kontrolle geraten. Wenn Sie jedoch für die Zusammenkunft verantwortlich sind, möchten Sie stets den Überblick behalten und vermeiden, die Zeit aller mit ineffizienten Besprechungen zu verschwenden.
Die Gruppe auf dem Laufenden zu halten, kann leichter gesagt als getan werden, aber mit einer klugen Planung und ein paar Strategien für einen Tag sind Sie auf dem Weg zu konzentrierteren Teambesprechungen.
Beginnen Sie mit einem Plan
Der erste Schritt bei der Einrichtung der Kontrolle ist die Vorbereitung einer Tagesordnung. Und ich meine, eine gute, altmodische, eingetippte Agenda, die den Teilnehmern vorab zugesandt werden kann (und die dann als freundliche Erinnerung bei der Besprechung angezeigt oder ausgehändigt wird). Es mag sich zu offensichtlich anfühlen, alles aufzuschreiben, aber glauben Sie mir, wenn Sie ein paar Details auf Papier haben, können Sie sich - und alle anderen - auf das konzentrieren, worum es in der Besprechung wirklich geht.
Denken Sie bei der Zusammenstellung Ihres Plans über das endgültige Ziel nach, das Sie in der Besprechung erreichen möchten (z. B. handelt es sich um eine Brainstorming-Sitzung oder müssen Sie einige wichtige Maßnahmen abschließen?). Arbeiten Sie dann rückwärts, um festzustellen, was besprochen werden muss, um dieses Ziel zu erreichen, welche Fragen beantwortet werden müssen und welche Verantwortlichkeiten zugewiesen werden müssen. Stellen Sie sicher, dass eines dieser losen Ziele auf der Tagesordnung steht, damit jeder weiß, was ihn erwartet, bevor er ankommt.
Denken Sie neben diesen Tagesordnungspunkten auch an die Teilnehmer. Wie viele Leute wird es geben? Kennen Sie sich? Was sind ihre Persönlichkeiten? Was lenkt sie normalerweise ab? Dies hilft Ihnen bei der Entscheidung, ob Sie zu Beginn der Sitzung zusätzliche Zeit einplanen müssen. Wenn Sie beispielsweise wissen, dass Ihre Besprechungsteilnehmer vor dem Start ein persönliches Gespräch führen möchten, planen Sie ein paar Minuten ein, damit alle das Geschwätz aus ihren Systemen herausholen können, bevor Sie sich an die Arbeit machen.
Erleichtern Sie den Fokus
Ihr nächster Schritt ist die Schaffung eines Besprechungsraums, der Ablenkungen und Unterbrechungen vorbeugt. Beginnen Sie mit dem physischen Raum und stellen Sie sicher, dass der Raum von Außengeräuschen und Gesprächen abgeschirmt und frei von visuellen Ablenkungen wie einem sich wiederholenden Videobildschirm oder Materialien auf dem Tisch ist. Und bevor die Besprechung beginnt, legen Sie Ihr Telefon beiseite und schließen Sie Ihren Laptop. Dies ist ein subtiles Zeichen für andere, dass sie dasselbe tun sollten.
Dann bereiten Sie die Voraussetzungen für Produktivität vor. Vergewissern Sie sich, dass die Agenda verfügbar ist - entweder in gedruckter Form oder indem Sie sie auf dem Bildschirm anzeigen - und wiederholen Sie die Ziele für das Meeting, während Sie alle begrüßen (z. B. „Wir sind heute hier, um die Details zu vervollständigen für die Spendenaktion. “). Denken Sie auch daran, wann die Besprechung stattfinden soll. Wenn Sie einfach sagen: „Ich weiß, dass wir alle viel zu tun haben. Lassen Sie uns versuchen, dies unter 30 Minuten zu halten.“, Werden Sie daran erinnert, dass Sie ein effizientes Meeting genauso wünschen wie sie.
Wenn Sie weitere Besprechungsunterlagen haben, verteilen Sie diese logistisch eher während des Vorgangs als zu Beginn der Sitzung. Ich habe gehört, dass andere meinen, dass dieser Ansatz ablenkend ist, aber ich habe erfahren, dass die Mehrheit der Leute im Voraus lesen und Besprechungen entgleisen wird, wenn sie die Möglichkeit haben, zu sehen, was auf sie zukommt.
Die Gruppe zurückholen
Eine klare Agenda und ein sauberer Besprechungsraum tragen wesentlich dazu bei, den Überblick zu behalten. Unabhängig davon, wie sorgfältig Sie Ihre Besprechung planen, kann es dennoch zu Ablenkungen kommen. Hier kommt die Kunst des Übergangs ins Spiel. Stellen Sie sicher, dass Sie mit ein paar höflichen und dennoch effektiven Methoden ausgestattet sind, um die Konversation an den gewünschten Ort zurückzuleiten, bevor Sie zu einer Besprechung gehen. Hier sind einige meiner Favoriten:
Wickeln Sie es
Genau wie bei einem guten Aufsatz (ja, wir alle erinnern uns daran), sollten Sie Ihr Meeting mit einer kurzen Zusammenfassung abschließen. Geben Sie klar an, was erreicht wurde und welche weiteren Aufgaben, nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten Sie haben. Dies muss nicht detailliert sein - in der Tat sollte es nicht länger als ein oder zwei Minuten dauern -, aber es hilft, Ihre Besprechung zu verbeugen, wenn Sie etwas sagen wie: „Vielen Dank an alle. Wir haben große Fortschritte bei der Fertigstellung der Eventlogistik gemacht. Emily wird sich mit diesen Details an den Veranstaltungskoordinator wenden, und ich werde eine E-Mail-Liste mit den endgültigen Aufgaben aller senden. “
Seien wir ehrlich: Wenn Sie eine Gruppe von Menschen in einen kleinen Raum stecken, kann es schwierig sein, die Kontrolle zu erlangen und aufrechtzuerhalten. Wenn Sie in Ihr nächstes Meeting mit einem Plan, einer Agenda und einigen wichtigen Informationen einsteigen, um alle wieder auf den richtigen Weg zu bringen, kann dies den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Erzähl uns! Wie behalten Sie die Kontrolle über Ihre Besprechungen?
