Letzten Freitag um 16.30 Uhr schaltete ich meinen Computer aus, räumte meinen Schreibtisch auf und ging nach Hause. Eines der Dinge, die ich in den Mülleimer geworfen habe, bevor ich gegangen bin, war meine To-Do-Liste für die Woche: 150 Dinge, alle abgehakt. Ich habe in dieser Woche keine einzige Nacht oder am frühen Morgen gearbeitet. Und ich hatte sogar Zeit zu Hause, um mir ein anständiges Abendessen zu machen, Freunde zu treffen, mit dem Hund spazieren zu gehen und zu viel fernzusehen.
Bevor Sie nun Annahmen über den Inhalt meiner Aufgabenliste oder die Bedeutung meines Jobs im Allgemeinen treffen, sollte ich erwähnen, dass ich in dieser Woche eine Aufforderung des Board of Directors Committee leitete, einen Zuschussvorschlag für das USDA zu erarbeiten. traf sich mit dem Executive Director einer großen Stiftung, wurde einem führenden Unternehmer von einer Microsoft-Führungskraft vorgestellt, reichte drei Zuschussvorschläge ein und erhielt meine jährliche Leistungsbeurteilung (die übrigens sehr positiv war).
Kurz gesagt, ich arbeite jede Woche viel . Wie mache ich das, ohne dass es zu einem Nervenzusammenbruch kommt - und mit der Zeit, die ich dafür habe? Hier sind ein paar Tipps.
1. Wissen, was getan werden muss
Obwohl es offensichtlich erscheint, sind die Dinge, die die Menschen am meisten belasten, normalerweise die Dinge, die sie nicht zu erwarten wussten. Um die Woche zu beginnen, lesen Sie alles, was Sie tun müssen, im Detail durch. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wissen, dass ein Vorschlag am Freitag fällig ist und es Ihre Aufgabe ist, die Erzählung zu machen, aber das Finanzteam ist für das Budget verantwortlich. Um sicherzustellen, dass das gesamte Projekt pünktlich abgeschlossen wird, fügen Sie Ihrer To-Do-Liste "Check-in mit dem Finanzteam zum Budget" hinzu.
Ich bin ziemlich agnostisch in Bezug auf Tools für Aufgabenlisten. Geschriebene Listen funktionieren für mich genauso gut wie elektronische Lösungen wie Evernote oder Asana. Aber ich habe die Regel, dass die gesamte Liste an einem Ort sein muss. Sie können alles segmentieren und neu anordnen, aber Sie sollten alles, was Sie tun müssen, auf einen Blick sehen.
2. Wissen, was zuerst erledigt werden muss
Als ich weniger erfahrene Mitarbeiter beaufsichtigt habe, stellte ich fest, dass die größte Hürde für sie darin bestand, nicht zu wissen, wie man Prioritäten setzt und ihren Tag organisiert.
Wenn zum Beispiel in der nächsten Woche ein großes Projekt anstehen würde, würden sie den Termin mit Hochdruck vorantreiben, obwohl sie zuerst Informationen von einer anderen Abteilung einholen mussten - Informationen, die wahrscheinlich alle von ihnen geleisteten Arbeiten rückgängig machen könnten hatte getan. Inzwischen gab es auch andere kleinere Projekte, bei denen sie wirklich Fortschritte hätten erzielen können.
Ihre Prioritäten können sich auch je nach Stimmung oder Zeitplan ändern. Wenn ich zum Beispiel einen besonders unkreativen Tag habe, weiß ich, dass es für mich effektiver ist, ein Datenprojekt zu priorisieren. Wenn ich den größten Teil des Tages in Besprechungen bin, beantworte ich Anrufe und E-Mails zwischen Terminen, anstatt zu versuchen, in einem so kurzen Zeitraum etwas Größeres zu starten.
Sie werden viel effektiver sein, wenn Sie mit Ihren Prioritäten und Einschränkungen arbeiten, anstatt zu versuchen, ihnen zu widerstehen.
3. Bitten Sie um Hilfe
Wenn ich durch die Arbeit in gemeinnützigen Organisationen nichts anderes gewonnen habe, habe ich gelernt, dass man nichts bekommt, wenn man nicht fragt. Niemand kann die Arbeit einer Organisation alleine erledigen. Wenn Sie nicht über die Fähigkeiten oder die Zeit verfügen, etwas effizient zu erledigen, ist es Ihre Pflicht, um Hilfe zu bitten.
Glücklicherweise kann ich, wenn ich für gemeinnützige Organisationen arbeite, normalerweise einen Freiwilligen finden, der mir bei alltäglicheren Aufgaben hilft. Wenn ich ein höheres Maß an Fachwissen benötige, ziehe ich mein Adressbuch heraus und kenne jemanden, der eine Lösung vorschlagen kann. Vor kurzem habe ich mich zum Beispiel über einen Zwischenbericht für einen Spender gequält. Wir waren mitten in einem neuen Programm, und obwohl ich wusste, dass wir viel getan hatten, wusste ich nicht, wie ich das im Berichtsformular ausdrücken sollte. Also nahm ich eine meiner Kommunikations-Freundinnen mit auf einen Kaffee und sie schlug vor, den gesamten Bericht auf Kundengeschichten und deren Interpretation des neuen Programms zu konzentrieren.
Es war ein Durchbruch - einer, den ich alleine nie gehabt hätte. Der Spender hat es geliebt und mich mit seiner Kommunikationsabteilung in Kontakt gebracht, um das Programm noch bekannter zu machen. Als ich auf die Idee gekommen war, brauchte ich eine Woche, um den Bericht fertig zu stellen - genau so lange, bis ich mich mit meinem Freund getroffen hatte.
4. Schließen Sie die Schleife
Sie kennen das befriedigende Gefühl, etwas von Ihrer To-Do-Liste zu streichen? Es fühlt sich nicht nur gut an. Dies ist eine wichtige Möglichkeit, um anzuzeigen, dass Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben und nun mit etwas anderem fortfahren können.
Bevor Sie jedoch fortfahren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie irgendwo eine Aufzeichnung Ihrer erledigten Aufgaben haben, damit Sie nachverfolgen können, wenn - ähm - andere nicht so effizient sind wie Sie. Wenn ich zum Beispiel einen Zuschussvorschlag abschließe, schreibe ich immer eine Erinnerung in meinen Kalender, um in acht Wochen mit dem Geldgeber Kontakt aufzunehmen. Bis dahin werden die meisten Geldgeber ihre Entscheidungen getroffen haben, und wenn nicht, könnten sie daran interessiert sein, etwas mehr über die Organisation zu erfahren. Ebenso kann es sein, dass Ihr Chef einige Wochen lang nicht auf ein Projekt zurückkommt, wenn Sie es ihm überlassen, aber eine Aufforderung nach ein paar Tagen kann ihn veranlassen, es sich früher anzuschauen.
Ich glaube fest daran, schlauer zu arbeiten, nicht härter. Mein Job ist mir und den Menschen, denen meine Organisation dient, zu wichtig, um alles andere als das Beste zu akzeptieren. Aber ich weiß aus Erfahrung, dass es am Ende niemandem nützen wird, wenn ich mich mit mehr als 60 Stunden in der Woche herumtreibe. Effizienteres Arbeiten bedeutet bessere Ergebnisse und ein Wochenende - was könnte besser sein?
