Was mich am meisten gestresst hat, als ich Ende letzten Jahres mein erstes Kind bekam, war nicht sicher, ob ich einen Kindergarten eingerichtet hatte oder was ich während der Schwangerschaft essen und trinken konnte (und was nicht). Bei weitem war das, was mich nachts wach hielt, die Angst, dass ich für die Zeit, in der ich nicht im Büro war, nicht gut genug planen und mein Team im Stich lassen würde.
Mein Plan war es, volle 12 Wochen Elternurlaub zu nehmen, um mich von der Arbeit zu trennen und diese kostbare Zeit mit meinem Mann und meinem Neugeborenen zu genießen. Aber weil das mein Plan war und ich neben einer Reihe wichtiger Aufgaben und Projekte fünf direkte Berichte hatte, musste ich nachdenklich und organisiert sein, wie ich mit dem Übergang umging.
Durch ein wenig Versuch und Irrtum habe ich ein zweiteiliges System geschaffen, das mir den Übergang und das Verlassen wesentlich erleichtert und das ich jedem Elternteil wärmstens empfehlen kann, bevor er sich eine Auszeit nimmt.
1. Ihr wöchentlicher Sprint-Plan vor dem Urlaub
Da Babys jederzeit kommen können, plante ich meine letzten fünf Arbeitswochen vor meinem Fälligkeitstermin als wöchentliche "Sprints" (inspiriert von der Sprintplanung des Produktmanagements). Ich erkannte, dass es für mein Team sehr schwierig werden würde, die aktuellen Entwicklungen in den Griff zu bekommen, wenn ich fünf Bälle in der Luft hätte und früh in die Wehen gehen würde. Stattdessen habe ich versucht, Projekte in ein- bis zweiwöchigen Schritten anzugehen, wobei ich jedes einzelne Projekt abgeschlossen habe, bevor ich das nächste übernahm.
Das Ziel war es, alle Beteiligten darauf abzustimmen, was von mir vor dem Urlaub erledigt werden sollte (und was nicht), und wenn ich früh rausging, es dem Team zu ermöglichen, dort weiterzumachen, wo ich aufgehört hatte.
Wichtiger Hinweis: Ich habe die letzte Woche hauptsächlich als Puffer aufbewahrt und meine direkten Berichte ein bis zwei Wochen an die Interim Manager weitergeleitet, um den Übergang zu erleichtern.
So sah meins aus:
2. Ihre Urlaubsplanungsdokumentation
Das zweite Dokument, das ich vorbereitet habe, war mein Elternurlaubsplan, der derjenige ist, den die meisten Leute während ihres Urlaubs verlassen. Es ist wichtig, alle wichtigen Informationen zu haben, die je nach Ihrer Rolle und Ihrem Unternehmen variieren können.
In dieser Version gibt es sechs Schlüsselbereiche:
- Logistik: Ihr Fälligkeitsdatum, der Plan, wann Sie vor diesem Zeitpunkt von zu Hause aus zu arbeiten beginnen, Ihr letzter Tag im Büro und die geplante Urlaubsdauer, Kontaktinformationen für den Arzt und das Krankenhaus für den Fall von Notfall
- Wiederkehrende Besprechungen: Besprechungen, die Sie leiten und an denen Sie teilnehmen, legen fest, wer sie an Ihrer Stelle abhalten wird oder ob sie abgesagt werden
- Direkte Berichte: An wen sie sich während Ihrer Abwesenheit wenden, ob jemand anderes zusätzliche Zeit mit ihnen als Support verbringt, wie oft Sie sich normalerweise mit ihnen treffen und relevante Notizen.
- Genehmigungen: Liste der Dinge, die Sie genehmigen oder tun müssen (z. B. Vertragsunterzeichnung, Genehmigung von Ausgaben ab einer bestimmten Größe) und die in Ihrer Abwesenheit erledigt werden.
- Informationsfluss: Eine sehr kurze Liste mit wichtigen Dingen, über die Sie Aktualisierungen für Ihre persönliche E-Mail erhalten möchten (sofern vorhanden), sowie mit Themen, die Sie weiterhin über Ihre Arbeitsadresse bearbeiten möchten, damit Sie sie lesen können, wenn Sie wieder zurück.
- Sonstiges: für sonstige Informationen. Es ist besser, hier zu teilen, selbst wenn die Leute es nie lesen, als sie sich fragen zu lassen.
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Jetzt können Sie die Elternzeitplanung übernehmen. Als nächstes machen Sie sich bereit für dieses kleine Bündel Freude.
