15 Regeln für das Online-Chatten mit Ihren Mitarbeitern - die Muse

Ach, Slack! Das immer beliebter werdende Tool (zusammen mit HipChat und Google Chat) soll die Zusammenarbeit verbessern und die Anzahl der E-Mails in Büros verringern. Dies kann wahr sein, es kann aber auch eine überaus ablenkende, unangemessene Art der Kommunikation sein, und ich höre und lese immer mehr Murren darüber, wie Teams nicht so effektiv sind, wie sie sein sollten.

Ich glaube, dass die meisten dieser Probleme auf die Tatsache zurückzuführen sind, dass noch keine neuen sozialen Normen festgelegt und verinnerlicht wurden, um das Beste aus diesen fantastischen neuen Kommunikationsinstrumenten herauszuholen. Im Geiste meiner E-Mail-, Telefon- und Besprechungsregeln gelten folgende 15 Regeln für die digitale Kommunikation:

1. Das Chatten einer Frage ist einfach - in der Tat zu einfach. Bevor Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur faul sind und nicht selbst die Antwort finden. Wenn Sie Ihrem Kollegen das nächste Mal eine "superschnelle Frage" stellen möchten, stellen Sie sich diese beiden Fragen: Kann ich das bei Google überprüfen? Kann ich dies in unserem internen Laufwerk oder in Dokumenten finden?

2. Wenn jemand offline ist oder den Status "Bitte nicht stören" verwendet, betrachten Sie ihn als eine geschlossene Bürotür. Benachrichtigen Sie Ihre Kollegen nur, wenn es sich um ein Problem handelt, für das Sie in ihr Büro stürmen würden, denn genau das tun Sie tatsächlich. Wenn Sie dennoch nicht gestört werden möchten, machen Sie dies so oft wie möglich deutlich, indem Sie sich abmelden oder DND aktivieren.

3. Benötigen Sie heute keine Antwort? Dann sollten Sie immer eine E-Mail anstelle eines Chats senden. Ein Chat bedeutet "Ich brauche das jetzt". Brauchen Sie die Antwort heute, aber auch, um viel Boden unter den Füßen zu haben? Wenn die Antwort länger als fünf Minuten dauert, sollten Sie sich immer für eine E-Mail entscheiden. Dies gibt Ihrem Kollegen die Möglichkeit zu entscheiden, wann er seine Arbeit unterbrechen soll, um sich mit Ihrem Problem zu befassen.

4. Wissen Sie, wenn Sie sagen "Haben Sie eine Minute?" (Oder eine Variation davon), sagen Sie wirklich "Ich werde jetzt Ihre Zeit in Anspruch nehmen." Weil die Antwort, die Sie fast immer bekommen, normalerweise "Ja" ist, was ist los? ”und die Realität ist, dass die Person wahrscheinlich mitten in etwas anderem war. Versuchen Sie stattdessen: „Wenn Sie eine Minute Zeit haben, würde ich gerne etwas von Ihnen abprallen lassen. Keine Eile!"

5. Ähnlich wie bei E-Mails und Texten kann es schwierig sein, den Ton per Chat zu ermitteln. Geben Sie den Menschen also immer den Vorteil des Zweifels und gehen Sie von guten Absichten aus. Denken Sie, dass sie schnippisch oder sarkastisch sind? Lesen Sie sich die Nachricht mit einem angenehmen Ton und einem Lächeln zur Kontrolle noch einmal durch. Wenn Sie jedoch befürchten, dass Ihre Nachricht falsch interpretiert wird, geben Sie ein GIF oder ein Emoji ein, um Ihre Absichten zu verdeutlichen.

6. Genau wie es das Schlimmste ist , auf das gesamte Unternehmen zu antworten, ist es widerlich, einen Chat, der nur für eine Handvoll Leute relevant ist, an 50 Mitarbeiter zu senden. Wenn Sie also überlegen, in wen Sie sich einschalten möchten, sollten Sie zunächst eine kleine Schleife durchführen.

7. Wenn es sich um eine Ankündigung handelt, auf die Ihr Team zurückgreifen kann, verwenden Sie eine E-Mail. Die Ausnahme ist, wenn Ihr Unternehmen regelmäßig angeheftete Chats verwendet und jeder weiß, wie diese Funktion verwendet wird und wo er nach wichtigen Informationen sucht.

8. Verwenden Sie Tools und Plugins, um den Chat intelligenter zu gestalten. Die Frage „Ist jeder für ein Team-Mittagessen am Donnerstag frei?“ Öffnet eine Flut von Antworten und Hin- und Herbewegungen. Ein einfaches Polling-Plugin wie Simple Poll kümmert sich darum und reduziert all dieses Rauschen auf eine einzige Nachricht:

1. Habe immer nuancierte oder harte Gespräche in Person. Wenn dies nicht möglich ist, können Sie dies auch per Telefon oder Video-Chat tun. Dazu gehören konstruktives Feedback, Verhandeln und Überprüfen von Projekten.

2. Erfahren Sie, wie Sie zwischen den Zeilen einer Konversation lesen. Weil das so beiläufige Chatten es einfach macht, das Thema zu verlassen, passiert viel. (Und es ist in Ordnung! Pausen sind gut!) Aber wenn Sie bemerken, dass Sie das Gespräch dominieren oder 75% der GIF-Reaktionen liefern, bedeutet dies wahrscheinlich, dass es nicht die beste Zeit für die andere Person ist.

3. Gehen Sie niemals davon aus, dass jemand Ihre wichtige Nachricht in einem Gruppenchat gesehen hat. Wenn es etwas ist, das zu 100% jemand (oder jeder) sehen soll, senden Sie stattdessen eine E-Mail.

4. Wenn Sie mit einer Gruppe chatten und sich dann in eine Einzel-Convo verwandeln, in die der gesamte Kanal nicht eingeweiht werden muss (oder sollte), verlagern Sie die Diskussion. Auch wenn es nicht vertraulich ist, ist es oft am besten, diese Gespräche außerhalb der Gruppe zu führen.

5. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um jemandem „Hallo, wie geht es Ihnen?“ Zu sagen, bevor Sie ein Gespräch beginnen, es sei denn, das Büro brennt gerade. Dadurch wird alles, was Sie sagen, viel reibungsloser.

6. Wenn eine Unterhaltung nicht direkt Ihre Eingabe erfordert, fühlen Sie sich nicht gezwungen, sich einzuschalten, wenn Sie beschäftigt sind. Und lenken Sie sich, wenn Sie beschäftigt sind, nicht von jedem einzelnen Gespräch ab.

7. Letztendlich ist dies keine Regel, sondern nur eine Erinnerung. Auch wenn Ihr Chef nicht an zufälligen, albernen Gruppenchats teilnimmt, kann er oder sie dies trotzdem beobachten. Und wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Aufträge rechtzeitig zu erledigen, wird er oder sie nicht begeistert sein, wie aktiv Sie sind. Also, viel Spaß, sei dankbar, dass du für ein Unternehmen arbeitest, das ein gutes GIF erkennt, aber auch deine Arbeit erledigt.

Welche Regeln würden Sie dieser Liste hinzufügen? Sagen Sie uns auf Twitter @TheMuse!