Wenn Sie gemeinnützig arbeiten, haben Sie wahrscheinlich an einer Spendenaktion teilgenommen, sei es eine extravagante Gala oder eine einfache Happy Hour an der Bar um die Ecke. Viele Organisationen, insbesondere kleine, verlassen sich auf diese Veranstaltungen, um in kurzer Zeit viel Geld zu sammeln.
Wenn Sie jedoch in das Planungskomitee aufgenommen werden (oder die Veranstaltung sogar komplett selbst gestalten müssen), ist dies nicht mehr nur ein unterhaltsamer Abend, an dem Sie teilnehmen können. Jetzt müssen Sie alle Details herausarbeiten, um einen unvergesslichen Abend zu kreieren - einen, der Ihre Teilnehmer dazu verleitet, ein wenig Geld in Ihren Hut zu stecken.
Natürlich bestimmen die Größe Ihrer Organisation und die Höhe Ihrer Spender die Art der Veranstaltung, die am besten ausgerichtet werden kann, und dies wirkt sich mit Sicherheit auf Ihre Planung aus. Unabhängig von der Größe oder dem Umfang Ihrer Spendenaktion habe ich nach meiner Erfahrung festgestellt, dass es einige Schlüsselelemente gibt, die diese Veranstaltungen zum Funktionieren bringen. Wenn Sie mit Ihrer ersten Spendenaktion beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie diese fünf Voraussetzungen erfüllen.
1. Ein Budget
Sie haben das Sprichwort gehört: "Es braucht Geld, um Geld zu verdienen" - und das gilt zu 100% für Veranstaltungen. Sicher, wenn Sie überzeugend genug sind, können Sie wahrscheinlich einige wichtige Dinge für Ihre Veranstaltung spenden - wie einen Veranstaltungsraum, Alkohol, Essen und sogar Unterhaltung. Trotz dieser Großzügigkeit werden Sie immer noch etwas Bargeld für eine ganze Reihe anderer Ausgaben benötigen, wie Transport, Mahlzeiten für Mitarbeiter und Freiwillige und Trinkgelder.
Erstellen Sie ein Budget, bevor Sie mit der Planung der Details beginnen, um sicherzustellen, dass Sie es schwingen können. Mit einem guten Überblick über Ihre finanzielle Situation können Sie leicht herausfinden, ob Sie über die Mittel verfügen, um ein Abendessen zum Sitzen zu planen, oder ob Sie sich mit einem zwanglosen Empfang nur mit Getränken zufrieden geben müssen. Beobachten Sie Ihr Budget genau, sobald Sie Spenden erhalten und solide Pläne schmieden. Sie müssen unerwartete Kosten durch neue Spenden ausgleichen oder Ihre Pläne nach Bedarf anpassen.
2. Meister
Um eine erfolgreiche Veranstaltung zu haben, müssen Menschen spenden und auftauchen. Aber um genügend Spender für die Teilnahme zu gewinnen, können Sie nicht die einzige Person sein, die für die Veranstaltung wirbt. Sie brauchen eine Gruppe anderer Leute, die bereit sind, ihren Freunden, Mitarbeitern und Netzwerken Spenden zu sammeln - und sie natürlich zu Spenden zu inspirieren.
Dies ist das sogenannte „Gastgeberkomitee“, das sich normalerweise aus Personen zusammensetzt, die die Organisation bereits mit ihrem Geld oder ihrer Zeit unterstützen. Alle Mitglieder des Ausschusses sollten nicht nur Ihre Organisation gut kennen, sondern auch über einen breiten Kontaktkreis verfügen, zu dessen Teilnahme sie ermutigt werden.
Obwohl jede Organisation Gastgeberkomitees auf etwas andere Weise einsetzt, war ich am erfolgreichsten, wenn ich die Gruppe direkt in den Planungsprozess einbezog. Natürlich hängt der Grad ihrer Beteiligung von den einzelnen Personen ab. Verwenden Sie also Ihr Urteilsvermögen: Einige Leute holen gerne Pokale bei Costco ab oder werben um große Firmensponsoren, während andere lieber nur ihre Namen auf der Einladung vermerken und machen möchten ein paar Anrufe an ihre Freunde.
3. Mehrere Möglichkeiten zu geben
Die erste Regel beim Sammeln von Spenden ist zu fragen. Und sicher, wenn Sie eine Veranstaltung veranstalten, weiß jeder, dass von ihm erwartet wird, dass er den Preis für eine Eintrittskarte hochhält. Sie können aber auch andere Möglichkeiten für die Teilnehmer einbeziehen.
Die gebräuchlichste Art von Fragen erfolgt in Form einer Verlosung oder einer stillen Auktion (und ja, Sie können beides tun). Es ist bemerkenswert einfach, Preise für diese Art von Aktivitäten zu erhalten, indem lokale Unternehmen gebeten werden, einen Beitrag zu leisten. Sie müssen nur sicherstellen, dass die Preise Ihrem Publikum entsprechen. Mit anderen Worten, ein Spa-Tagespaket macht sich beim Mittagessen zum Muttertag sehr gut - weniger beim Golfturnier. Manchmal bedeutet dies, dass Sie auf Preise verzichten und stattdessen Spender auf Programmelemente bieten müssen: 100 US-Dollar für einen Baustein in Ihrem neuen Gemeindezentrum oder 1.000 US-Dollar für ein Stipendium.
Wenn Sie wissen, dass Ihre Gäste nicht der Typ sind, der mehr Geld abwirft, bitten Sie sie, sich stattdessen freiwillig für Ihre bevorstehenden Programme und Initiativen zu melden. Dies wird sie in Ihre Mission einbeziehen und sie in Zukunft eher dazu bringen, wieder etwas zu geben - und ihren Freunden von Ihnen erzählen.
4. Eine ganze Erfahrung
Eine Spende für eine Veranstaltung wird von vielen Menschen als gleichberechtigter Austausch angesehen - sie geben Ihnen etwas Geld und Sie geben ihnen eine Erfahrung. Ihre Aufgabe ist es also, die Veranstaltung zu einem so erstaunlichen Erlebnis zu machen, dass sie, um fair zu sein, noch mehr spenden muss.
Einige Organisationen tun dies mit hochkarätigen Gästen und Unterhaltung. Aber wenn Sie Beyonce oder Bill Clinton nicht auf Ihrer Kurzwahl haben, möchten Sie vielleicht einen exklusiven Veranstaltungsort, eine ungewöhnliche Aktivität (Tanzmarathon, irgendjemand?) Oder ein erstklassiges Abendessen in Betracht ziehen. Was noch wichtiger ist: Überlegen Sie, wie Sie Ihre Mission in der Veranstaltung widerspiegeln können. Wenn Sie eine Organisation mit direktem Service sind, können Sie Kunden zum Sprechen einladen. Schulen oder Kunstprogramme können die Arbeit ihrer Schüler zeigen. Indem Sie Ihren Gästen eine Erfahrung bieten, die die Einzigartigkeit Ihres Unternehmens widerspiegelt, bieten Sie eine Erfahrung, die nicht repliziert werden kann. Und das ist wirklich unbezahlbar.
5. Follow-up
Überraschenderweise ist das wichtigste Element einer Spendenaktion das Follow-up nach der Veranstaltung. Seien Sie nicht versucht, sich auf Ihren Lorbeeren auszuruhen (oder Ihren Kater zu stillen); Rufen Sie an, senden Sie E-Mails und aktualisieren Sie Ihre Website. Sie möchten jeden Spender (oder potenziellen Spender), den Sie in der Nacht zuvor getroffen haben, persönlich ansprechen und ihnen für ihre Unterstützung danken. Dies kann die perfekte Gelegenheit sein, um so viele Follow-up-Meetings wie möglich zu organisieren - und sie für ihre nächste Spende zu kultivieren.
Und vergessen Sie nicht Ihre Verkäufer und Freiwilligen! Vielen Dank, dass Sie dabei helfen, die Nacht zum Erfolg zu führen. Sie verstehen, dass Sie erschöpft sind, also ist eine schnelle E-Mail in Ordnung, aber für alle, die wirklich darüber hinaus gaben, ist eine handschriftliche Notiz besonders edel. (Vertrauen Sie mir, sie werden sich an Ihre Dankbarkeit erinnern, wenn Ihre nächste Veranstaltung herumläuft.)
Jede Veranstaltung kostet viel Zeit und Mühe, um erfolgreich zu sein. Wenn Sie jedoch die obigen Tipps befolgen, können Sie Veranstaltungen veranstalten, die eine Fangemeinde aufbauen, die mehr Menschen und mehr Geld in Ihr Unternehmen bringt. Und wer weiß? Sie könnten auch eine gute Zeit haben!
