Nur weil die Funktion "Senden rückgängig machen" von Google kürzlich eingeführt wurde, sind Sie bei E-Mail-Fehlern noch lange nicht im Klaren. Denn wenn Sie so schnell arbeiten wie Sie, ist es nur sinnvoll, dass Sie hin und wieder ausrutschen. Auch wenn Sie ein Perfektionist sind.
In der Tat gibt es einige Dinge, die alle Fachkräfte irgendwann erledigen - in ihrer Karriere (wenn nicht einmal im Jahr). Also, anstatt in Panik zu geraten, folge einfach unserer Führung.
1. Klicken Sie auf Senden, bevor Sie gesendet werden sollen
Es ist schwierig, ruhig zu bleiben, nachdem Sie versehentlich jemandem eine halbe E-Mail gesendet haben - insbesondere, wenn Sie eine Überarbeitung geplant haben, da diese mit Tippfehlern, übermäßigen Ausrufezeichen und einigen Formulierungen gefüllt ist, die leicht falsch verstanden werden können.
In den nächsten 10 Minuten sollten Sie jedoch nicht nach E-Mail-Tracking-Apps suchen, um festzustellen, ob der Empfänger die Nachricht geöffnet hat. Beenden Sie stattdessen die ursprüngliche E-Mail schnell (Sie können sie nicht mehr mehrere Minuten lang bearbeiten) und schreiben Sie Folgendes oben:
2. Allen versehentlich antworten
Dieser Fehler tritt in zwei Szenarien auf: Erstens senden Sie etwas, das nicht vertraulich ist, aber nicht für jedermann zum Lesen bestimmt ist, z. B. eine E-Mail an Ihren Chef über die Urlaubszeit. Oder zweitens, Sie schicken der ganzen Firma einen verschneiten Kommentar über einen Kollegen, den nur ein enger Freund sehen sollte.
Versuchen Sie für das erste Szenario Folgendes:
Das auszusenden ist ein Anfang, aber Sie sind noch nicht vom Haken. Dies ist kein zufälliger Ausrutscher, der so einfach repariert werden kann. Gehen Sie auf wen auch immer zu, den Sie persönlich (oder telefonisch) beleidigt haben, und entschuldigen Sie sich - egal wie unangenehm es ist. Lesen Sie anschließend die schrittweise Anleitung, wie Sie diese Art von schwerwiegendem Arbeitsfehler beheben können.
3. Einen ungeheuerlichen Tippfehler machen
Die meisten Tippfehler erfordern keinen Nachtrag, aber wir sind alle auf diejenigen gestoßen, die einer Erklärung bedürfen. Vielleicht ändert der Tippfehler die Bedeutung dessen, was Sie tatsächlich sagen wollen. Oder vielleicht gibt es so viele, dass Sie dadurch nur ein wenig Analphabetisch aussehen.
Anstatt zu hoffen, dass Ihr Empfänger die Tippfehler als Fehler ignoriert, sagen Sie ihm:
4. E-Mail an die falsche Person
Dieser Fehler tritt erneut in zwei verschiedenen Szenarien auf. Entweder senden Sie eine unternehmensbezogene Nachricht an Kollegen Zwei anstelle von Kollegen Eins, oder Sie senden versehentlich vertrauliche Informationen an jemanden außerhalb des Unternehmens.
Für das erste Szenario schreiben Sie:
Das letztere Szenario ist natürlich viel ernster. Bevor Sie sich an den falschen Empfänger wenden, müssen Sie Ihrem Vorgesetzten mitteilen, was passiert ist, und herausfinden, wie vertraulich die von Ihnen gesendeten Informationen waren. Entschuldigen Sie sich dann, basierend auf den Anweisungen Ihres Vorgesetzten, bei der externen Partei und bitten Sie ihn höflich, Ihre Nachricht zu löschen.
Was sind andere alltägliche E-Mail-Fehler und wie können Sie sie beheben? Erzählen Sie mir davon auf Twitter?
