Als Sie das letzte Mal ein größeres Projekt in Angriff genommen haben, haben Sie sich eine Frist gesetzt - und waren fast fertig damit. Das Ergebnis: Sie sind schnell fertig geworden (oder haben einen All-Nighter gezogen) und haben dann geschworen, dass Sie diese Erfahrung niemals wiederholen würden.
Während Sie die besten Absichten hatten, geschehen Dinge: Sie wurden beschäftigt oder abgelenkt oder zögerten oder vergaßen. Um jedoch beim nächsten Mal ein anderes Ergebnis zu erzielen, können Sie nicht einfach die gleichen Fristen festlegen und unterschiedliche Ergebnisse erwarten. Sie müssen so vorgehen, dass Sie tatsächlich inspiriert werden, Dinge zu erledigen.
So können Sie das machen:
1. Machen Sie sie dringend
Es ist einfach, eine Aufgabe zu verschieben, wenn Sie die ganze Zeit auf der Welt haben, um sie zu erledigen (dh eine Frist von zwei Monaten ist kein hilfreiches Ziel). Ohne ein Gefühl der Dringlichkeit können Sie sich immer wieder Aktivitäten zuwenden, die mehr Spaß machen als die Arbeit, die Sie zu erledigen haben.
Die Lösung ist einfach: Planen Sie Ihre Termine so zeitnah wie möglich. Anstatt dir einen Monat Zeit zu geben, um etwas zu tun, sag dir, dass du es in dieser Woche schaffen wirst. Sie werden während des gesamten Prozesses nicht nur motivierter bleiben, sondern wahrscheinlich auch früher an Ihrer Aufgabe arbeiten, als Sie es normalerweise tun würden.
2. Machen Sie sie persönlich
Jeder denkt anders. Sie wissen das aus erster Hand, weil es mehr als ein Treffen gab, bei dem Sie und Ihr Kollege verschiedene Lösungsansätze für ein Problem vorgeschlagen haben. Wenn Sie auf Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Vorlieben eingehen, werden Sie ein besseres System finden, als wenn Sie Termine genau wie alle anderen festlegen.
Der Produktivitätsexperte Carson Tate schlägt vor, Menschen in eine von vier Kategorien einzuteilen: Priorisierer, Planer, Arrangeure und Visualisierer. Das ideale System für jeden passt zum Namen: Priorisierer und Planer arbeiten gerne daran, wie viel Zeit jeder Teil einer Aufgabe in Anspruch nimmt, Arrangeure konzentrieren sich darauf, wie sie sich fühlen, und Visualisierer sind motiviert, wenn sie das Gesamtbild betrachten.
Anstatt also nur zu sagen: „Ich muss diese Aufgabe bis zum Ende erledigen.“ Überlegen Sie, ob die Konzentration auf die gesamte Aufgabe, Stück für Stück oder in Bezug auf den Rest Ihrer Projekte die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie sich hinsetzen und arbeite daran.
3. Machen Sie sie umsetzbar
Sie haben die besten Absichten, aber wenn Sie bei Ihren Aufgaben Lust haben, einen Berg an einem Tag zu versetzen, kann es schwierig sein, sich hinzusetzen und anzufangen. Wenn Sie Ihr Ziel kaum verfehlen können, lohnt es sich dann überhaupt?
Versuchen Sie stattdessen, Ihre Projekte in kleinere, umsetzbare Schritte zu unterteilen. Eine Möglichkeit, Ihre Aufgabe in mundgerechte Stücke zu schneiden, besteht darin, sich vorzustellen, dass Sie nur in 10-Minuten-Segmenten arbeiten könnten. Wenn "Bericht fertig stellen" den ganzen Nachmittag dauert, fragen Sie sich, was Sie in 10 Minuten tun können: Skizzieren Sie den ersten Teil, entwerfen Sie zwei oder drei Folien oder bearbeiten Sie das, was Sie bisher geschrieben haben?
Wenn Sie Probleme haben, einen ersten Schritt zu tun, können Sie mit einem 10-minütigen, umsetzbaren Block loslegen. Wenn Ihnen dieses System gefällt, können Sie es so lange fortsetzen, bis Sie fertig sind.
4. Machen Sie sie aussagekräftig
Was passiert, wenn Sie eine von Ihnen festgelegte Frist verpassen? Sagst du dir, dass es keine große Sache ist?
Wenn es keine Verantwortlichkeit gibt, gibt es keinen Grund, sich tatsächlich daran zu halten. Die Lösung hier ist, jemandem davon zu erzählen oder eine App zu verwenden (ich liebe Any.do). Schreiben Sie nicht einfach auf, dass Sie diesen Bericht bis Montag fertigstellen. Sagen Sie Ihrem Chef, dass sie ihn Anfang nächster Woche erwarten kann. Anstatt sich nur darum zu bemühen, Ihrem Teamkollegen vor dem Ende des Tages ein Feedback zu senden, senden Sie ihm eine E-Mail, um zu sagen, dass dies Ihr Ziel ist.
Wenn Sie einen externen Motivator haben, können Sie die Aufgabe nicht einfach abschieben und in Ihrem eigenen Kopf rechtfertigen.
Fristen sollen die Produktivität steigern und nicht dazu führen, dass man sich selbst verabscheut, ein Ziel setzt, es verfehlt, sich schlecht fühlt und denselben Prozess noch einmal wiederholt. Wenn Ihr System nicht für Sie funktioniert hat, versuchen Sie es mit den obigen Tipps, um sich bei Ihrer Arbeit wohler zu fühlen und mehr zu erledigen.
