Sie sind mit Arbeit überlastet, wenn Sie am Montagmorgen im Büro ankommen. Sie starten Projekte und beantworten endlose E-Mails. Bevor Sie wissen, dass es 19 Uhr ist, haben Sie kaum eine Beeinträchtigung in Ihrer To-Do-Liste festgestellt.
Aber dann kommt der Freitag und du fährst. Sie verbrachten den frühen Teil der Woche damit, sich zu beeilen, Aufgaben zu erledigen, und den Rest der Woche damit, mit den Daumen zu drehen.
Was können Sie also tun, um Ihre Arbeitsbelastung auszugleichen? Beginnen Sie, indem Sie sich diese drei Fragen stellen:
1. Wer übt den Druck auf Sie aus, alles im Moment zu erledigen ?
Jeder hat Fristen - aber wie viele dieser Fristen setzen Sie sich selbst auf und wie viele werden Ihnen von jemand anderem auferlegt?
Wenn Sie feststellen, dass Sie der Grund sind, sollten Sie zu Frage zwei springen. Aber…
Wenn es dein Boss ist
Ihr Vorgesetzter kann zu bestimmten Zeiten bestimmte Aufgaben von Ihnen erwarten und ist sich nicht bewusst, dass diese Fristen zu einer Ungleichmäßigkeit in Ihrem Workflow führen. Und während Sie vielleicht jemandem Bericht erstatten, dem es egal ist, wie sich ihre Entscheidungen auf Sie auswirken, bin ich zuversichtlich, dass dies nicht der Fall ist.
In jedem Fall werden Sie es erst erfahren, wenn Sie es ansprechen. Nehmen Sie sich Zeit, sich mit Ihrem Vorgesetzten zusammenzusetzen - am besten, wenn er nicht überfordert ist - und besprechen Sie, welche Fristen am wichtigsten sind und welche möglicherweise geändert oder verlängert werden sollten. (Hinweis: Diese E-Mail-Vorlagen können Ihnen dabei helfen, die Konversation zu starten.)
Wenn es Ihre Branche ist
Aber manchmal ist es nur die Branche, in der Sie sich befinden, das Problem. Bestimmte Jobs werden nach Sprint-Zeitplänen ausgeführt, andere arbeiten mit unpraktischen Fristen. Wenn Sie mit Ihrer Rolle zufrieden sind, müssen Sie möglicherweise einfach akzeptieren, dass dies so funktioniert.
Es gibt jedoch kleine Dinge, die Sie tun können, damit es sich weniger überwältigend anfühlt (aber dazu später mehr).
2. Behandeln Sie nicht dringende Aufgaben mit Dringlichkeit?
Wir tun dies die ganze Zeit - es kommt eine E-Mail, in der wir uns verpflichtet fühlen, sofort zu antworten, oder der Chef wirft ein anderes Projekt aus und wir gehen davon aus, dass wir an diesem Tag beginnen sollten, oder ein Kunde bittet noch heute Nachmittag um ein Treffen.
Manchmal sind diese Situationen dringend. Aber manchmal behandeln Sie sie einfach so aus Gewohnheit. Atmen Sie das nächste Mal tief durch, wenn Sie sich in einer dieser Situationen befinden, erstellen Sie eine Liste aller zu erledigenden Aufgaben, und priorisieren Sie sie wie jetzt oder später . Fragen Sie im Zweifelsfall nach einer Frist oder ob es in Ordnung ist, sie zurückzuschieben. (Spoiler: Die Leute sagen eher "Ja, natürlich", wenn Sie erklären, warum.)
Oh, und wenn Sie immer noch Probleme haben, Aufgaben zu priorisieren, können diese To-Do-Listen-Strategien hilfreich sein.
3. Könnten Sie langsame Tage vor sich haben?
Nur weil alle Ihre Fristen auf ein paar Tage verteilt sind, müssen Sie sie nicht alle gleichzeitig abschließen. Profitieren Sie von Ihren langsameren Tagen, indem Sie weiterarbeiten. Es kann sogar so einfach sein, wie einen Bericht zu skizzieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Lücken später auszufüllen. Oder verbringen Sie den Freitag damit, E-Mails zu verfassen, die Sie normalerweise an einem Montag senden, und planen Sie sie (mit einem Tool wie Boomerang), um zur richtigen Zeit auszusteigen.
Sie können an schlechten Tagen nicht weiterkommen, weil Teile fehlen, Sie eine Abmeldung von Ihrem Chef benötigen oder Sie auf die Änderungen eines Kollegen warten? Erwägen Sie stattdessen, diese Zeit zu nutzen, um sich auf die geschäftigen Tage vorzubereiten.
Reinigen Sie Ihren Schreibtisch, richten Sie Ihre Aufgabenliste für die nächste Woche ein (probieren Sie diese Vorlage aus), lesen Sie Fachartikel, für die Sie keine Zeit haben, oder entspannen Sie sich einfach, indem Sie ein Mittagessen von Ihrem Schreibtisch nehmen oder einen Kaffee mit einem trinken Kollege - was auch immer nötig ist, um sicherzustellen, dass Sie bei erneutem Stress Ihr bestes Ich sind.
Es fühlt sich nicht immer fair an, dass Sie an bestimmten Tagen zu spät im Büro sind, während andere Sie fragen, warum Sie überhaupt dort sind, aber manchmal ist das einfach die Realität. Wenn Sie jedoch die Zeit, die Sie haben, optimal nutzen, gibt es keinen Grund, warum nicht alles erledigt wird, wenn es erledigt werden muss.
