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E-Mail-Regeln für Profis

Anarchie in der Praxis von Stefan Molyneux - Hörbuch (lange Version) (Februar 2025)

Anarchie in der Praxis von Stefan Molyneux - Hörbuch (lange Version) (Februar 2025)
Anonim

Während jeder jeden Monat E-Mails für mindestens einige geschäftliche Kommunikationen verwendet, verwenden einige von uns E-Mail als tägliches Werkzeug für unsere professionelle Arbeit. Wir verwenden E-Mail zur Kommunikation mit Kunden, Teamkollegen, Vorgesetzten und möglichen neuen Mitarbeitern oder möglichen neuen Arbeitgebern. Und ja, diese Leute werden uns nach unserer Fähigkeit beurteilen, eine klare und professionelle schriftliche Botschaft zu verfassen.

E-Mail-Etikette (Netiquette) gibt es seit 27 Jahren im World Wide Web. Netiquette ist eine Reihe allgemein akzeptierter Richtlinien, wie Respekt und Kompetenz in Ihrer E-Mail gezeigt werden können. Leider gibt es Menschen, die sich nie die Zeit genommen haben, um die E-Mail-Netiquette für geschäftliche Einstellungen zu erlernen. Schlimmer noch: Es gibt Menschen, die die E-Mail-Netiquette mit der lockeren und informellen Art von Textnachrichten verwechseln.

Lassen Sie nicht zu, dass eine schlecht erstellte E-Mail Ihre Glaubwürdigkeit bei einem Kunden oder einem Vorgesetzten oder einem potenziellen Arbeitgeber zerstört. Hier sind die Regeln für die E-Mail-Netiquette, die Ihnen gute Dienste leisten und Ihnen die Peinlichkeit am Arbeitsplatz ersparen.

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Geben Sie die E-Mail-Adresse als letztes vor dem Senden ein.

Dies scheint nicht intuitiv zu sein, aber dies ist eine ausgezeichnete Form. Sie warten bis zum Ende Ihres Schreibens und Korrekturlesens, bevor Sie die E-Mail-Adresse (n) zum E-Mail-Header hinzufügen. Diese Technik erspart Ihnen die Verlegenheit, dass Sie die Nachricht zu früh versehentlich senden, bevor Sie den Inhalt abgeschlossen und das Korrekturlesen abgeschlossen haben.

Dies ist besonders wichtig für längere E-Mails mit sensiblen Inhalten, z. B. das Absenden einer Bewerbung, das Beantworten einer Kundenfrage oder die Übermittlung schlechter Nachrichten an Ihr Team. In diesen Fällen erhöht das Aufschieben der E-Mail-Adresse die Sicherheit, wenn Sie für eine Weile von Ihrer E-Mail zurücktreten müssen, um Ihre Gedanken zu sammeln und Ihre Worte in Ihrem Kopf zu proben.

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten und den Inhalt als empfindlich empfinden, löschen Sie einfach die E-Mail-Adresse des Empfängers vorübergehend, bis Sie zum Senden bereit sind, und fügen Sie die Adresse dann wieder hinzu. Sie können alternativ die E-Mail-Adresse des Empfängers ausschneiden und in eine Notepad-Datei oder OneNote-Seite einfügen, die E-Mail schreiben und dann die E-Mail-Adresse wieder ausschneiden und einfügen.

Glauben Sie uns dabei: Eine leere E-Mail-Adresszeile beim Authoring erspart Ihnen eines Tages erheblichen Kummer!

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Überprüfen Sie dreimal, ob Sie die richtige Person per E-Mail senden.

Dies ist besonders wichtig, wenn Sie in einem großen Unternehmen oder in einer Regierungsabteilung arbeiten. Wenn Sie eine vertrauliche E-Mail an "Mike" oder "Heather" oder "Mohammed" senden, möchte Ihre E-Mail-Software die vollständige Adresse vorhersagbar eingeben. Beliebte Namen wie diese haben viele Ergebnisse in Ihrem Unternehmensadressbuch, und Sie könnten später versehentlich einen mürrischen Mann an Ihren Vizepräsidenten senden oder eine vertrauliche Antwort an Personen, die sich in der Buchhaltung befinden.

Dank der oben genannten Netiquette-Regel Nr. 1 haben Sie die Adressierung bis zum Ende belassen. Die E-Mail-Adresse des Empfängers sollte also dreimal überprüft werden, bevor Sie ihn abschicken.

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Vermeiden Sie "Allen antworten", insbesondere in großen Unternehmen.

Wenn Sie eine Sendung erhalten, die an Dutzende von Menschen gesendet wird, ist es ratsam, nur dem Absender zu antworten. Dies gilt insbesondere, wenn es sich um eine Firmensendung handelt, die über große Verteilerlisten verfügt.

Zum Beispiel: Der Geschäftsführer schickt dem gesamten Unternehmen eine E-Mail zum Parken im Süden, und sie bittet die Mitarbeiter, die nummerierten und zugewiesenen Stände zu respektieren, für die die Mitarbeiter zahlen. Wenn Sie auf "Allen antworten" klicken und anfangen, sich darüber zu beschweren, dass andere Mitarbeiter in Ihr persönliches Fahrzeug eingreifen und Ihre Farbe zerkratzen, können Sie Ihren beruflichen Aufstieg beeinträchtigen, indem Sie zum Unternehmensgründer werden.

Niemand möchte Nachrichten erhalten, die sich nicht auf sie beziehen. Noch mehr schätzt es niemand, sich bei der Gruppe zu beschweren oder über Ihre persönlichen Missstände zu hören, die in einem Sendeformat gesendet werden.

Vermeiden Sie diesen Fauxpas und verwenden Sie eine individuelle Antwort an den Absender als Standardaktion. Siehe auch Regel 9 unten.

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Verwenden Sie professionelle Begrüßungen anstelle von umgangssprachlichen Ausdrücken.

Der beste Weg, um eine professionelle E-Mail zu erstellen, ist eine Version der folgenden:

1. Guten Tag, Frau Chandra.2. Hallo, Projektteam und Freiwillige.3. Hallo Jennifer.4. Guten Morgen, Patrick.

Verwenden Sie auf keinen Fall Folgendes, um eine professionelle E-Mail zu erstellen:

1. Hey,2. Sup, Team!3. Hallo Jen.4. Mornin, Pat.

Umgangssprachliche Ausdrücke wie "hey", "yo", "sup" mögen Ihnen freundlich und warm erscheinen, aber sie beeinträchtigen tatsächlich Ihre Glaubwürdigkeit in einem geschäftlichen Umfeld. Sie können diese umgangssprachlichen Umstände sicherlich in Gesprächen verwenden, wenn Sie mit der anderen Person einen vertrauenswürdigen Kontakt pflegen. Es ist jedoch keine gute Idee, diese Wörter in einer geschäftlichen E-Mail zu verwenden.

Darüber hinaus ist es eine schlechte Form, Abkürzungen für die Rechtschreibung zu nehmen, wie "Morgen". Es ist eine sehr schlechte Form, den Namen einer Person zu kürzen (Jennifer -> Jen), es sei denn, diese Person hat Sie ausdrücklich darum gebeten.

Wie bei jeder intelligenten Geschäftskommunikation ist es klug, auf der einen Seite zu formal zu sein und zu zeigen, dass Sie an Etikette und Respekt glauben.

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Lesen Sie jede Nachricht Korrektur, als ob Ihr professioneller Ruf von ihr abhängt.

In der Tat lässt sich Ihr Ruf leicht durch schlechte Grammatik, schlechte Schreibweise und schlecht gewählte Wörter auflösen.

Stellen Sie sich vor, wie Ihre Professionalität einen Erfolg bringt, wenn Sie versehentlich senden. ' Sie müssen Ihre überprüfen meth Ala 'Wenn Sie wirklich sagen wollten' Sie müssen Ihre Mathematik überprüfen, Alma ' . Oder wenn du sagst ' Ich kann einen machen einschreiten Morgen "als du es meintest" Ich kann morgen ein Interview führen '.

Korrekturlesen Sie jede E-Mail, die Sie senden. tun Sie es so, als ob Ihr professioneller Ruf davon abhängt.

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Eine kurze und klare Betreffzeile bringt Wunder (und hilft Ihnen beim Lesen).

Die Betreffzeile ist sowohl ein Titel für die Kommunikation als auch eine Möglichkeit, Ihre E-Mail zusammenzufassen und zu kennzeichnen, damit sie später leicht gefunden werden kann. Es sollte den Inhalt und die gewünschte Aktion klar zusammenfassen.

Zum Beispiel ist eine Betreffzeile: "Kaffee" nicht sehr klar.

Versuchen Sie stattdessen, die Kaffeezubereitungen für Mitarbeiter zu beantworten: Ihre Antwort ist erforderlich.

Als zweites Beispiel ist die Betreffzeile 'Ihre Anfrage'ist zu vage.

Versuchen Sie stattdessen eine klarere Betreffzeile wie: 'Ihre Anfrage zum Parken: Weitere Angaben sind erforderlich. '.

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Verwenden Sie nur die beiden klassischen Schriftarten: Arial und Times Roman, mit schwarzer Tinte.

Es kann verlockend sein, Ihrer E-Mail stilvolle Schriftzeichen und Farben hinzuzufügen, um sie auffällig zu machen, aber Sie sollten besser schwarze 12-pt- oder 10-pt-Arial- oder Times-New-Roman-Zeichen verwenden. Ähnliche Varianten wie Tahoma oder Calibri sind auch in Ordnung. Wenn Sie auf einen bestimmten Ausdruck oder eine bestimmte Kugel aufmerksam machen, können rote Tinte oder fette Schrift bei der Moderation sehr hilfreich sein.

Das Problem ist, wenn Ihre E-Mails inkohärent werden unkonzentriert oder beginnen Sie, Außenseiter oder disruptive Haltung von Ihrer Seite zu vermitteln. In der Geschäftswelt wünschen sich die Menschen eine vertrauenswürdige, klare und kurze Kommunikation, nicht dekorativ und ablenkend.

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Vermeiden Sie Sarkasmus und negative / snooty Töne um jeden Preis.

E-Mails vermitteln immer nicht die Stimmlage und die Körpersprache. Was Sie für direkt und unkompliziert halten, kann tatsächlich hart und gemein wirken, sobald es in Ihre E-Mail eingefügt wird. Wenn Sie die Wörter "Bitte" und "Danke" nicht verwenden, werden negative Unterströmungen verursacht. Und was Sie als humorvoll und leicht empfinden, könnte tatsächlich als herablassend und unhöflich wirken.

Um einen respektvollen Ton und ein freundliches Auftreten in E-Mails zu vermitteln, sind Übung und viel Erfahrung erforderlich. Es ist hilfreich, wenn Sie die E-Mail vor sich selbst oder einer anderen Person laut vorlesen. Wenn etwas über die E-Mail gemein oder hart erscheint, schreiben Sie sie neu.

Wenn Sie immer noch nicht wissen, wie Sie etwas in einer E-Mail übermitteln sollen, sollten Sie ernsthaft in Betracht ziehen, das Telefon abzuholen und die Nachricht als Konversation zu übermitteln.

Denken Sie daran: E-Mail ist für immer und wenn Sie diese Nachricht gesendet haben, können Sie sie niemals zurückziehen.

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Nehmen Sie an, dass die Welt Ihre E-Mail lesen wird, planen Sie dementsprechend.

In Wahrheit ist E-Mail für immer. Es kann innerhalb von Sekunden an Hunderte von Menschen weitergeleitet werden. Es kann von Strafverfolgungsbehörden und Steuerprüfern abgerufen werden, sollte es jemals eine Untersuchung geben. Es kann sogar in die Nachrichten oder Social Media gelangen.

Dies ist eine weitreichende und beängstigende Verantwortung, die wir jedoch alle gemeinsam wahrnehmen: Was Sie in einer E-Mail schreiben, kann leicht öffentlich bekannt werden. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig aus. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie zurückgebissen werden könnten, sollten Sie ernsthaft erwägen, die Nachricht überhaupt nicht zu senden.

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Beenden Sie immer ein kurzes Dankeschön und einen Signaturblock.

Die Macht der Feinheiten wie "Danke" und "Bitte" ist unermesslich. Die zusätzliche Zeit, die Sie benötigen, um Ihren professionellen Signaturblock einzubeziehen, spricht Bände über Ihre Aufmerksamkeit für Details und die Tatsache, dass Sie den Besitz Ihrer Kommunikation übernehmen, indem Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen stempeln.

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