Ich weiß nichts über dich, aber manchmal wache ich auf und habe das Gefühl, ich verbringe meinen Tag damit, nicht in meinem Posteingang zu ertrinken. Offensichtlich ist dies kein Problem, dem nur ich gegenüberstehe. Fast jeder Fachmann, den ich kenne, tut sich schwer damit, seine oder ihre Botschaften durchzusetzen.
Es gibt jedoch einige gute Neuigkeiten: Es gibt definitiv Möglichkeiten, Ihren Posteingang übersichtlicher zu gestalten - und einige davon habe ich direkt an die Experten weitergeleitet. Im Folgenden sind die Gewohnheiten aufgeführt, mit denen fünf der meistbeschäftigten Menschen der Welt ihre E-Mails erobern. Sehen Sie, mit welchen Sie beginnen können, um Ihre Strategie zu verbessern.
1. Sie reagieren schnell
Eric Schmidt, der Executive Chairman von Google, hat einige scheinbar unerklärliche Ratschläge: Reagieren Sie schnell auf E-Mails in Ihrem Posteingang. Er erklärt seine Gründe dafür auf VentureBeat :
Es gibt Leute, auf die man sich verlassen kann, um schnell auf E-Mails zu antworten, und solche, die es nicht können. Bemühen Sie sich, einer der ersteren zu sein. Die meisten der besten und meistbeschäftigten Personen, die wir kennen, reagieren schnell auf ihre E-Mails, nicht nur an uns oder an einige ausgewählte Absender, sondern an alle.
Sie müssen nicht unbedingt innerhalb von drei Minuten nach dem Erscheinen in Ihrem Posteingang auf jede E-Mail antworten. Notieren Sie sich jedoch, wie lange Sie wirklich brauchen würden. Wenn Sie der Meinung sind, dass eine Nachricht nur eine Antwort von 30 Sekunden oder zwei Wörtern benötigt, beantworten Sie sie einfach, während Sie sie lesen. Wenn eine längere Antwort erforderlich ist, senden Sie eine kurze E-Mail, um die Person darüber zu informieren, dass Sie sie gesehen haben und wann Sie antworten werden. Sie werden sofort eine gewisse Anerkennung für Ihren Respekt und Ihre Aufmerksamkeit erhalten.
2. Sie machen E-Mail Spaß
Randi Zuckerberg, der frühere Gründer von Facebook und Medienunternehmen, hat einige E-Mail-Ratschläge, die Sie dazu bringen werden, die Chips und Guacamole auszubrechen: Machen Sie mit einigen Ihrer Kollegen oder Freunde eine Inbox-Clearing-Party.
Bringen Sie den Wein raus, erstellen Sie eine großartige Wiedergabeliste, erzählen Sie, wie sehr Sie es hassen, in E-Mails zu ertrinken - und konzentrieren Sie sich in den nächsten Stunden darauf, so viele Nachrichten wie möglich zu löschen, während Sie lustige Nachrichten oder entdeckte Pro-Tipps teilen nach dem Weg.
Das Durchsuchen Ihres Posteingangs muss nicht in Ruhe im Büro erfolgen. Es kann tatsächlich eine seltsam kollektive Erfahrung sein, die Sie und Ihre Kollegen möglicherweise zusammenbringt (denn wer mag es nicht, E-Mails zu hassen?).
Oh, und natürlich lassen Sie den Alkohol aus, wenn Sie tatsächlich vorhaben, auf Nachrichten zu antworten und sie nicht einfach in den Papierkorb zu werfen. Oder nehmen Sie den Rat von Jen Dziura an und schreiben Sie einige Ihrer schwierigeren E-Mails, während Sie angeheitert sind. Speichern Sie sie dann als Entwürfe und lesen Sie sie am nächsten Tag durch, bevor Sie tatsächlich auf "Senden" klicken.
3. Sie planen eine Zeit ohne E-Mail
Nehmen Sie eine Seite aus dem Spielbuch eines der führenden Persönlichkeiten der freien Welt, Barack Obama: Ihre persönliche Zeit ist heilig. Geben Sie sie also nicht für immer für die Suche nach Posteingang Null aus. Wie von 99U berichtet:
Der Präsident hat drei unbestreitbare Momente in seinem Terminkalender: das morgendliche Training, das Abendessen mit seinen Töchtern und die Nacht nach dem Einschlafen seiner Familie.
Auch wenn es außerhalb der Geschäftszeiten einfach erscheint, nur eine weitere E-Mail einzugeben, sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, Nein zu sagen. Es gibt immer E-Mails, die beantwortet werden müssen, und Personen, die behaupten, dass ihre Nachrichten dringend oder wichtig sind. Das Zeichnen dieser Linie bedeutet, dass Sie produktiver sind, wenn Sie tatsächlich zur Sache kommen müssen.
4. Sie benutzen es, um sich zu organisieren
Obwohl ich nicht unbedingt empfehlen würde, Ihren Posteingang als Ihre Aufgabenliste zu verwenden, hat LearnVest-Gründerin Alexa von Tobel eine Ausnahme von dieser Regel, die sie mit Lifehacker geteilt hat:
Ich habe auch die Angewohnheit, mir Notizen per E-Mail zu schicken, da ich in meinem Posteingang wohne. In den Sonntagnächten setze ich mich und mache Listen von allem, was in der nächsten Woche passieren muss. Ich schieße mir eine E-Mail, damit ich leichter schlafen kann (die Aufgaben gehen mir aus dem Kopf), und ich kann sicher sein, dass die Liste in der Früh auf mich wartet.
Indem Sie Ihre To-Do-Liste erstellen, wenn Sie noch alles im Kopf haben (anstatt morgens, wenn Sie müde oder benommen sind), haben Sie einen weiteren Teil Ihres Tages frei, um für tatsächliche Projekte zu arbeiten, anstatt zu planen, was Sie tun. Ich werde es tun.
5. Sie haben morgens einen Vorsprung
Zahlreiche vielbeschäftigte Personen, wie Tim Armstrong, CEO von AOL, und Jayne-Anne Gadhia, CEO von Virgin Money, beginnen ihre Tage mit dem Durchsuchen ihrer Posteingänge. Gadhia hat gute Gründe dafür:
Als erstes schaue ich mir meine E-Mails an und beantworte alle offenen Fragen. Ich kann es nicht ertragen, etwas nicht getan zu haben!
Natürlich müssen Sie den ganzen Tag über Zeit mit dem Durchsuchen von E-Mails verbringen, aber ein Vorsprung könnte Ihnen die Arbeit erleichtern und Sie darauf aufmerksam machen, was Sie tun müssen, sobald Sie im Büro sind.
Es gibt einen Grund, warum viele dieser sehr beschäftigten Leute so erfolgreich sind und ein bisschen E-Mail-Produktivitätstipp hier und da nie weh tut!
