Fundraising-Veranstaltungen eignen sich hervorragend, um Geld und Bewusstsein für Ihre Organisation zu wecken. Wenn Sie jedoch bei einer kleinen gemeinnützigen Organisation arbeiten, kann es schwierig sein, das Personal (und die Zeit!) Zu finden, um solche Veranstaltungen tatsächlich zu planen.
Hier kommt ein Gastgeberkomitee ins Spiel.
Einfach ausgedrückt, ein Ausrichterkomitee ist eine Gruppe von Freiwilligen, die die Verantwortung für die Planung einer Veranstaltung übernehmen. Der tatsächliche Verantwortungsbereich kann sich von Organisation zu Organisation (oder sogar von Veranstaltung zu Veranstaltung) ändern. Im Allgemeinen können Sie jedoch davon ausgehen, dass diese Personen Gäste einladen, für die Veranstaltung werben und eine Eintrittskarte erwerben.
Wie bei allen Freiwilligen benötigt ein Ausrichtungskomitee jedoch normalerweise eine Richtung, um Ihre organisatorischen Ziele am besten zu erreichen. Hier sind ein paar Tipps für die Leitung eines Gastgeberkomitees, um Ihre nächste Bash zu einem Knaller zu machen.
1. Wählen Sie mit Bedacht aus
Gute Mitglieder des Gastgeberkomitees sollten zwei Schlüsselmerkmale haben: Sie sollten einen großen, einflussreichen Kontaktkreis haben und keine Angst haben, auf sie zuzugehen.
Um dies jedoch am effektivsten zu erreichen, sollten diese Komiteemitglieder bereits Erfahrung mit Ihrer Organisation haben und mit der von Ihnen geleisteten Arbeit vertraut sein. Auf diese Weise können sie mit potenziellen Gebern mit mehr Autorität sprechen und aus eigener Erfahrung sprechen, was immer effektiver ist. Überprüfen Sie in diesem Sinne Ihre Spenderlisten und die Liste der freiwilligen Helfer, um festzustellen, wer möglicherweise zu Ihnen passt.
Wenn Sie darüber hinaus Hilfe benötigen, z. B. bei der Planung der Veranstaltungslogistik, wählen Sie Ausschussmitglieder, die nachweislich bei anderen Veranstaltungen, die Ihre Organisation organisiert hat, auftauchen und ihre Arbeit effektiv erledigen können.
Da ich der einzige engagierte Spendenbeschaffer in meiner derzeitigen Organisation bin, ziehe ich nur Mitglieder des Gastgeberkomitees von meiner Liste der wichtigsten Spender und Interessenten. Auf diese Weise kann ich die Veranstaltung planen und gleichzeitig Spender gewinnen.
Als ich bei einer größeren Organisation war, die mehr Pressearbeit zu unseren Veranstaltungen leistete, versuchten wir jedoch, Prominente in unser Gastgeberkomitee aufzunehmen. Sie waren normalerweise nicht in der Lage zu helfen (und nahmen manchmal nicht einmal daran teil!), Aber es erregte die Aufmerksamkeit der Gesellschaft und der Unterhaltungsautoren, die dann über die Veranstaltung berichteten.
2. Machen Sie sich die Pflichten klar
Die Herausforderung bei vielen ehrenamtlichen Tätigkeiten besteht darin, dass es nur wenige konkrete Erwartungen oder Möglichkeiten gibt, um die Menschen zur Rechenschaft zu ziehen.
Während Sie sich sicherlich daran erinnern müssen, dass Freiwillige ihre Aufgaben aus der Güte ihres eigenen Herzens erfüllen, bevorzugen die meisten Freiwilligen, die ich kenne, klare Anweisungen und Richtlinien darüber, was für die Durchführung der Veranstaltung am hilfreichsten ist. Ich mag es, für jede Veranstaltung, die ich mache, eine „Stellenbeschreibung“ zu erstellen, in der die Verantwortlichkeiten der Mitglieder des Ausrichtungskomitees dargelegt werden - damit sie wissen, was sie zu erwarten haben, kann ich sie auf dem Laufenden halten, und wir bleiben alle auf der gleichen Seite.
Was diese Aufgaben angeht, können die Ausrichterkomitees alles tun, von der Beschaffung von Lebensmitteln über das Entwerfen von Einladungen bis hin zu großen Spenden. Finde einfach heraus, was du brauchst und frage in deiner Beschreibung nach.
Die beste Beschreibung, die ich bisher gesehen habe, stammt von Equality Hawaii, das nicht nur die Aufgaben des Gastgeberkomitees festlegt, sondern auch ein Spendenformular enthält, das es Freiwilligen erleichtert, das Geschenk beizusteuern, das für die Mitgliedschaft im Gastgeberkomitee erforderlich ist. Diese Art von Vereinbarung ist nicht für jede Organisation geeignet, aber eine großartige Inspiration für eine wachsende gemeinnützige Organisation.
3. Danke sagen
Die ersten Personen, die Sie am Tag nach Ihrer Veranstaltung anrufen, per E-Mail senden oder schreiben, sollten Ihr Gastgeberkomitee sein. Tatsächlich spreche ich, sobald ich mein Gastgeberkomitee bestätige, Dankeskarten an, sodass ich am Morgen nach der Soiree eine Sache weniger zu tun habe.
Sie möchten auch einen Einblick in den Ablauf der Veranstaltung erhalten - wenn Sie beim nächsten Mal etwas besseres tun können, wenn einer der Gäste Interesse daran hat, sich stärker in die Organisation einzubringen, und wenn sie sich insgesamt amüsiert haben. Diese wertvollen Informationen können sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen in Zukunft effektiver sind und dass Ihre Organisation neue Möglichkeiten nutzen kann.
Am wichtigsten ist, dass Sie Ihren Freiwilligen versichern möchten, dass Sie es aufrichtig schätzen, wenn sie Ihnen so viel Zeit und Geld widmen.
Glückliche Freiwillige - besonders gut vernetzte und potenziell wohlhabende glückliche Freiwillige - sind vielleicht die beste Ressource, die Sie als kleine gemeinnützige Organisation haben können. Wenn Sie sie mit Bedacht und gut behandeln, erhalten Sie nicht nur die Hilfe, die Sie für die Planung und Durchführung einer großartigen Veranstaltung benötigen, sondern können auch Ihr Fundraising auf die nächste Stufe heben.