Delegation klingt großartig, oder? Sie möchten etwas nicht mehr tun, also schießen Sie es Ihrem Mitarbeiter, Ihrem Assistenten oder sogar Ihren Praktikanten zu.
Das ist alles großartig (wenn auch nicht leicht ungenau), aber es ist auch unmöglich, wenn Sie der Mitarbeiter, der Assistent oder der Praktikant sind. An wen können Sie Aufgaben übergeben, damit Sie sich auf die großen und wichtigen Dinge konzentrieren können?
Nun, meine Freunde, hier kommt das Delegieren nach oben ins Spiel. Das Delegieren nach oben bedeutet, die Arbeit an die Personen um Sie herum und darüber zu übergeben. Ich wette du denkst, es gibt keine Möglichkeit damit durchzukommen. Aber hören Sie mir zu, es gibt legitime Gründe für eine Delegation. Also lies weiter, lösche die langweiligen Aufgaben von deinem Schreibtisch und versenke deine Zähne in etwas viel Fleischigeres.
1. Delegieren an Ihren Chef (an Delegieren)
Oh, Sie sind mehr als bereit, das zu tun, worum Sie gebeten werden. Sie würden gerne vier Tage damit verbringen, alte Rechnungen einzureichen. Sie haben sich jedoch Ihren Entwicklungsplan angesehen, und wenn Sie in diesem Quartal den gesamten erforderlichen Umfang abdecken möchten, müssen möglicherweise einige der grundlegenderen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, auf das Team aufgeteilt werden.
Der Schlüssel hier ist, sich nicht über Ihre mühsame Arbeit zu beschweren und dann zu sagen: „Hey Ted, Sie werden künftig tatsächlich die Kundenrechnungen bearbeiten.“ Stattdessen müssen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten zusammensetzen und besprechen, wie Ihre tägliche Arbeit abläuft Pflichten tragen zu den allgemeinen Zielen des Teams bei. Anstatt anzukündigen: "Ich möchte dieses langweilige Zeug nicht mehr machen", müssen Sie sagen: "Wie möchten Sie, dass ich diese Aufgaben priorisiere?"
Vielleicht sieht er sich Ihre To-Do-Liste an und entscheidet, dass Sie lieber mehr Zeit mit A als mit B verbringen. Oder er sieht, dass Sie mehr Stunden für Verwaltungsaufgaben aufwenden, als er gedacht hat, und findet jemanden Oder vielleicht sagt er Ihnen, dass dies alles machbar scheint und er erwartet, dass Sie alles erledigen. Du wirst es nicht wissen, bis du fragst.
2. Delegieren Sie an jemanden, der für den Job besser ist
Angenommen, Sie wurden aufgefordert, ein Arbeitsblatt zu erstellen, es mit Daten zu füllen und es zu analysieren. Das ist ein verdammter Job, und er wurde auf dich abgeworfen, den armen naiven Neuling. Nun, lasst uns darüber nachdenken. Sind Sie ein Excel-Assistent? Sind Sie ein Liebhaber von Big Data? Wenn Sie diese mit Nein beantwortet haben, ist dies wahrscheinlich nicht der richtige Job für Sie. Und entscheidend ist, dass Sie nicht die richtige Person für diesen Job sind.
Sie müssen an diesem Punkt zum Spion werden und herausfinden, wer in Ihrem Team diese Art von Arbeit lieben würde (oder zumindest in der Lage sein, sie schneller und besser zu erledigen, als Sie es könnten). Bringen Sie es dann zu Ihrem Vorgesetzten. Betonen Sie, dass Sie sehr bemüht sind, hilfsbereit und professionell zu sein, und dass Sie den Auftrag gerne ausführen, dass es jedoch für das gesamte Team effizienter sein kann, sich auf die Daten zu konzentrieren, während Sie sich auf das konzentrieren, was Sie eingestellt haben zum.
3. Delegieren Sie an Technologie
Klingt ein bisschen komisch, nicht wahr? Aber ertrage es mit mir. Angenommen, Sie müssen jeden Tag als Erstes die E-Mails überprüfen, die über Nacht eingegangen sind, und sie an die entsprechenden Personen weiterleiten. Lassen Sie die Technik diesen Job übernehmen. Richten Sie Regeln basierend auf Schlüsselwörtern ein und reduzieren Sie die Zeit, die Sie für eine solche sich wiederholende Aufgabe aufwenden. (Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Artikel.)
An einem Projekt arbeiten? Verwenden Sie eine Projektmanagement-App wie Basecamp. Massen-E-Mails senden? Betrachten Sie ein Produkt wie Mailchimp. Und ich verstehe, das ist näher an der Automatisierung als an der Delegierung, aber wenn Sie am Ende des Haufens arbeiten, sind Ihre Optionen begrenzt. Durch die Übertragung von Aufgaben an die technische Abteilung können Sie möglicherweise einige der schwierigeren Aufgaben aus dem Weg räumen und sich auf diejenigen konzentrieren, mit denen Sie noch schneller rechnen können.
4. Delegieren Sie an ein besseres System
Ok, das ist dein letztes Stück. Sie haben die Aufgabe erhalten, die sonst niemand im Team haben möchte. Es ist umständlich, zeitaufwändig und genug, um vor dem Gebäude schreiend davonlaufen zu wollen. Aber warte! Es gibt Möglichkeiten, dies zu Ihrem Vorteil zu nutzen.
Sie sollten die Überaufgabe mit offenen Armen begrüßen, aber mit einem geheimen Plan im Hinterkopf - sie anzunehmen, zu rationalisieren und zurückzugeben. Dies ist Ihre Gelegenheit, Ihrem Manager zu zeigen, was Sie tun können. Indem Sie einen Job annehmen, den jeder hasst, und ihn beherrschbar (sogar unterhaltsam) machen, tun Sie dem Team einen enormen Gefallen. Und sobald es eine schnelle und einfache Aufgabe ist, werden Sie keinen solchen Kampf mehr haben, wenn Sie ihn an einen Kollegen delegieren möchten.
Delegieren ist schwer. Delegieren ist schwieriger. Aber wenn Sie einen positiven Einfluss darauf haben, warum Sie delegieren möchten, die Stärken Ihrer Kollegen ansprechen und deutlich machen können, dass es um das Wohl des Ganzen geht, dann sollte es einfacher sein, damit durchzukommen. Viel Glück!
