25 Grundlegende E-Mail-Etikette-Regeln, die Sie kennen müssen - die Muse

Email. Es ist sowohl eine große Bequemlichkeit als auch eine unaufhörliche Ablenkung. Unabhängig davon, wie Sie sich im Moment fühlen, ist eines sicher - es ist eine unvermeidliche Notwendigkeit. Möglicherweise schaffen Sie es nicht durch einen Arbeitstag, ohne eine (in Ordnung, wahrscheinlich viel mehr als eine) E-Mail zu verfassen.

Und wenn Sie professionell sein und Ihre Argumente auf eine klare, effiziente Weise vermitteln möchten, und Ihre Mitarbeiter nicht aus purer Frustration den Kopf auf den Schreibtisch legen möchten? Nun, es gibt ein paar verschiedene Etikette-Regeln, die Sie beachten sollten.

"Ja Ja Ja. Ich habe all das schon eine Million Mal gehört “, denken Sie wahrscheinlich. Aber trotz der Häufigkeit, mit der diese Punkte nach Hause gehämmert wurden, kann ich wetten, dass Sie in der letzten Woche mindestens einmal - vielleicht sogar am Tag - einen gemeinsamen E-Mail-Fauxpas begangen haben.

Selbstverständlich denke ich, dass wir alle hin und wieder eine Auffrischung gebrauchen könnten. Im Folgenden finden Sie eine praktische Liste, mit deren Hilfe Sie all die E-Mail-Etikette-Regeln auf den neuesten Stand bringen können, von denen Sie schwören, dass Sie sie kennen, ohne sie tatsächlich umzusetzen.

Die Grundlagen

Wenn Sie ein Haus bauen, beginnen Sie mit dem Keller. Bevor wir uns also mit den einzelnen Abschnitten Ihrer E-Mail befassen, werfen wir einen Blick auf die Grundlagen.

Auch wenn Sie jeden anderen Teil dieses Artikels ignorieren oder vergessen, sollten Sie zumindest sicherstellen, dass Sie diese Kontrollkästchen aktiviert haben.

1. Wenn Sie von einer persönlichen Adresse aus senden, z. B. für eine Bewerbung oder ein Informationsgespräch, stellen Sie sicher, dass Ihre Adresse immer noch professionell klingt. Sie möchten den richtigen Eindruck hinterlassen, und „[email protected]“ wird das nicht ändern.

2. Wenn Sie eine verärgerte Nachricht erhalten haben oder sich selbst wütend fühlen, treten Sie für einige Minuten vom Computer weg. Das Abfeuern von Gegenständen in der Hitze des Augenblicks führt nur zu Problemen.

3. Schließen Sie eine freundliche Begrüßung mit ein. Dadurch fühlt sich Ihre gesamte Botschaft viel vollständiger, ausgefeilter und professioneller an.

4. Korrekturlesen. Genug gesagt.

Zeitliche Koordinierung

Effektives Timing ist eines der Dinge, die man leicht vergessen kann, wenn man sein Bestes tut, um sich seinen Weg durch den Posteingang zu bahnen.

Aber wenn Sie jemals eine sofortige Antwort auf eine nachdenkliche, langwierige Nachricht erhalten haben oder Wochen auf eine Antwort gewartet haben, auf die Sie gespannt gewartet haben, werden Sie mir zustimmen, dass das Timing ein wenig wert ist mehr Überlegung.

1. Antworten Sie in der Regel auf E-Mails, sobald Sie dies realistisch können. Sie wollen die Leute nicht hängen lassen.

2. Wenn die Nachricht etwas mehr Zeit und Nachdenken verdient, schießen Sie nicht eine halbherzige, sofortige Antwort ab, nur um sie von Ihrem Teller zu kriegen. Antworten Sie stattdessen und bestätigen Sie, dass Sie es erhalten haben - und benachrichtigen Sie den Absender, dass Sie sich etwas Zeit nehmen werden, um die Dinge zu überdenken.

3. Ein guter Tipp, um Ihre Antworten in Schach zu halten? Muse-Mitbegründer Alex Cavoulacos empfiehlt, je schneller Sie reagieren, desto kürzer sollte Ihre Antwort sein.

Empfänger

Scheinbar endlose E-Mail-Ketten. Mitarbeiter, die Sie weiterhin über Nachrichten informieren, die absolut nichts mit Ihnen zu tun haben. Diejenigen Teamkollegen, die offenbar keine Ahnung haben, wofür dieses praktische BCC-Feld gedacht ist.

Das sind alles Dinge, über die Sie sich wahrscheinlich beschweren - zumindest, wenn andere sie begehen. Aber lassen Sie uns für eine Minute das Rampenlicht auf Sie richten. Haben Sie in Bezug auf Ihre Empfängerliste gegen eine dieser Etikette-Regeln verstoßen?

1. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie "Allen antworten" verwenden, und verwenden Sie es nur, wenn alle Mitglieder dieses Threads aktualisiert werden müssen. Du wurdest gewarnt.

2. Haben Sie keine Angst vor der Verwendung von BCC, insbesondere in Fällen, in denen nicht alle Adressen oder Empfänger für alle sichtbar sein sollen.

3. Beachten Sie dabei Folgendes: Wenn Sie jemanden in das Feld "An" eintragen, erwarten Sie eine Antwort. Wenn Sie diese Person hingegen ansprechen, halten Sie sie einfach über Ihre Nachricht an andere auf dem Laufenden.

4. Je weniger Personen Sie in eine E-Mail aufnehmen können, desto besser. Zu viele Köche in der Küche führen wahrscheinlich nur zu Verwirrung und gekreuzten Drähten.

Betreff

Was ist der erste Teil Ihrer Botschaft, den die Leute sehen werden? Das ist ganz einfach: Ihr Thema.

Wie Sie bereits wissen, kann eine großartige Betreffzeile Wunder für Ihre gesamte E-Mail wirken. Ein schlechtes Thema? Sagen wir einfach, es kann eine Menge Ärger unter Ihren Empfängern hervorrufen.

1. Machen Sie Ihre Betreffzeile spezifisch, anstatt sich auf vage Ausdrücke wie "Einchecken" zu verlassen. Auf diese Weise können Ihre Empfänger sofort nachlesen, worum es in Ihrer Nachricht geht. Außerdem wird es so viel einfacher, es zu finden, wenn Sie es später brauchen.

2. Halt dich kurz. Wenn Sie möchten, dass es spezifisch ist, bedeutet dies nicht, dass es sich um einen eigenen eigenständigen Absatz handeln muss. Versuchen Sie, sich an weniger als 10 Wörter zu halten - alles, was länger ist, kann wahrscheinlich ein eigener Satz sein.

3. Egal, in welcher Eile Sie sich befinden, überspringen Sie das Themenfeld nicht vollständig. Niemand mag es, dieses bedrohliche „Kein Thema“ in seinem Posteingang zu sehen.

Nachrichtentext

Hier ist es - das Fleisch und die Kartoffeln Ihrer Botschaft. Die anderen Felder sind wichtig, aber hier machen Sie wirklich deutlich, warum Sie die Person überhaupt kontaktieren.

Ja, die Kommunikation am Arbeitsplatz wird immer zwangloser. Das bedeutet jedoch nicht, dass Ihre E-Mails in völlig unorganisierte Nachrichten umgewandelt werden sollen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Etikette-Regeln einhalten, und Ihre Nachrichten sind sicher poliert und professionell.

1. Dies ist ein weiterer Punkt, an dem Sie so klar und prägnant wie möglich sein möchten - Sie können wahrscheinlich nur die goldene Regel des E-Mail-Versands in Betracht ziehen. Schließlich ist es wahrscheinlich besser, wenn für eine Erklärung Textseiten erforderlich sind, dies persönlich oder telefonisch zu tun.

2. Halten Sie sich an alle traditionellen Schreibregeln, die Sie in der Schule gelernt haben. Das bedeutet eine korrekte Satzstruktur, Groß- und Kleinschreibung, Zeichensetzung und Widerstand gegen die Versuchung, Ihre Botschaft mit Emojis zu verunreinigen.

3. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht klare Fragen oder Aktionselemente enthält. Unabhängig davon, ob Sie die Meinung eines Kollegen zu einem Thema einholen oder nach Details zu einem Projekt suchen, müssen Sie einen soliden Grund für das Versenden per E-Mail haben - und Sie müssen diesen Grund auch explizit angeben.

4. Wenn der Empfänger keine Aktion ausführen muss und Sie lediglich eine E-Mail senden, um ein Update bereitzustellen, machen Sie dies ebenfalls deutlich. Die Leute müssen sich von Ihrer Notiz entfernen und wissen, was von ihnen erwartet wird.

5. Verwenden Sie gegebenenfalls Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen. Wir sind alle beschäftigt und einige Formatierungen machen es viel einfacher, Ihre Nachricht zu überfliegen und die Highlights zu erhalten.

6. Fettgedruckte wichtige Informationen, damit sie auffallen. Vermeiden Sie es jedoch, alle Kappen zu verwenden.

7. Verwenden Sie eine lesbare Schrift und vermeiden Sie zu viele verschiedene Schriftfarben. Sie möchten, dass Ihre Nachricht so einfach wie möglich zu lesen ist.

Anlagen

Müssen Sie etwas an Ihre E-Mail anhängen? Es ist oft ein nachträglicher Einfall, und Sie müssen nur das Notwendige erledigen, bevor Sie auf "Senden" klicken.

Anhänge sind jedoch nicht der wilde Westen der E-Mail-Welt. Nein, es gibt immer noch ein paar Etikette-Regeln, die Sie befolgen sollten.

1. Vergewissern Sie sich, bevor Sie etwas anbringen, dass es tatsächlich benötigt wird. Es hat keinen Sinn, ein einseitiges Word-Dokument anzuhängen, das zwei Sätze enthält.

2. Wenn Sie Zweifel haben, hängen Sie Ihre Datei als PDF an, damit keine Kompatibilitätsprobleme auftreten.

3. Wenn Sie einen großen Anhang senden müssen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn zuerst „zip“ oder komprimieren.

4. Gewöhnen Sie sich an, Ihre Datei anzuhängen, bevor Sie den Text Ihrer E-Mail verfassen. Auf diese Weise können Sie die gefürchtete Folgemeldung „Entschuldigung, ich habe den Anhang vergessen!“ Vermeiden.

Wenn Sie die Augen verdrehen und behaupten, dass Sie all dies schon einmal gehört haben, gebe ich Ihnen keine Schuld. Aber es besteht die Möglichkeit, dass Sie diese häufig wiederholten Etikette-Regeln von Zeit zu Zeit nicht einhalten.

Betrachten Sie dies also als Ihre freundliche Erinnerung daran, den Autopiloten zu verlassen und Ihre Nachrichten genauer zu verfolgen. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Haben Sie noch andere Regeln oder Pet-Peelings, die Sie der Liste hinzufügen möchten? Lass es mich auf Twitter wissen!