Haben Sie schon einmal am späten Nachmittag dieses Gefühl der Angst erlebt, als Sie sich die bisher geleistete Arbeit angesehen und sich gefragt haben: „Warum dauert das so viel länger als es sollte?“ Dann, wenn der Tag gerade zu Ende ist Ein oder zwei Stunden später sind Sie verblüfft, dass Sie es nicht produktiver ausgegeben haben. Ich war dort. An manchen Tagen hatte ich das Gefühl, ich hätte so hart gearbeitet, aber nur sehr wenig getan.
Dann traf es mich eines Tages: Es gibt einen großen Unterschied zwischen beschäftigt und produktiv zu sein. Ja, ja, das haben wir alle schon gehört. Aber haben Sie wirklich darüber nachgedacht und nachgedacht, wie oft Sie den ganzen Tag an Ihrem Computer sitzen, aber am Ende nicht viel zu zeigen haben?
Ja? Hier sind die häufigsten Gründe, warum Ihnen dies (immer wieder) passiert:
Problem 1: Sie haben zu viele Prioritäten festgelegt
Wer hat nicht auf „Wie geht es dir?“ Mit „Beschäftigt!“ Geantwortet? Es ist nicht so sehr ein Mangel an Prioritäten (was häufiger zu Müßiggang führt), sondern zu viele von ihnen. Wenn Sie den gleichen Schwerpunkt auf Arbeit, Familienleben, Mittagessen, Training, Abhängen mit Freunden, Freiwilligenarbeit, Aktualisierung Ihrer Social-Media-Profile und morgendliches Lesen von drei Zeitungen legen, beginnen Sie am Ende viele Projekte und beenden nur sehr wenige.
Lösung: Schneiden Sie Ihre Liste
Das Wort „Priorität“ impliziert, dass Sie entschieden haben, dass etwas wichtiger ist als alles andere. Übersetzung: Sie können nicht 20 „Prioritäten“ festlegen. Wenn Sie nur drei oder vier wichtige Elemente auf Ihrer Liste haben, können Sie viel mehr erreichen. Sie werden feststellen, dass die Produktivität daran gemessen wird, wie viel echte Arbeit Sie an einigen Projekten leisten, und nicht daran, wie viel oberflächliche Fortschritte bei vielen erzielt werden. Haben Sie Probleme zu identifizieren, was Sie zuerst setzen sollten? Dieser Artikel ist ein guter Ausgangspunkt.
Problem 2: Sie versuchen, in alle Besprechungen zu passen
Laufen Sie immer zu spät und ändern Sie die Besprechungszeiten (oder stornieren Sie sie insgesamt!) In letzter Minute? Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie zu viel Geld aufwenden und versuchen, es auszugleichen, indem Sie Engagements in realistische Zeitfenster einteilen. Sie wissen, was ich meine: Buchen Sie drei aufeinanderfolgende Statusmeetings mit jeweils nur fünf Minuten Abstand, auch wenn die Konversationen überlaufen können und Sie von einem Ende des Büros zum anderen wechseln. Es scheint, als würden Sie das Beste aus Ihrer Zeit machen, aber am Ende sind Sie so beschäftigt, dass Sie wertvolle Gelegenheiten verpassen, ein Projekt tatsächlich voranzutreiben.
Lösung: Sagen Sie mehr "Nein"
Der erste Schritt besteht darin, zu erkennen, dass „Nein“ nicht das Schlimmste ist, was Sie sagen können. Tatsächlich macht "Ja, ich werde da sein" gefolgt von "Entschuldigung, ich bin 20 Minuten zu spät dran!" Tatsächlich einen schlechteren Eindruck. Wenn Sie Ihren ganzen Tag damit verbringen, von einem Meeting zum nächsten zu schlurfen und dann Zeit für Entschuldigungen und Erklärungen zu verschwenden, werden Sie den Nachmittag erschöpft beenden und das Gefühl haben, nicht alles erreicht zu haben, was Sie sich vorgenommen haben.
Seien Sie ehrlich zu sich selbst in Bezug auf Termine, den Zeitaufwand, die Art und Weise, in die Ihre Fähigkeiten passen, und ähnliche Details, um zu bestimmen, wofür Sie Ihre Zeit verwenden sollten. Sie werden lernen, strategisch Ja zu sagen, anstatt zu allem Ja zu sagen.
Problem 3: Sie werden ständig vom Internet abgelenkt
Wie lange ist es her, dass Sie Ihre E-Mails oder Facebook überprüft haben? Seien Sie ehrlich: Sind diese Websites in dieser Sekunde in einem anderen Tab geöffnet? Tatsächlich hat eine durchschnittliche Person fünf Social-Media-Konten und verbringt jeden Tag fast zwei Stunden in diesen Netzwerken. Angesichts der Tatsache, dass die meisten Menschen achtstündig arbeiten, ist das fast ein Viertel Ihres Tages!
Lösung: Üben Sie die Selbstkontrolle (oder installieren Sie Apps realistischer, um die Nutzung einzudämmen)
Der ultimative Weg, sich vor Online-Ablenkungen zu schützen, ist das Üben der Selbstkontrolle. Wenn Ihr Job nicht erfordert, dass Sie ständig per E-Mail erreichbar sind, legen Sie einen festgelegten Zeitpunkt für die Überprüfung fest, vorzugsweise nicht während Ihrer „goldenen Stunden“. Für mich ist dies der Nachmittag, an dem ich anfange, müde vom Schreiben zu werden und zu kämpfen Bleib motiviert. In diesem Moment verbringe ich ungefähr 30 Minuten damit, unwichtige E-Mails zu beantworten, die ich zuvor ignoriert habe, meine sozialen Newsfeeds aufzufrischen und ein paar Blog-Posts zu lesen.
Natürlich möchte ich an manchen Tagen einfach nur per E-Mail auf Facebook nachsehen und nichts anderes tun. Zu diesem Zeitpunkt verwende ich ein Sperrsystem, das den Zugriff auf bestimmte Websites zu festgelegten Tageszeiten verhindert. Ich mag das Browser-Plugin Focus, aber es gibt unzählige andere kostenlose und kostenpflichtige Blockiersysteme, die den Trick machen.
Problem 4: Sie sind Multi-Tasking
Das Wechseln zwischen Aufgaben, das Starren auf lange Aufgabenlisten und der Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, führen zu einem geschäftigen Leben. Es ist schwierig, etwas zu erledigen, wenn Sie versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Wenn so viel um dich herum passiert, ist es kein Wunder, dass du das Gefühl hast, zu ertrinken.
Lösung: Versuchen Sie eine andere Strategie
Während es am Frontend einige Minuten länger dauert, führt die gezielte und klare Bearbeitung jeder Aufgabe zu einem besseren Endprodukt. Wann immer Sie versucht sind, zu einer anderen Aufgabe überzugehen, fragen Sie sich: Ist es eine gute Idee, jetzt den Modus zu wechseln? Muss ich eine Pause machen? Oder bin ich gerade in der Zone und lasse mich einfach von meiner ständig wachsenden Aufgabenliste ablenken?
Wenn man bedenkt, was wir über Multi-Tasking-Zeitverlust wissen, ist es wahrscheinlich besser, eine Produktivitätsmethode wie die Pomodoro-Technik oder die Aktionsmethode zu testen, wenn Sie das Gefühl haben, viele verschiedene Dinge in nur wenigen Stunden erledigen zu müssen.
Problem 5: Sie erwarten, dass Produktivität einfach passiert
Entschuldigung, aber so einfach ist das nicht. An die Arbeit zu gehen und produktiv zu sein, scheint fälschlicherweise als Synonyme identifiziert zu werden. Die Leute gehen davon aus, dass sie sich beim Betreten der Tür magisch motiviert fühlen, Dinge zu erledigen.
Lösung: Finden Sie ein System, das für Sie funktioniert
Es gibt mehr als eine Möglichkeit, eine Aufgabenliste zu organisieren. Sogar verschiedene Terminplanungs-Apps haben unterschiedliche Zwecke (auch wenn es nicht die effizienteste Methode ist, alle Projekte mit Wunderlist aufzuschreiben).
Um herauszufinden, ob ein neues System funktioniert, führen Sie ein Produktivitätsjournal, in dem Sie die Tageszeit, zu der Sie am besten gearbeitet haben, die Erledigung Ihrer verschiedenen Aufgaben und Ihr Gefühl beim Verlassen des Büros protokollieren. Mit der Zeit können Sie zurückblicken, Muster finden und feststellen, wo Verbesserungen erforderlich sind. Es gibt so viele Systeme und Apps, dass es nur eines für Sie geben muss. Ganz gleich, ob Sie Umgebungsgeräusche mit geräuschdämpfenden Kopfhörern oder mit mehreren Browser-Add-Ons abspielen möchten.
Produktivität ist nur so gut wie der Aufwand, den Sie dafür bereit sind. Aber wie Basketballtrainer John Wooden sagt: „Verwechseln Sie Aktivität nicht mit Leistung.“ Wenn Sie sich bemühen, ein produktiveres Individuum zu werden, denken Sie an das Endziel: Sie müssen Zeit und Mühe investieren, um alles zu erreichen Tipps und Tricks, die Sie hören, arbeiten für Sie.
