Wir alle wissen, dass Arbeit Arbeit beinhaltet. Auch wenn Sie Ihren Job lieben, kann es nicht immer einfach sein und auch nicht immer Spaß machen.
Aber manchmal möchten wir, dass unsere Arbeit ein bisschen (oder viel) einfacher wird. Wir wollen unsere Arbeit schneller erledigen, uns nicht überfordert oder überfordert fühlen und mehr Zeit für die Dinge haben, die wir wirklich lieben.
Die gute Nachricht ist, dass es Möglichkeiten gibt, dies zu tun (ohne total nachlässig zu sein). Lesen Sie die folgenden Tipps und Tricks, um produktiver zu werden, Dinge, die Sie nicht tun müssen, von Ihrer Aufgabenliste zu streichen und Ihre Arbeit insgesamt zu einem angenehmeren Erlebnis zu machen.
1. Planen Sie nicht, zu viel zu tun
Hier ist ein Geheimnis für Sie: Die meisten Aufgabenlisten sind viel zu lang, was zu Überarbeitung und Stress führt, wenn nicht alles erledigt ist. Angenommen, Sie können nur eine große Sache, drei mittlere Dinge und fünf kleine Dinge pro Tag erledigen (weniger, wenn Sie viele Besprechungen haben). Wir haben eine Vorlage erstellt, mit der Sie eine vernünftigere Aufgabenliste planen können.
2. Konzentrieren Sie sich auf Belohnungsaufgaben
Konzentrieren Sie den größten Teil Ihrer Energie auf die Aufgaben, die zu den größten Ergebnissen führen. Du siehst aus, als ob du viel mehr machst, aber heimlich mit weniger Aufwand. Dies wird oft als das Erhalten der niedrig hängenden Früchte bezeichnet - die Belohnungen, die Sie mit dem geringsten Aufwand erzielen können.
3. Arbeiten Sie in Sprints
Es wurde immer wieder gesagt, dass das Geheimnis, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen, darin besteht, in Stößen mit Pausen dazwischen zu arbeiten. Die Intervalle, die Sie wählen, hängen von Ihrer Arbeit und Ihren Vorlieben ab, aber was auch immer Sie tun, stellen Sie einen Timer ein, tun Sie Ihr Bestes, um für diesen Zeitraum konzentriert zu bleiben, und stehen Sie dann tatsächlich auf und machen Sie eine Pause dazwischen. Sie werden sich während Ihrer Arbeitssitzungen energetisiert fühlen und letztendlich viel effizienter sein.
4. Geben Sie jedem Tag ein Thema
Werden Sie durch Ablenkungen immer wieder davon abgehalten, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren? Verwenden Sie Jack Dorsey - den Mitbegründer von Twitter sowie den CEO von Square's - als Geheimnis und versuchen Sie, jedem Tag ein Thema zu geben. Auf diese Weise können Sie Ablenkungen entweder auf einen anderen Tag beschränken oder, falls erforderlich, schnell mit ihnen umgehen und wieder auf Kurs kommen.
5. Beginnen Sie mit der schwierigsten Aufgabe
Wenn Sie morgens als Erstes das Schwierigste auf Ihrem Teller aus dem Weg räumen, wird sich der Rest des Tages im Vergleich viel einfacher anfühlen. Außerdem verschwenden Sie nicht den ganzen Tag geistige Energie, wenn Sie über diese herausfordernde Aufgabe nachdenken.
6. Folgen Sie Ihrer Energie
Jeder hat bestimmte Tageszeiten, in denen er mehr oder weniger produktiv ist. Wenn Sie während Ihrer Energieausfälle große Projekte planen, machen Sie sich die Arbeit schwerer. Versuchen Sie stattdessen, Ihren idealen Tag auf der Grundlage Ihrer Energieniveaus abzubilden.
7. Bekämpfe es nicht, wenn du dich nutzlos fühlst
Wahrscheinlich ist es eines der schwierigsten Dinge, sich bei der Arbeit dazu zu zwingen, hart zu arbeiten, wenn Sie sich wirklich nicht in Topform fühlen. Also, es sei denn, Sie haben eine ausstehende Frist und können absolut nicht, verschieben Sie diese bestimmte Aufgabe und tun Sie etwas, das für Ihre geistige Leistungsfähigkeit besser geeignet ist. Die Schriftstellerin Katie Douthwaite schlägt vor, dass dies eine großartige Zeit ist, um diese langweiligen, eintönigen Aufgaben zu erledigen.
8. Verwenden Sie Vorlagen, wann immer Sie können
Warum das Rad jedes Mal neu erfinden, wenn Sie etwas tun müssen? Haben Sie eine E-Mail, die Sie oft schreiben müssen? Verwenden Sie eine Vorlage. Müssen Sie eine Präsentation erstellen? Verwenden Sie eine Vorlage. Lebenslauf umgestalten? Verwenden Sie eine Vorlage. Du bekommst das Bild.
9. Richten Sie gespeicherte Antworten ein
Besser noch, wenn Sie Google Mail verwenden, richten Sie diese Vorlagen als vordefinierte Antworten ein, damit Sie nicht einmal Ihren Posteingang verlassen müssen, um sie abzulegen und zu versenden.
10. Richten Sie Auto-Text ein
Wenn Sie häufig von unterwegs auf Nachrichten von Ihrem Telefon aus antworten, erleichtern Sie sich dies, indem Sie die automatische Texterkennung einrichten. Zum Beispiel könnte „Tonhöhe“ erweitert werden, um die Tonhöhe Ihres Aufzugs auszufüllen. Dies bedeutet, dass Sie nicht jedes Mal das Ganze auf Ihrer winzigen Tastatur eingeben müssen. Lesen Sie hier, um weitere Informationen zum Einrichten zu erhalten.
11. Oder tippe überhaupt nicht
Sie können auch die SMS-Funktion Ihres Telefons verwenden, um einfacher und schneller auf Nachrichten zu reagieren. Produktivitätsexperte Alex Cavoulacos erklärt hier, wie sie es zu ihrem Vorteil nutzt.
12. Kürzen Sie Ihre E-Mails
Wir gehen davon aus, dass das Beantworten von E-Mails viel Zeit und Energie in Anspruch nimmt. Was wäre, wenn Sie es sich leichter gemacht hätten, indem Sie ein Limit für die Dauer jeder Antwort festgelegt hätten? Natürlich müssen einige Nachrichten länger sein als andere, aber fordern Sie sich heraus, sie so oft wie möglich unter fünf Sätzen (oder sogar noch kürzer!) Zu halten.
13. Nur ein Gespräch führen
Lange E-Mail-Ketten haben dich erledigt? Wenn ein Gespräch zu kompliziert wird, überlegen Sie, ob es einfacher ist, einfach auf das Telefon zu hüpfen oder ein Meeting zu vereinbaren, um es zu besprechen. Manchmal können durch eine Unterhaltung von 10 Minuten Stunden an E-Mail-Nachrichten eingespart werden.
14. Vermeiden Sie Folge-E-Mails
Nichts erschwert das Beantworten von E-Mails so sehr, als dass sich Ihr Posteingang ständig mit Follow-up-E-Mails von Personen füllt, auf die Sie noch keine Möglichkeit haben, zu antworten. Richten Sie also einen Auto-Responder ein, der die Leute darüber informiert, dass Sie die Nachricht erhalten haben, und der rechtzeitig antwortet - hoffentlich halten Sie die eifrigen Biber davon ab, Sie ständig per E-Mail zurückzuschicken. Sie können sogar Antworten auf häufig gestellte Fragen einfügen, um dem Messenger möglicherweise zu helfen, sich selbst zu helfen (und zu verhindern, dass Sie überhaupt antworten müssen).
15. Setzen Sie die OHIO-Strategie ein
Wie oft öffnen Sie eine E-Mail, lesen sie und lassen sie dann in Ihrem Posteingang, um sie später zu bearbeiten? Mach das nicht! Es kostet tatsächlich mehr Zeit und Energie, es mehrmals zu verarbeiten. Folgen Sie stattdessen der OHIO-Strategie (nur einmal behandeln) und gehen Sie sofort damit um. Dies kann durch Löschen, Beantworten, Weiterleiten an die richtige Person oder bei größeren Nachrichten, für die mehr Zeit erforderlich ist, durch Parsen erfolgen Aufgaben, die Sie auf Ihre To-Do-Liste setzen müssen.
16. Werden Sie so viele Entscheidungen wie möglich los
Entscheidungsermüdung ist real - und es könnte Ihre Tage viel schwieriger machen. Beseitigen Sie so viele Entscheidungen wie möglich, damit Ihre Arbeit nicht beeinträchtigt wird. Dies kann bedeuten, dass Sie eine Arbeitskleidung tragen, damit Sie nicht jeden Tag ein Outfit auswählen müssen, eine Woche lang dasselbe zum Mittagessen mitbringen oder ein ständiges Treffen mit Ihrem Chef vereinbaren müssen, damit Sie nicht immer nachfragen müssen für einen. Was auch immer nötig ist, um viele Ihrer Entscheidungen auf den Autopiloten zu übertragen.
17. Stoppen Sie Multitasking
Diese Angewohnheit gibt Ihnen vielleicht das Gefühl, dass Sie mehr erledigt haben, aber sie verlangsamt Sie tatsächlich und macht Ihre Arbeit schwerer, als es sein muss. Konzentrieren Sie sich also so lange auf eine Aufgabe, bis sie erledigt ist, und fahren Sie dann mit der nächsten fort. Sie werden feststellen, dass Ihr Verstand klar und Ihre Arbeit besser (und einfacher) ist.
18. Lassen Sie sich ein Cliffhanger
Manchmal ist der schwierigste Teil der Arbeit, mit etwas anzufangen. Machen Sie es sich leichter, in eine Aufgabe einzusteigen, indem Sie sich selbst als Cliffhanger zurücklassen. Das bedeutet, wenn Sie sich beim Starten eines Projekts die Füße zerren, beginnen Sie einfach, machen Sie ein wenig davon (auch wenn es nicht Ihre beste Arbeit ist), und lassen Sie es dann unvollendet, um zum nächsten Tag zurückzukehren. Der Einstieg wird viel einfacher, wenn Sie bereits eine Einstiegsmöglichkeit haben.
19. Entfernen Sie etwas aus Ihrer To-Do-Liste
Betrachten Sie jeden Punkt auf Ihrer To-Do-Liste ernsthaft, um festzustellen, ob es irgendetwas gibt, das eigentlich nicht wichtig ist. Dies gilt insbesondere für Dinge, die immer wieder in den Hintergrund treten. Es lohnt sich, sich zu fragen: "Wenn ich das so sehr aufgeschoben habe, ist es wirklich so notwendig?"
20. Sag "Nein" zu etwas
Erwägen Sie nicht nur, etwas von Ihrem Teller zu entfernen, sondern auch, bei neuen Anfragen etwas häufiger „Nein“ zu sagen. Natürlich können Sie dies nicht die ganze Zeit tun, um einfach von der Arbeit wegzukommen, aber wenn Sie sich überfordert fühlen oder eine Frage zu etwas haben, das nichts mit der Arbeit zu tun hat (z. B. ein Informationsgespräch mit dem Kind eines Freundes), lutschen Sie es und sagen Sie "Nein". Hier sind einige Vorschläge, wie Sie es Ihrem Chef und Ihren Freunden freundlich sagen können.
21. Ständig Besprechungen hinterfragen
Wenn Sie nichts davon gehört haben, können Besprechungen zu einer enormen Zeitverschwendung werden. Jedes Mal, wenn Sie ein Meeting planen - auch wenn es sich um ein wiederkehrendes handelt -, sollten Sie sich wirklich die Frage stellen, ob es überhaupt stattfinden muss, ob Sie zu viel Zeit dafür haben oder ob Sie anwesend sein müssen. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Antwort auf eine dieser Fragen "Nein" lautet, sollten Sie eine Anpassung in Betracht ziehen (oder mit Ihrem Chef sprechen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Zeit so effektiv wie möglich nutzen).
22. Haben Sie eine "To-Don't" -Liste
Um sich selbst dabei zu helfen, "Nein" zu sagen und Entscheidungsschwierigkeiten zu verringern, sollten Sie eine "To-Do" -Liste erstellen - eine Liste von Dingen, die Sie niemals Ihre Zeit verschwenden sollten. Schauen Sie sich diese Ideen an, um den Einstieg zu erleichtern.
23. Delegieren Sie einen Teil Ihrer Arbeit
Gibt es eine Aufgabe, die Sie erledigen, die Sie wirklich, wirklich fürchten oder für die Sie sich wirklich nicht mehr als Teil Ihrer Berufsbeschreibung fühlen? Überlegen Sie, ob es sich lohnen würde, es an einen jüngeren Mitarbeiter zu delegieren, oder, wenn Sie wirklich ertrinken, ob es Zeit ist, einen Praktikanten oder einen neuen direkten Bericht einzureichen. Hier einige Richtlinien, um herauszufinden, wann die Delegierung der richtige Weg ist.
24. Oder Crowdsource es!
Die Autorin Jennifer Dziura schlägt Crowdsourcing vor, um „sich weniger Mühe zu machen und gleichzeitig Kunden und Benutzer zufriedener zu machen“. Im Wesentlichen arbeitet sie mit dem Kunden oder Benutzer zusammen, um Vorschläge, Präsentationen und dergleichen zu machen. Um mehr darüber zu erfahren, wie es sich in Ihrem Arbeitsalltag abspielen kann, lesen Sie ihren Artikel.
25. Führen Sie einen Arbeitstausch durch
Haben Sie eine Aufgabe, die Sie befürchten, oder sind Sie sich nicht sicher, wie Sie damit umgehen sollen? Fragen Sie eine Kollegin in Ihrer Abteilung, ob sie tauschen möchte! Grundsätzlich schickst du eine deiner am wenigsten bevorzugten Aufgaben auf ihre Art und sie schickt eine ihrer Aufgaben an dich. Sie müssen sich nicht durch etwas ziehen, vor dem Sie sich gefürchtet haben, aber die Arbeit wird erledigt - möglicherweise sogar besser, als Sie es selbst hätten tun können. Jemand, der sich nicht über die Aufgabe geärgert hat, kann möglicherweise schnell etwas erkennen, das Sie nicht sehen können.
26. Vermeiden Sie Perfektionismus (außer wo es wirklich wichtig ist)
Wenn Sie Druck auf sich ausüben, um all Ihre Arbeit zu perfektionieren, werden Sie nicht nur gestresst, es könnte Sie auch verlangsamen und dazu führen, dass Sie die Endbearbeitung hinauszögern, weil Sie befürchten, dass sie nicht gerade richtig ist. In einigen Fällen (großer Jahresabschlussbericht an Ihren Chef, weltweite Veröffentlichung) ist diese Art der Liebe zum Detail von entscheidender Bedeutung. In anderen Fällen (Senden einer E-Mail an Ihren Kollegen, Erhalten eines ersten Entwurfs einer Präsentation an Ihr Team) macht die Konzentration auf Perfektionismus Ihr Leben schwerer, als es sein muss.
27. Suchen Sie nach Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen
Gibt es eine Aufgabe, die Sie immer für immer erledigen müssen? Etwas, von dem Sie glauben, dass es viel schwieriger ist als es sein sollte, oder etwas, das viel zu viel Zeit in Anspruch nimmt? Überprüfen Sie, ob Sie diese Prozesse optimieren können, anstatt sie immer wieder zu durchlaufen. Vielleicht ist es ein Gespräch mit anderen Unternehmen, um herauszufinden, ob sie einen einfacheren Weg gefunden haben. Vielleicht ist es eine Abstimmung mit anderen Abteilungen, um herauszufinden, ob sie Ihnen Zeit oder Mühe sparen können. (Gibt es zum Beispiel etwas, das das Engineering-Team in der Lage sein könnte, Sie schnell zu bauen, was Ihnen jede Menge Zeit spart?)
28. Mieten Sie einen virtuellen Assistenten für kleine Dinge
Wir haben alle diese nebensächlichen Dinge, die uns Stunden kosten, aber leicht von jemand anderem erledigt werden können. Wenn Sie nicht über jemanden in der Firma verfügen, an den Sie ihn delegieren können, sollten Sie einen virtuellen Assistenten beauftragen, der Ihnen weiterhilft. Sie können alles tun, von der Planung von Reiseplänen über die Prüfung Ihrer Berichte bis hin zur mühsamen Entwurfsarbeit für Ihre nächste Präsentation - so ziemlich alles, wovor Sie sich fürchten, wenn Sie anfangen, und müssen es nicht unbedingt selbst tun. Informieren Sie sich bei der Effizienzfachfrau Marissa Brassfield darüber, ob es sich lohnt, etwas auszulagern.
29. Holen Sie sich alles super organisiert
Ihre Dateien. Ihre Computerordner. Die Oberseite Ihres Schreibtisches. Ihr Posteingang. Nehmen Sie sich jetzt die Zeit, um sich zu organisieren, damit das Finden der benötigten Dinge niemals die Hürde ist, mit einer Aufgabe zu beginnen. Und hey, alles ist in nur 30 Minuten erledigt!
30. Lassen Sie sich nicht von Ihren Kollegen unterbrechen
Ihre Mitarbeiter meinen es wahrscheinlich gut, aber ihre ständigen IM-Aktualisierungen, schnellen Fragen zum neuesten Projekt oder Chit-Chats über ihre Wochenenden können Ihren Fokusfluss ernsthaft beeinträchtigen und es schwieriger machen, schwierige Aufgaben zu erledigen . Richten Sie Systeme ein, die Ihre Kollegen im Büro benachrichtigen, wenn Sie sich in der Zone befinden - unabhängig davon, ob es sich um eine Nachricht handelt, die Sie nicht stört, oder um riesige Kopfhörer, die darauf hinweisen, dass Sie nicht gestört werden - und kommunizieren Sie sie klar.
31. Mach ein Nickerchen
Sehen Sie nach, ob Sie während Ihres Nachmittagseinbruchs ein Nickerchen machen können. Sogar 20 bis 30 Minuten mit geschlossenen Augen können Ihnen mehr Energie geben als Kaffee, Ihre Stimmung verbessern, Ihre Analyse- und Lernfähigkeiten verbessern und Stress abbauen - und den Rest des Tages viel einfacher und angenehmer machen. Schließen Sie also Ihre Tür, schleichen Sie sich zu Ihrem Auto oder tun Sie alles, um schnell zu schlafen.
