Egal, wie viel Zeit wir für die Optimierung unseres Posteingangs aufwenden - von der Stapelprüfung von Nachrichten bis zum Hinzufügen von Informationen -, E-Mails übernehmen unser Leben. Wenn ich mir meine Statistiken vom letzten Monat ansehe, habe ich über 10.000 E-Mails erhalten und verarbeitet (eek!). Daher war es für meine tägliche Gesundheit von entscheidender Bedeutung, den richtigen Weg zu finden, um all diese Online-Korrespondenz zu verwalten.
Es stellt sich jedoch heraus, dass der „richtige Weg“ zum Verwalten von E-Mails in hohem Maße von Ihrem persönlichen Stil abhängt. Ich habe einige der beliebtesten und erfolgreichsten Strategien zusammengefasst, damit Sie entscheiden können, welche für Sie am besten geeignet ist:
1. LIFO: Last In First Out
Diese Technik basiert darauf, das Alte mit sich selbst umgehen zu lassen. Dies ist die gängigste Methode, mit dem Posteingang umzugehen und E-Mails von oben nach unten zu lesen (auch bekannt als die zuletzt empfangene E-Mail).
Dies ist sehr bequem und intuitiv, es gibt jedoch zwei Hauptrisiken dieser Strategie. Das erste Risiko ist, dass Sie wahrscheinlich eine inkonsistente Reaktionsfähigkeit haben. An Tagen, an denen Sie viel Zeit für E-Mails haben, antworten Sie blitzschnell auf Kontakte. An Tagen, an denen Sie beschäftigt sind und in Besprechungen, häufen sich Nachrichten und werden unter neueren E-Mails begraben.
Das zweite Risiko besteht darin, dass Sie gute Gelegenheiten verpassen, weil Sie nicht rechtzeitig nachgearbeitet haben. Wenn Sie sich für diese Strategie entscheiden, aber diese Risiken mindern möchten, würde ich empfehlen, ein oder zwei Stunden pro Woche zu blockieren, während derer Sie auf den umgekehrten chronologischen Ansatz umschalten (siehe unten). Auf diese Weise können Sie alle möglicherweise wichtigen Altgeräte entfernen.
2. Chronologisch umkehren
Das Gegenteil von LIFO: In umgekehrter chronologischer Reihenfolge müssen die ältesten E-Mails zuerst bearbeitet werden. Wenn Sie Google Mail verwenden, können Sie die Sortierung Ihres Posteingangs ändern, indem Sie einfach auf den E-Mail-Zähler in der oberen rechten Ecke klicken.
Mit dieser Strategie werden Sie häufig mit schwierigeren E-Mails konfrontiert, die Sie verschoben haben, was für jeden chronischen Zauderer großartig ist. Diese Strategie hat jedoch einen Nachteil. Wenn Sie an einem Ort arbeiten, an dem Sie ständig dringende E-Mails erhalten, die wirklich sofort beantwortet werden müssen, ist es möglicherweise riskant, einen umgekehrten chronologischen Ansatz zu wählen. Wenn dies der Fall ist, können Sie diese Strategie auf jeden Fall während des eigentlichen Arbeitstages mit LIFO kombinieren.
3. Yesterbox
Die Yesterbox-Technik, die von Tony Hsieh, dem CEO von Zappos, verwendet wird, konzentriert sich auf die Verarbeitung aller E-Mails, die Sie gestern erhalten haben. Hsieh erklärt:
"Ihre tägliche" To-Do "-Liste ist einfach der E-Mail-Posteingang von gestern (daher" Yesterbox "). Das Tolle daran ist, dass Sie morgens aufstehen und genau wissen, wie viele E-Mails Sie durchlaufen müssen. Sie spüren, wie Sie jede E-Mail von gestern verarbeiten und aus Ihrem Posteingang entfernen. Und tatsächlich gibt es einen Punkt wenn Sie keine E-Mails mehr von gestern haben. Es gibt tatsächlich ein Gefühl der Vollendung, wenn Sie fertig sind, was erstaunlich ist. “
Dies ist eine großartige Strategie für alle, die das Gefühl haben, ständig in E-Mails zu ertrinken. Ich empfehle zwar, sein gesamtes Vorgehen zu lesen, aber das Beste ist auf jeden Fall, wie viel Kontrolle Sie über Ihren Posteingang wiedererlangen. Im Gegensatz zu anderen Methoden bleibt Ihr Ziel das gleiche wie am Tag zuvor und Sie werden im Laufe der Zeit feststellen, dass Sie einen besseren Überblick darüber erhalten, wie lange Sie per E-Mail durchkommen. Hast du gestern 25 E-Mails erhalten? OK, das könnte etwas mehr als eine Stunde dauern. Haben Sie einen großen Tag mit 70 eingehenden E-Mails? Sie können im Voraus planen und zusätzliche Zeit zum Verwalten des Volumes blockieren.
4. Posteingang Null
Der Begriff Inbox Zero wurde von Merlin Mann geprägt und ist eine E-Mail-Strategie, mit der das Ziel verfolgt wird, Ihren Posteingang immer zu 100% leer zu halten. Dies hat einige große Vorteile: Alles wird immer erledigt, und Sie verschwenden keine Zeit damit, eine E-Mail zum dritten Mal zu lesen, bevor Sie Maßnahmen ergreifen. Diese Strategie ist gut für Listenersteller vom Typ A (wie ich!), Die die vollständige Kontrolle über ihre Posteingänge haben möchten. Aber meiner Erfahrung nach ist es einfach, Ihren Posteingang Ihr Leben bestimmen zu lassen, wenn Sie zu weit gehen. Profi-Tipp: Koppeln Sie Inbox Zero mit Boomerang for Gmail, einer App, mit der Sie Nachrichten aus Ihrem Posteingang bis zum Datum und der Uhrzeit Ihrer Wahl ablegen können, damit Sie bei Bedarf entscheiden können, ob Sie sie tatsächlich beantworten oder später verschieben möchten.
Wenn Sie es zum ersten Mal versuchen, empfehle ich Ihnen, Lily Hermans einwöchige Herausforderung zu nutzen, um im Posteingang Null zu bleiben, bevor Sie anfangen.
Nachdem ich jede Methode ausprobiert habe, kann ich mit Sicherheit sagen, dass es bei der Auswahl einer Strategie darauf ankommt, Ihre persönlichen Vorlieben mit den Gewohnheiten abzustimmen, die Sie fördern (oder entmutigen) möchten. Möglicherweise funktioniert das Mischen und Anpassen am besten für Sie. Ich war lange bei Inbox Zero und habe festgestellt, dass sich der Stress, die letzten paar zu erledigen, nicht gelohnt hat. Aber ich bewahre meinen Posteingang unter 20 E-Mails auf, bis ich jeden Abend ins Bett gehe - gerade kurz genug, um alle auf meinem Bildschirm zu sehen und schnell zu überprüfen, ob nichts durch die Risse gefallen ist. Solange Sie kein Sklave Ihres Posteingangs sind und jeder, der etwas von Ihnen hören möchte, rechtzeitig eine Antwort erhält, wer soll das beurteilen?
