Ich liebe es zu schreiben und ich liebe alle "Regeln", die damit einhergehen. Und während es für die meisten Leute ein bisschen schwierig ist, meine Tweets und Facebook-Posts zu kopieren, bevor ich sie der Welt teile, gibt es meiner Meinung nach ein paar Schreibregeln, die wir alle befolgen sollten - besonders bei der Arbeit.
Aber viele von uns (ich eingeschlossen) brechen sie täglich, oft ohne es zu merken. Und obwohl perfekte Prosa nicht in jedem Büro oder jeder Branche von größter Bedeutung ist, gibt es wahrscheinlich jemanden - einen Kollegen, einen Kunden oder Ihren Chef -, der Ihr Schreiben bemerkt und, noch schlimmer, Ihre Professionalität darauf basierend beurteilt .
Bevor Sie eine weitere E-Mail verfassen, notieren Sie sich die häufigsten Schreibfehler am Arbeitsplatz und befolgen Sie diese Anleitung, um sie zu vermeiden.
1. Zu beiläufig schreiben
Beispiel: Danke für dein Feedback, Joe! Werde morgen f / u.
Ich habe das Glück, in einer ziemlich ungezwungenen Umgebung zu arbeiten - einer, in der wir Flip-Flops tragen können, um zu arbeiten und auf lächerliche Weise Fotoshopping-Schnappschüsse von den Gesichtern des anderen zu verschicken.
Aber diese Lässigkeit ist nicht die Norm für jedes Büro, was bedeutet, dass es am besten ist, in Ihrem professionellen Schreiben mehr formal als frivol zu sein. Das bedeutet natürlich, Abkürzungen und Slang zu umgehen, aber auch, vollständige Sätze zu schreiben, die richtige Schreibweise zu verwenden und Spitznamen zu vermeiden. Es kann vorkommen, dass Sie es sich bequem machen, mit dem Empfänger Ihrer Nachricht ungezwungener zu sprechen. In der Geschäftswelt ist es jedoch immer besser, auf Nummer sicher (und professionell) zu gehen als zu entschuldigen.
2. Verwenden von Passive Voice anstelle von Active
Beispiel: Das angehängte Dokument wurde vom Team empfangen.
Lassen Sie uns dies zunächst aus dem Weg räumen: Passive Stimme - das heißt, wenn der Empfänger einer Handlung Gegenstand des Satzes ist (in diesem Fall das Dokument) - ist grammatikalisch nicht falsch. Passiv formulierte Sätze wirken jedoch oft unangenehm oder unnötig vage. Die aktive Stimme ist in der Regel direkter und klarer, wenn der Handelnde Gegenstand des Satzes ist. Es klingt auch autoritärer und kann eine bessere Möglichkeit sein, Eigenverantwortung oder Verantwortung für das zu zeigen, was Sie getan haben. ("Ich habe dem Kunden 5.000 US-Dollar gespart" zeigt Ihre Leistung viel besser als "5.000 US-Dollar wurden gespart".)
3. Übermäßige Verwendung von Ausrufezeichen
Beispiel: Hi Bob! Ich hoffe du hattest ein wunderbares Wochenende! Ich möchte den Bericht zum ersten Quartal weiterverfolgen und habe gehofft, dass Sie mir den neuesten Entwurf zusenden können - aber keine Eile! :-)
Ich verstehe definitiv die Gründe, warum die Leute im professionellen Schreiben ausrufezeichenglücklich werden. Es kann leicht sein, den Ton oder die Emotionen hinter einer E-Mail falsch zu interpretieren, wenn dies nicht zu offensichtlichen Temperamenten führt, und die Leute schreiben oft mit Ausrufezeichen, um zu zeigen, dass sie freundlich sind. Aber die Wahrheit ist, es ist einfach nicht professionell - und schlimmer, es kann als jugendlich rüberkommen. (Gleiches gilt für Emoticons - ein Smiley wird Ihren Standpunkt niemals auf intelligent klingende Weise vermitteln.)
Denken Sie daran, dass Ausrufezeichen Hervorhebungen darstellen sollen und ihre Bedeutung verlieren, wenn sie übermäßig verwendet werden. Verwenden Sie sie sparsam und im Zweifelsfall gar nicht.
4. Schreiben von vagen Betreffzeilen
Beispiel: Betreff: Dienstag; Körper: Ich brauche den Q1-Bericht, der bis nächsten Dienstag geliefert wird.
Der Betreff Ihrer E-Mail sollte eine kurze Zusammenfassung dessen sein, was sich im Körper befindet. Dies ist ein sehr einfaches Konzept, das überraschenderweise von der großen Mehrheit der Arbeitswelt noch nicht verstanden wurde. Wenn die meisten von uns jedoch mehr als 200 E-Mails pro Tag erhalten und häufig einen überfüllten Posteingang nach den gesuchten Themen durchsuchen müssen, kann es ein besonders ärgerlicher Schreibfehler sein, wenn Ihre Betreffzeilen vage bleiben.
Bei jeder professionellen Kommunikation ist es Ihr Ziel, so schnell wie möglich Klarheit zu schaffen - und in E-Mails beginnt dies mit Ihrer Betreffzeile. Im obigen Beispiel wäre "Q1-Bericht: Fällig am nächsten Dienstag" viel klarer als "Dienstag".
5. Jargon-Happy werden
Beispiel: Können Sie die FS-Nummern abrufen und überprüfen, ob sie mit unserer STH-Anzahl übereinstimmen?
Während Sie vielleicht denken, dass Sie durch die Verwendung von Schlagworten aus der Industrie oder von Unternehmen professionell und sachkundig klingen, wird Ihr Zweck dadurch zunichte gemacht, wenn niemand verstehen kann, was Sie sagen. Denken Sie daran, auch wenn Sie glauben, dass Ihr direkter Empfänger weiß, wovon Sie sprechen, kann Ihre Nachricht an andere Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens weitergeleitet werden.
Die beste E-Mail oder Benachrichtigung ist eine, die Ihren Standpunkt (oder Ihre Anfrage oder Ihre Antwort) sofort deutlich macht, und Fachjargon verdeckt diesen Zweck unnötigerweise.
Ja, wir alle brechen von Zeit zu Zeit diese Regeln (hey, ich habe zu meiner Zeit so manche Smileys per E-Mail verschickt). Und in einer kurzen E-Mail in einem ungezwungenen Büro an einen engen Mitarbeiter? Fein. Aber im Allgemeinen ist es am besten, auf Nummer sicher zu gehen, professionell zu bleiben und Ihre Arbeit zu überprüfen, um diese Fehler aus Ihren schriftlichen Mitteilungen herauszuhalten.
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