Haben Sie jemals das Gefühl, dass Sie nach ein paar Tagen (oder sogar Stunden) Abwesenheit wieder zu Ihrer E-Mail zurückkehren und feststellen müssen, dass das Volumen der unbeantworteten Nachrichten bereits unüberschaubare Ausmaße erreicht hat?
Ein widerspenstiger Posteingang kann sich wie ein überwältigendes Loch anfühlen, aus dem Sie sich niemals herausholen werden. Das muss aber nicht so sein! Mit ein paar einfachen Schritten können Sie Ihren Posteingang organisieren, die Kontrolle über Ihre eingehenden E-Mails übernehmen und Ihre E-Mail-Ängste ernsthaft reduzieren.
Räumen Sie es auf
Ich weiß, dass dies vielen einschüchternd erscheinen wird, aber ich empfehle dringend, Ihren Posteingang nur für das zu verwenden, wofür er bestimmt ist: für neue E-Mails. Stellen Sie sich Schneckenpost als Analogie vor. Wenn Sie jedes Paket oder jeden Brief, den Sie erhalten haben, auf Ihren Küchentisch legen, ohne es wegzuwerfen oder wegzuwerfen, wird Ihre Küche bald zu einem unhandlichen Stapel von Papieren. Ihr Posteingang funktioniert auf die gleiche Weise - er ist am effektivsten, wenn Sie ihn löschen.
Löschen Sie zunächst alle E-Mails, auf die Sie keinen Zugriff mehr haben möchten (z. B. die Ankündigung des Verkaufs dieser Woche für Flüge nach Maui - leider nicht in diesem Jahr). Seien Sie jedoch nachdenklich und löschen Sie keine Artikel, für die Sie eine Aufzeichnung wünschen (wie eine Quittung von Ihrem Amazon-Kauf).
Versuchen Sie anschließend, die E-Mails, die Sie behalten möchten, in relevanten Ordnern abzulegen oder (für Google Mail-Benutzer) zu archivieren. Mein Ziel ist es immer, alle E-Mails in meinem Posteingang anzeigen zu können, ohne nach unten scrollen oder auf „Seite 2“ klicken zu müssen. Ich bin weniger gestresst, wenn ich einen kurzen Blick auf alles werfen kann, was ich tun muss Alles auf einer Seite. Und seien wir ehrlich: Wenn eine E-Mail auf Seite 2 ist, wird sie wahrscheinlich sowieso nicht behandelt.
Abmelden
Der größte Mailbox-Clogger ist das, was Sie immer wieder bekommen. Die Schuld liegt nicht nur bei E-Newslettern - Facebook, Twitter und die neun täglichen Deal-Websites, die Sie jetzt abonnieren, füllen auch Ihren Posteingang mit Updates.
Wenn Sie also das nächste Mal ein halbes Dutzend E-Mails in den Papierkorb werfen, ohne sie zu öffnen, notieren Sie sich, was Sie löschen. Wenn Sie E-Mails aus derselben Quelle dreimal löschen, ohne sie zu öffnen, müssen Sie sich abmelden. Ihr Posteingang wird es Ihnen danken.
Konsolidieren, konsolidieren, konsolidieren
Immer mehr Menschen müssen sich mit mehreren Posteingängen auseinandersetzen. Ihre Arbeitsadresse, Ihre .edu-Adresse, Ihr beruflich klingender [email protected], vielleicht sogar das alte Hotmail-Konto, das Ihre Highschool-Freunde scheinbar nicht aus ihren Adressbüchern entfernen können.
In den meisten Fällen müssen Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mails getrennt aufbewahren. Wenn Sie jedoch über die Flexibilität verfügen, können Sie sich durch die Konsolidierung mehrerer E-Mail-Adressen weniger häufig anmelden und verwalten. Eine Möglichkeit besteht darin, Ihre älteren Adressen zu löschen. Sie können jedoch auch festlegen, dass eine E-Mail-Adresse an eine andere weitergeleitet wird. So sind Sie geschützt, unabhängig davon, wohin Ihre E-Mails gesendet werden, und können dennoch alle Dateien am selben Ort aufbewahren.
Machen Sie Ihren Posteingang die Arbeit
Eine meiner Lieblingsfunktionen von Google Mail ist das automatische Filtern: Sie trainieren Ihren Posteingang, um zu wissen, wohin eine E-Mail gesendet und wie sie beschriftet werden soll. Alles von meiner Mutter wird als "Familie" abgelegt, und Dinge, die an die E-Mail-Liste meiner College-Freunde gesendet werden, werden ebenfalls entsprechend gekennzeichnet. Auf diese Weise ist es immer leicht zu finden, wenn ich später etwas suche.
Sie können Google Mail auch verwenden, damit einige E-Mails Ihren Posteingang automatisch überspringen. Wenn Sie beispielsweise wie ich Ihre Kabelrechnung automatisch bezahlen, können Sie sie automatisch archivieren und mit dem Label „Financial“ versehen. Sie müssen sie nie sehen, aber wenn Sie sie benötigen, wissen Sie, wo Sie sie finden es.
Planen Sie für "später"
Sie kennen die E-Mails, von denen Sie wissen, dass Sie sie erst später erhalten, haben aber Angst, dass Sie sie vergessen werden? Es gibt jetzt ein Plugin namens Boomerang (derzeit für Google Mail und Outlook verfügbar), das sich perfekt für den Umgang mit ihnen eignet. Sie können festlegen, dass eine E-Mail verschwindet und später wieder angezeigt wird, wenn Sie bereit sind, dies zu tun. Lassen Sie Ihren Posteingang bis dahin klarer.
Boomerang hat auch einige andere (ziemlich lebensverändernde) Boni. Sie können damit festlegen, dass eine E-Mail zu einem späteren Zeitpunkt gesendet wird, und Sie können auch wiederkehrende E-Mails einrichten. Sie können sich auch von Boomerang daran erinnern lassen, wenn jemand nicht zu Ihnen zurückkehrt. Wenn ich beispielsweise Julie am Montag eine E-Mail mit einem für Freitag erforderlichen Bericht sende, kann ich Boomerang bitten, diese E-Mail-Kette am Donnerstag um 10:30 Uhr wieder in meinen Posteingang zu verschieben, wenn sie noch nicht geantwortet hat. Und wenn sie antwortet, weiß Boomerang, dass sie die E-Mail am Donnerstag nicht zurückbringt. Genial, oder?
Bereit anzufangen? Nehmen Sie sich diese Woche etwas Zeit, um Ihren Posteingang zu überholen. Es kann ein paar Stunden dauern, aber ich verspreche, die Zeit (und der Stress), die Sie auf lange Sicht sparen, werden all Ihre Anstrengungen wert sein.
