In einer Zeit, in der Event-Budgets gekürzt werden und der Breitband-Internetzugang steigt, werden Webinare immer beliebter. Webinare sind webbasierte Seminare, die in der Regel über 30 Teilnehmer umfassen und zur Durchführung von Präsentationen, Workshops, Vorträgen und großen Meetings dienen. Da Webinare online abgehalten werden, können Unternehmen Geld für Reisen, Catering und Veranstaltungsorte sparen. Dies sind Kosten, die üblicherweise mit Präsenzseminaren verbunden sind. Aufgrund ihrer großen Besucherzahl müssen Webinare jedoch sorgfältig geplant werden, um erfolgreich zu sein. Aus diesem Grund müssen sich diejenigen, die ein Webinar veranstalten möchten, Zeit lassen, um sicherzustellen, dass sie alle erforderlichen Schritte durchlaufen, um den Erfolg des Webinars zu gewährleisten.
Um Ihnen bei der Organisation Ihres Webinars behilflich zu sein, haben wir unten die wichtigsten Schritte hervorgehoben, die Sie ergreifen müssen.
Wählen Sie ein Datum weit im Voraus
Das Erste, was Sie bei der Planung eines Webinars oder einer Reihe von Webinaren tun sollten, ist, sich frühzeitig auf einen Feiertags- und Veranstaltungskalender zu beziehen. Denken Sie daran, dass Sie mehrere Personen mit Terminkalender einladen, so dass Sie genügend Zeit erhalten, um sich Zeit für Ihr Webinar zu nehmen. Zum Beispiel könnte die Woche vor der Weihnachtspause sehr viel los sein, da die Leute versuchen, viele lose Enden zu binden, bevor sie in den Urlaub fahren. Durch sorgfältige Abwägung der von Ihnen gewählten Termine können Sie eine maximale Anwesenheit gewährleisten.
Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Zeit haben
Berücksichtigen Sie Zeitzonenunterschiede. Wenn Sie sich an der Westküste befinden, aber auch Teilnehmer von der Ostküste einladen (und umgekehrt), sollten Sie kein Webinar für den Zeitpunkt planen, an dem sich Ihre Teilnehmer nicht im Büro befinden. Planen Sie Ihr Webinar auch nicht zu nahe am Ende des Tages. In diesem Fall möchten Ihre Teilnehmer abschalten, um zu sehen, was sie noch tun müssen, um pünktlich nach Hause zu gelangen. Wenn Sie Personen aus anderen Ländern einladen, wählen Sie entweder eine Zeit aus, die normalerweise für alle Teilnehmer funktionieren kann (was selten ist), oder Sie planen, Ihr Webinar mehrmals abzuhalten, um unterschiedliche Zeitzonen zu berücksichtigen.
Wählen Sie Ihr Webinar-Tool
Die meisten Online-Meeting-Tools bieten Webinar-Optionen. Sie müssen nur den Plan auswählen, der der Anzahl der Teilnehmer entspricht, die Sie einladen möchten. Testen Sie die verschiedenen verfügbaren Tools und wählen Sie das für Sie passende aus. Je nach Art des Webinars, das Sie präsentieren, müssen Sie möglicherweise leicht zwischen den Referenten wechseln oder das Webinar für die Online-Veröffentlichung aufzeichnen. Durchsuchen Sie alle Funktionen mit verschiedenen Tools und finden Sie mit Sicherheit die perfekte Software für Ihren Anlass. Stellen Sie sicher, dass Ihr Provider nach der Auswahl des Tools bereit ist, Sie zu schulen, damit Sie Ihr Webinar optimal nutzen können.
Üben Sie ein Webinar
Als Gastgeber wird von Ihnen erwartet, dass das Webinar reibungslos abläuft. Es gibt keine Entschuldigung dafür, nicht zu wissen, wie man zwischen den Sprechern wechselt, eine Umfrage macht oder ein Webinar aufzeichnet. Bitten Sie einige Kollegen, Sie nach dem Training mit dem Anbieter mehrmals zu testen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Ihre Präsentatoren mit dem Webinar-Tool vertraut sind.
Entwickeln Sie eine Agenda und eine Einladung
Richten Sie Ihr Webinar sorgfältig ein, bevor Sie Ihr Publikum einladen. Überlegen Sie, wie lange Ihr Webinar dauern wird und welche Hauptpunkte Sie in der Reihenfolge besprechen möchten, in der Sie darüber sprechen möchten. Planen Sie auch eine Q & A-Sitzung, da Ihre Teilnehmer am Ende Ihrer Präsentation wahrscheinlich einige Fragen haben werden. Dann skizzieren Sie die Agenda in der Einladung. Dies ist die einfachste Möglichkeit für Ihre Teilnehmer, zu erfahren, ob Ihr Webinar für sie relevant ist. Die Einladung sollte auch einen Link enthalten, über den Ihre Teilnehmer eine Verbindung zum Webinar herstellen können, sowie eine Einwahlnummer, falls Sie es vorziehen, telefonisch zuzuhören.
Laden Sie Ihr Publikum ein
Denken Sie sorgfältig darüber nach, was Sie präsentieren möchten, und wählen Sie entsprechend Ihr Publikum aus. Achten Sie darauf, Ihre Antworten zu verfolgen, damit Sie wissen, wer an Ihrem Webinar teilnehmen wird. Durch die genaue Überwachung Ihrer Teilnehmerliste können Sie Ihr Follow-up im Voraus planen.
Planen Sie Ihre Präsentation
Beachten Sie, dass die besten Online-Meeting-Präsentationen sehr visuell und ansprechend sind. Wenn Sie beispielsweise PowerPoint verwenden, stopfen Sie die Folien nicht nur mit Wörtern zusammen. Fügen Sie Bilder hinzu, die für Ihre Präsentation relevant sind. Sie können auch Videos und gegebenenfalls Online-Spiele verwenden, um Ihre Präsentation zum Leben zu erwecken. Einige Webinar-Planer senden sogar Materialien vor dem Meeting an die Büros der Teilnehmer. Lernen Sie, kreativ zu denken, und Ihr Webinar wird zum Leben erweckt.
Nehmen Sie Ihr Webinar auf
Wenn Sie eine Aufzeichnung Ihres Webinars zur Verfügung stellen, können diejenigen, die einen Teil der Diskussion erneut besuchen möchten, oder diejenigen, die es nicht schaffen könnten, das hören, was zu ihrer Zeit gesagt wurde. Wenn Sie Ihr Webinar mit einer Online-Marketingkampagne verknüpfen, können Sie die Aufzeichnung in allen E-Mails verwenden, die Sie versenden, um Ihre Nachricht zu verstärken.
Nachverfolgen
Wie bei Online-Meetings ist das Follow-up eines Webinars äußerst wichtig. Erinnern Sie Ihre Teilnehmer daran, was besprochen wurde, und führen Sie eine Umfrage durch, um sich über den Verlauf des Webinars zu informieren. Wenn Sie ein anderes Webinar planen, das für Ihr Publikum von Interesse sein könnte, sollten Sie ihm mitteilen, wann es eine Einladung erwartet.
Überprüfen Sie Ihr Feedback
Überprüfen Sie stets Ihr Feedback, das Sie in Ihren Webinaren erhalten haben. So können Sie Ihre nächsten verbessern.Achten Sie besonders auf das Feedback zur Präsentation, da dies den Kern des Webinars darstellt.
