Wenn Sie Dokumente elektronisch verteilen, können Sie sich nicht darauf verlassen, dass die Empfänger Word auf ihren Computern installiert haben.
Viele Menschen möchten auch keine Word-Dokumente erhalten, selbst wenn sie Word auf ihren Computern installiert haben. Das liegt daran, dass Word-Dokumente schädliche Makros enthalten können.
So verteilen Sie Dokumente am besten im PDF-Format. Adobe Acrobat ist der Goldstandard bei der PDF-Erstellung. Aber es hat einen kräftigen Preis. Wenn Sie PDF nur gelegentlich erstellen, möchten Sie wahrscheinlich nicht Acrobat erwerben.
In diesem Fall können Sie das kostenlose Add-In "Speichern als PDF" von Microsoft für Office 2007 herunterladen. Mit diesem Programm können Sie PDF-Dokumente in Word und sechs anderen Office-Anwendungen erstellen. Außerdem können Sie XPS-Dokumente erstellen. XPS ist das Flat-File-Format von Microsoft. Da PDF nicht allgemein akzeptiert wird, empfehle ich die Verteilung von Dokumenten im XPS-Format nicht.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um ein PDF in Word zu erstellen, nachdem Sie das Add-In heruntergeladen und installiert haben.
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Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche
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Klicken Sie auf Drucken
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Wählen Sie im Dialogfeld Drucken die Option PDF in der Liste der Druckeroptionen aus
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Klicken Sie auf Drucken
Das Add-In funktioniert mit Office XP.
