Hier ist eine nicht ganz unrealistische Situation: Stellen Sie sich vor, die Verwaltung Ihres Posteingangs hat in letzter Zeit so viel Zeit und Energie in Anspruch genommen, dass Sie das Gefühl haben, dass es nur so sein soll . Diese E-Mail-Tricks, die Sie online sehen, treffen auf Ihre Situation nie wirklich zu, da die Autoren möglicherweise die komplizierten Details Ihres spezifischen Jobs oder die damit verbundenen Verantwortlichkeiten nicht verstehen können.
Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, haben Sie möglicherweise zu wenig Kontrolle über Ihre E-Mails. In der Tat ist es möglich, dass sich Ihr Posteingang im Wutanfall-Modus befindet, und Sie geben sich die Schuld an seiner Unregelmäßigkeit, wenn Sie das Problem insgesamt vermeiden könnten. Lesen Sie weiter für einige Anzeichen, dass Sie in Ihren Kämpfen nicht allein sind, und Möglichkeiten, sie zu beheben!
Denken Sie daran: Sie können die Kontrolle übernehmen.
1. Sie erhalten mehr E-Mails, als Sie beantworten können
Warum werden jedes Mal, wenn Sie auf eine Nachricht antworten, 10 weitere angezeigt? In der Vergangenheit haben Sie stundenlang durchgearbeitet und geantwortet, um dann auf die eigentlichen Aktionspunkte auf Ihrer To-Do-Liste zuzugreifen, die auf Ihre Aufmerksamkeit warten. Es gibt kein gesundes Gleichgewicht zwischen dem Bleiben auf dem Laufenden und dem Kümmern um alles andere in Ihrem Leben. Vielleicht ist Ihre Beziehung zu Ihrem Posteingang einfach nicht mehr so, wie sie früher war.
Warum dies geschieht
Sie behandeln Ihre E-Mails so, als hätten sie alle das gleiche Gewicht. Vielleicht haben Sie eine First-in-First-out-Richtlinie, in der Sie auf alles antworten, was am längsten auf Ihre Antwort gewartet hat, und sich bis heute durcharbeiten. Oder vielleicht haben Sie eine Last-in-First-out-Richtlinie, bei der Sie von oben beginnen und sich nach unten arbeiten.
Wie man es repariert
Es ist Zeit für Sie, Nachrichten nach Dringlichkeit zu priorisieren. Stellen Sie sich diese Fragen jedes Mal, wenn Sie eine neue erhalten:
- Ist das dringend?
- Gibt es noch andere Personen, die besser dafür gerüstet sind?
- Benötigt es eine Antwort?
- Ist es eine Antwort, die Sie oft geben?
Wenn es nicht dringend ist, heben Sie es für später auf. Keine TBD später, sondern eine tatsächliche Zeit, die Sie jeden Tag einstellen, um Ihren Posteingang zu durchsuchen. Wenn es dringend ist, aber es gibt eine Menge Leute, die besser gerüstet sind, um zu antworten - geben Sie ein paar Minuten Zeit und sehen Sie nach, ob einer von ihnen es tut. Wenn keine Antwort erforderlich ist: Antworten Sie nicht. Und schließlich sollten Sie, wenn es sich um eine häufige Antwort handelt, überlegen, ob Sie eine Funktion wie "Gespeicherte Antworten" in Google Mail verwenden oder ein Dokument erstellen möchten, in dem alle Ihre Vorlagen an einem Ort gespeichert sind.
2. Sie bekommen viel zu viele Newsletter
Sie wachen jeden Morgen mit Tonnen von ungelesenen Nachrichten auf, darunter nicht weniger als 30 verschiedene Newsletter (aktuelle Schlagzeilen! Verkäufe! Beste Restaurants in der Region! Branchennachrichten!). Sie liegen mit kaum geöffneten Augen im Bett und wischen jeden einzelnen direkt in den Mülleimer. Das ist ein notwendiger Teil der Erfahrung, sagst du dir. Ich habe mich für diese angemeldet und jetzt ist dies der Preis, den ich zahlen muss.
Warum dies geschieht
Ich verstehe: Newsletter sind ansprechend. Bei so vielen tollen Produkten fällt es Ihnen schwer, das, was wirklich wertvoll ist, aus dem herauszusuchen, was einfach interessant ist . Jedes Mal, wenn Sie einen neuen täglichen Auszug oder einen wöchentlichen Brief finden, der Ihnen wirklich nützlich erscheint, fragen Sie sich, ob Sie sich wirklich sicher sind, bevor Sie die goldenen Schlüssel an Ihren Posteingang weitergeben - und das sind Sie. Also abonnierst du. Aber bevor Sie es wissen, und auch ohne dass Sie es beabsichtigen, wird dieses Abonnement in einer langen Reihe von Löschungen am frühen Morgen schnell zu einem weiteren.
Wie man es repariert
Verhindern Sie dies, indem Sie das Abonnement absichtlicher kündigen. Gönnen Sie sich jedes Mal, wenn Sie einen neuen Newsletter abonnieren, eine Probewoche. Wenn Sie am Ende einer Woche nicht begeistert sind, es zu öffnen (oder dies noch nicht getan haben), dann kündigen Sie das Abonnement. Keine Fragen gefragt. Ich weiß, was Sie denken: Wer hat die Zeit, das alles zu tun? Das machst du mit Apps wie Unroll.Me (für Newsletter) und BoxBe (für Leute).
3. Oft verlieren Sie E-Mail-Threads oder vergessen sie ganz
Sie arbeiten mit fünf anderen Mitarbeitern an einem bevorstehenden Projekt, und jemand hat einen Thread gestartet, um die Besprechungszeiten für die nächste Woche herauszufinden. In Anbetracht aller anderen Aufgaben, die Sie auf Ihrem Teller haben, ist es in Ordnung, dieses kleine Planungsdetail bis später zu verschieben - noch besser, wenn die Konversation weiter entwickelt ist und Sie mehr zu tun haben. Ein paar Stunden später suchen Sie nach den Nachrichten, und sie sind weg. Egal welche Suchbegriffe Sie versuchen.
Warum dies geschieht
Zwei Möglichkeiten: Ihr Posteingang ist viel zu überladen oder viel zu organisiert. Ich spreche von den Leuten, die entweder alles unter der Sonne sofort loswerden oder Tausende und Abertausende ungelesener Nachrichten horten. Jede E-Mail, die Sie von Ihrem Chef, Ihrem Nachbarn, Ihrem Partner und Ihrer Großmutter erhalten, wird in die Archive verbannt oder bleibt für immer in Ihrem Posteingang.
Wie man es repariert
Es ist Zeit, Ihren Posteingang zu säubern. Nehmen Sie sich eines Tages eine Stunde Zeit und widmen Sie sie ausschließlich dem Sortieren von Nachrichten. Sie können: Threads in Ordner verschieben, Tags verwenden, alles markieren, worauf Sie später zurückgreifen müssen, Boomerang ausprobieren oder eines dieser fantastischen Tools ausprobieren. Wählen Sie eine Methode nicht nur aus, um eine auszuwählen, sondern wählen Sie eine, von der Sie wissen, dass sie für Sie sinnvoll ist. Möglicherweise müssen Sie einige Systeme testen, bevor Sie die perfekte Option finden, aber vertrauen Sie mir, ein paar Stunden, die Sie damit verbringen, werden Ihnen auf lange Sicht eine Menge sparen.
Wenn Ihnen eines dieser Szenarien bekannt vorkommt, ist das in Ordnung. Es ist normal, dass Ihr Posteingang Ihr Leben regiert. Das heißt aber nicht, dass Sie aufgeben müssen. Beheben Sie stattdessen das Problem per E-Mail, bis Sie wieder die Kontrolle haben.
Haben Sie Tricks zur E-Mail-Verwaltung, die ich ausprobieren sollte und die nicht enthalten waren? Tweete mir @caroqliu und lass es mich wissen!
