Bei so vielen Unternehmen, die sich entschlossen haben, wichtige Meetings online durchzuführen, ist es zu einem wichtigen und kompetenten Teilnehmer an Online-Meetings geworden. Online-Meetings bieten eine großartige Gelegenheit für den Gedankenaustausch zwischen verstreuten Mitarbeitern, die möglicherweise nicht regelmäßig persönlich miteinander in Kontakt treten, sie als wertvolle Teammitglieder etablieren und Kameradschaft unter den Mitarbeitern schaffen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen, mehr über die Teilnahme an einem Online-Meeting zu erfahren:
Pünktlich sein
Wenn Sie etwas nicht rechtzeitig an einem Online-Meeting teilnehmen können, informieren Sie den Veranstalter. Beachten Sie, dass die Online-Meeting-Software den Teilnehmern mitteilt, wer sich wann anmeldet. Dies bedeutet, dass Sie nicht in der Lage sind, eine halbe Stunde verspätet am Meeting teilzunehmen, ohne dass Sie es bemerken. Zu spät zu einem Online-Meeting zu sein ist genauso respektlos wie ein verspäteter Eintritt in den Sitzungssaal.
Machen Sie vorher eine Pause
Online-Meetings dauern normalerweise nicht stundenlang, so dass Sie sich nicht entschuldigen können. Außerdem sind Meetings, die über das Internet abgehalten werden, sehr schnell, und die Leute sind möglicherweise nur ungern oder ärgerlich, weil sie warten müssen, bis Sie wiederkommen, um die Diskussion fortzusetzen. Schnappen Sie sich also ein Glas Wasser oder gehen Sie vor dem Meeting auf die Toilette. Schleichen Sie sich auch nicht aus der Besprechung heraus, ohne jemanden darüber zu informieren. Sie wissen nie, wann jemand Sie eine Frage stellt. Wenn Sie einen Notfall haben, informieren Sie den Organisator der Besprechung, dass Sie einige Minuten aussteigen müssen, und Sie werden sie benachrichtigen, wenn Sie zurück sind. Dies erreichen Sie am besten über die Chat-Funktion Ihrer Online-Meeting-Software, um den Präsentator nicht zu stören.
Behalten Sie ein professionelles Verhalten
Während Sie von Ihrem Schreibtisch oder sogar von zu Hause aus an Ihrem Online-Meeting teilnehmen, sollte Ihr Ton nicht weniger formell sein als in einem Sitzungssaal, umgeben von Kollegen und Vorgesetzten. Dies bedeutet, dass Sie Kommentare zu Ihren Katzen oder Kindern fernhalten sollten, auch wenn sie sich im Nebenzimmer befinden. Dies zeigt, dass Sie ein vertrauenswürdiger Fachmann sind, der in der Lage ist, Ihr Zuhause und Ihr Arbeitsleben voneinander zu trennen, selbst wenn sie dasselbe Dach teilen.
Planen Sie nicht einfach nur zuhören
Nur weil das Meeting online ist, ist es keine Entschuldigung für Sie, an etwas anderem zu arbeiten und nur zuzuhören. Wenn Sie zum Meeting eingeladen wurden, liegt dies daran, dass der Moderator Ihre Beiträge wertschätzt. Auch wenn es keine große Chance für eine Teilnahme gibt, sollten Sie trotzdem aktiv Notizen machen. Das Online-Meeting, an dem Sie zufällig an etwas anderem gearbeitet haben, könnte etwas haben, das sich für Sie als wichtig erweisen wird. Wenn Sie am selben Tag wie die Besprechung eine Arbeit abschließen müssen, geben Sie entweder an, dass Sie an diesem Tag nicht an der Besprechung teilnehmen können, oder organisieren Sie sich gut genug, damit Sie sie nicht durcharbeiten müssen.
Machen Sie es zum Mitmachen
Egal, ob Sie während der F & A-Sitzung eine Frage stellen, ob Sie die Erfolge Ihres Teams oder eine andere passende Geschichte oder Idee mit Ihnen teilen, planen Sie ein Wort bei der Besprechung. Jeder gute Gastgeber fragt während des Meetings nach Input und verbringt nicht die ganze Zeit damit, im Team zu reden. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um zu zeigen, dass Sie nicht nur anwesend sind, sondern auch aufpassen. Sagen Sie Ihren Namen, bevor Sie sprechen, damit die Teilnehmer wissen, wer sie anspricht. Denken Sie daran, dass Sie zuversichtlich und deutlich sprechen sollten, wie Sie es bei einem persönlichen Treffen tun würden. Wenn sich Ihr Unternehmen nicht mit informeller Sprache auseinandersetzt, sollten Sie es nicht verwenden, auch wenn sich eine Online-Umgebung eher informell anfühlt als von Angesicht zu Angesicht.
Vor dem Treffen üben
Wenn Sie während der Besprechung gebeten wurden, eine Folie mitzuteilen oder eine Präsentation zu machen, sollten Sie sicherstellen, dass nicht nur die vom Veranstalter geforderten Standards eingehalten werden, sondern dass Sie auch die Lieferung Ihrer Materialien geübt haben. Wenn dies Ihre erste Online-Besprechung ist, die eine bestimmte Software verwendet, fragen Sie den Organisator der Besprechung, ob er einen Probelauf mit Ihnen machen könnte, um sicherzustellen, dass Sie mit der Software vertraut sind. Wenn Sie mit der Software bereits vertraut sind, üben Sie einfach die Präsentation. Wissen Sie, was Sie sagen werden, und vermeiden Sie es, während Ihrer Präsentation ein Stichwort zu lesen. Das Lesen bestimmter Zahlen und Fakten ist in Ordnung, aber Sie möchten nicht wie die Telemarketing-Betreiber klingen, die Sie kalt anrufen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation reibungslos abläuft.
Sprich nicht aus der Reihe
Wenn jemand anderes an der Reihe ist, zu präsentieren, lassen Sie ihn ohne Unterbrechung ausklingen. Warten Sie, bis sie fertig sind, und kommentieren oder stellen Sie Fragen. Wenn der Moderator nicht angegeben hat, dass die Teilnehmer die Präsentation unterbrechen dürfen, sprechen Sie nicht, wenn jemand anderes an der Reihe ist. Andernfalls verzögert sich das Meeting nicht nur, es kann sich auch um ein anderes Thema handeln. Beachten Sie, dass die Teilnehmer an Online-Meetings nicht die Möglichkeit haben, visuelle Hinweise zu geben, die sie gerne sprechen möchten, sodass der Moderator einen Punkt ordentlich zusammenfassen kann, bevor er den Kommentar oder die Frage abgibt. Jede Unterbrechung wird also laut sein und den natürlichen Ablauf des Meetings stören.
Wenn Sie die oben genannten Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie nicht nur als professionell gelten, sondern auch wissen, wie Sie sich in einem Online-Meeting verhalten. Während das Internet von vielen als recht informelles Medium angesehen wird, erfordert es am Arbeitsplatz immer noch die gleichen Höflichkeiten, die Sie im Umgang mit Kollegen von Angesicht zu Angesicht hätten.
