Es ist möglich, eine Aufgabenliste zu haben, die Sie anregt, Ihnen hilft, Prioritäten für Ihren Tag zu setzen und Sie dazu motiviert, auch nach diesen unvermeidlichen Ablenkungen oder Rückschlägen weiter voranzukommen. Doch so viele Leute, die Listen aufschreiben, sind nicht in der Lage, bis 18 Uhr alles abzusprechen.
Und das liegt hauptsächlich daran, dass sie ihre Listen nicht korrekt erstellen. Tatsächlich töten viele Menschen gewöhnlich ihre eigene Produktivität.
Wenn Sie sich einer der folgenden Dinge schuldig gemacht haben, spreche ich möglicherweise mit Ihnen.
1. Sie nehmen sich Zeit für Energie-Vampire
Auch wenn Sie diesen Satz noch nie gehört haben, wissen Sie, wer diese Leute sind: Sie schöpfen Ihre Energie aus, indem sie sich ausschließlich auf sich selbst und nicht auf das Wohl des Teams konzentrieren. Ihre Zeit und Ihre Prioritäten werden nicht einmal auf dem Radar registriert. Und aus irgendeinem Grund schickt diese Person Ihnen ständig eine E-Mail, um Ihnen zu helfen. Meistens handelt es sich dabei um eine zeitaufwändige Aufgabe, die auf Ihrer To-Do-Liste landet (obwohl Sie keinen Nutzen daraus ziehen).
Die Lösung
Einfach. Wenn es sich nicht um eine dringende, das Unternehmen verändernde Angelegenheit handelt, können Sie sich höflich mit einem einfachen "Ich bin jetzt unter einer engen Frist und kann diese Woche leider nicht aushelfen." Warum das nicht auf deinen Teller gehört: „Ich arbeite gerade daran. Wenn dies dringend ist, kann ich meinen Vorgesetzten anrufen und ihn fragen, wie ich Prioritäten setzen soll. “
2. Sie listen Artikel auf, die unklar sind
Einfach ausgedrückt, sollte ein Element auf Ihrer Liste, das nicht als Aktion aufgeführt werden kann, nicht vorhanden sein. Dies umfasst sowohl vage Aufgaben (Antworten zum Projekt) als auch mehrstufige Aufgaben (Starten einer neuen Zeile). Sie sind entweder festgefahren, um sich zu erinnern, auf welches Projekt Sie antworten wollten, oder sind überfordert, wenn Sie die Möglichkeit haben, an einem Nachmittag eine neue Linie zu eröffnen.
Die Lösung
Verwenden Sie stattdessen klare Ausdrücke für die Elemente in Ihrer Liste. Verwenden Sie immer mehr Details, als Sie für nötig halten. Denn um 16 Uhr sind Ihre Gedanken um 9 Uhr möglicherweise eine ferne Erinnerung. Und wenn es um diese größeren Gegenstände geht, zerlegen Sie sie in kleinere Schritte. Tatsächlich könnte ein Element auf Ihrer Liste "Entwurf eines Zeitplans für den Start einer neuen Produktlinie" lauten. Dieser Zeitplan wird dann zu den kleineren Aktionselementen, die Sie jede Woche auf Ihre Liste setzen können.
3. Sie laden Ihre Liste mit zu vielen Artikeln
Wenn Ihre Liste idealistischer ist als das, was Sie realistisch erreichen können, bereiten Sie sich auf ein Scheitern vor und verhindern, dass Sie das Gefühl haben, am Ende des Tages erfolgreich zu sein. Plus, wenn Sie zu viele Dinge aufschreiben, werden Sie es wahrscheinlich zu entmutigend finden. Sie werden nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, und Sie werden die Wahrscheinlichkeit des Aufschiebens erhöhen.
Die Lösung
Belle Beth Cooper, Content Crafter bei Buffer, gab Jeff Haden von Inc. die folgenden Tipps zur Überarbeitung Ihrer To-Do-Liste:
Wie bestimmen Sie, was am wichtigsten ist? Es sind in der Regel sowohl messbare als auch generative Aktivitäten, dh wenn diese abgeschlossen sind, wird das gesamte Projekt, Team oder Unternehmen auf die Erreichung der Ziele ausgerichtet.
4. Sie dürfen keine Pausen einplanen
Sicher, in einer idealen Welt könnten Sie um 9 Uhr morgens ins Büro kommen und bis 18 Uhr ununterbrochen arbeiten. Aber dies ist keine ideale Welt, und Sie werden unterbrochen, hungrig und nervös, wenn Sie stundenlang sitzen.
Die Lösung
Dies kann ein Spaziergang (mein persönlicher Favorit), ein Essen oder Trinken oder der Besuch einer nützlichen oder inspirierenden Website sein. Brauchen Sie Ideen? Diese Liste enthält 55 nützliche und inspirierende Websites, die sich perfekt für eine kurze Arbeitspause eignen.
5. Sie lassen sich keinen Pufferraum für Unterbrechungen
Sie haben sich viel Mühe gegeben, um Ihre Prioritäten zu verstehen und aufzuschreiben. Aber dann wirst du abgelenkt. Per E-Mail, von Ihrem Kollegen, durch aktuelle Nachrichten - die Liste geht weiter und weiter. Trotz all Ihrer harten Arbeit und Ihrer farbkodierten Referenzen sind Sie nicht auf dem Laufenden, wenn die erste dringende Nachricht in Ihrem Posteingang eingeht.
Die Lösung
Lassen Sie jeden Tag ein paar Lücken in Ihrem Zeitplan, in denen Sie nichts planen. Dies gibt Ihnen Spielräume, um in diesen unerwarteten Momenten zu arbeiten. Worst-Case-Szenario? Nichts Dringendes taucht auf und Sie beenden Ihren Tag frühzeitig.
Darüber hinaus können Sie viele Unterbrechungen vermeiden, indem Sie proaktiv vorgehen: Machen Sie Ihren Status bei internen Chats "besetzt", stellen Sie Ihr Telefon so ein, dass es direkt auf Voicemail umschaltet, und passen Sie Ihre E-Mail-Einstellungen so an, dass Sie nur benachrichtigt werden, wenn bestimmte Personen eine Nachricht an Sie senden . (So geht's in Google Mail und Outlook.)
Es gibt keinen richtigen Weg, eine Aufgabenliste zu erstellen, aber die Art und Weise, wie Sie sich Ihrer nähern, kann Ihren Tag entweder verlängern oder verkürzen. Egal, was Sie verwenden - eine App, Ihren Computer, altmodischen Stift und Papier - vermeiden Sie diese fünf Produktivitätsmörder, und Sie werden die richtigen Dinge rechtzeitig erledigen.
