Zwischen dem Durchsuchen von Spam, dem Verfassen der richtigen Antworten und dem Beobachten der Nachrichten, die nachverfolgt werden müssen, kann es sich wie ein Job an sich anfühlen, den Posteingang im Auge zu behalten. Deshalb haben wir die Köpfe von Fachleuten herausgesucht, die das Geheimnis effizienter, organisierter Posteingänge herausgefunden haben - obwohl sie täglich Hunderte von E-Mails erhalten haben. Denn ein vorhandenes System kann Ihnen helfen, auch den widerspenstigsten Posteingang zu erobern.
1. Behalten Sie nur E-Mails in Ihrem Posteingang, die sofortiges Handeln erfordern
Posteingang Null mag ein zu hohes Ziel sein, aber wenn Sie rücksichtslos darüber sind, welche Nachrichten Immobilien in Ihrem Posteingang belegen, können Sie ganz schön nah dran sein.
„An den meisten Tagen enthält mein E-Mail-Posteingang weniger als 25 Nachrichten. Das ist beabsichtigt. Ich möchte in der Lage sein, meinen Posteingang zu öffnen und sofort zu sehen, was am dringendsten ist und was eine Antwort erfordert “, sagt Leigh Ann Newman, Senior Program Manager bei einer internationalen Regierungsberatungsfirma. "Diese Angewohnheit zwingt mich, äußerst zeitnah Maßnahmen zu ergreifen."
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Newman innerhalb weniger Stunden weit über 100 E-Mails erhält, von denen viele dringend sind und hochrangige Manager einbeziehen. 2008 hatte sie die Möglichkeit, bei Null anzufangen, als ihre Firma während einer Akquisition auf ein neues E-Mail-System umstellte. „Es war wie ein Frühjahrsputz für meinen Posteingang. Und seitdem kann ich einfach nicht mehr mit einem Posteingang arbeiten, der mit unbeantworteten E-Mails überflutet ist “, sagt sie.
2. Erstellen Sie einen „Warteordner“ für ausstehende E-Mails
Wohin gehen E-Mails, wenn nicht in Ihrem Posteingang? Erstellen Sie einen "Warteordner" für E-Mails, für die eine Aktion eines anderen erforderlich ist, bevor Sie antworten können. „Das spart enorm viel Zeit“, sagt Darcy Miller, ein Arbeitsplatzexperte und Gründer von Pin and Pivot, der jahrelang mit mehr als 150 E-Mails pro Tag konfrontiert war. "Auf diese Weise werden Ihre Posteingänge nicht durch diese E-Mails verstopft, und Sie können jeden Tag oder jede Woche einen Blick darauf werfen, welche Projekte noch ausstehen."
Sie lernte diesen Trick auf die harte Tour, als sie im ersten Jahr ihres ersten Jobs keinen E-Mail-Anhang fand, den sie brauchte. "Ich habe einen halben Tag nach dieser E-Mail gesucht, unter den Tausenden von E-Mails, die sich zu diesem Zeitpunkt in meinem Posteingang befanden", sagt sie. "Ich habe von diesem Moment an geschworen, die Kontrolle über meinen Posteingang zu übernehmen!"
3. Machen Sie Unterordner oder Beschriftungen zu Ihrer neuen BFF
Posteingangshändler empfehlen die Erstellung eines einfach zu dekodierenden Unterordners oder Beschriftungssystems. Nate Masterson, CEO von Maple Holistics, schätzt, dass er an manchen Tagen mehr als 250 E-Mails erhält. Daher ist die Organisation von größter Bedeutung. "E-Mail-Labels sind dein Freund", rät er. "Verwenden Sie diese, um wichtige E-Mail-Ketten zu gruppieren. Wenn Sie sich also etwas als Referenz ansehen müssen, können Sie dies ganz einfach tun."
Newman sagt, dass ihre Etiketten Themen enthalten, zu denen andere Fragen haben könnten, Unterstützung für Entscheidungen, die sie getroffen hat, und Referenzmaterialien für zukünftige Geschäftsanforderungen. „Ich habe Dutzende von Unterordnern und Hunderte von E-Mails, die als Referenz archiviert wurden“, sagt sie. "Ich kann innerhalb von Sekunden nach einer Anfrage herausfinden, was ich brauche, weil ich weiß, wo es gespeichert ist und wie ich es schnell finden kann."
4. Legen Sie Posteingangsregeln oder -filter fest
Bei vielen E-Mail-Providern können Sie Posteingangsregeln oder -filter einrichten, die Maßnahmen für Sie ergreifen, und Sie können E-Mails schnell kategorisieren, ohne dass Ihre Intelligenz abnimmt.
Rachel Neill, CEO der Carex Consulting Group, nutzt die Regelfunktionen von Outlook, um den Überblick über 150 E-Mails zu behalten, die täglich zu ihr gelangen. "Ich habe Regeln festgelegt, nach denen E-Mails in verschiedenen Ordnern abgelegt, farblich gekennzeichnet und nach Absender priorisiert werden", sagt sie. Am Ende des Tages wird sie dann schnell nach etwas suchen, das sie möglicherweise verpasst hat. „Die Regeln tragen dazu bei, sicherzustellen, dass ich konsequent nachverfolge und Lärm blockiere. Dies hilft mir, die Unordnung auf ein Minimum zu beschränken. “
5. Verwenden Sie Ihren Kalender, um E-Mails zu verfolgen, die eine Nachverfolgung erfordern
Da einige E-Mails möglicherweise mehr als eine einfache Antwort erfordern, empfiehlt Newman, sie dem Kalender hinzuzufügen. „Wenn ich eine E-Mail erhalte, die nicht nur eine sofortige Antwort, sondern auch eine Art Folgeaktion erfordert, verschiebe ich die E-Mail in einen bestimmten Unterordner und füge eine Erinnerung in meinen Kalender ein, die den Speicherort des Ordners und das Datum der Nachverfolgung enthält erforderlich “, sagt sie.
Sie verwendet Microsoft Outlook, mit dem Sie auf den Kalender von Outlook zugreifen können. Sie können dies jedoch auch in Google Mail tun. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Mehr" in der Symbolleiste und wählen Sie "Ereignis erstellen".
6. Lassen Sie Junk-Mails nicht in Ihrem Posteingang landen
Fühlen Sie sich, als würden Sie mit Werbe-E-Mails um die Wette spielen? Seien Sie schnell mit der Abmeldeschaltfläche. Davis Siksnans, CEO und Gründer von Printful, verwendet eine Drei-Striche-Regel für Werbe-E-Mails und Newsletter. Wenn er zum dritten Mal einen Newsletter oder eine Werbe-E-Mail eines bestimmten Absenders löscht, wird er von der Liste abgemeldet.
7. Erstellen Sie Vorlagen für Ihre Go-To-Antworten
Das Anpassen einer anderen Antwort für jede E-Mail kann sehr zeitaufwändig sein. Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder dieselbe Art von E-Mail senden, können Sie davon profitieren, einige Bestandsantworten in Ihren Entwürfen zu behalten, die Sie problemlos wiederverwenden können.
Betsy Fein, Präsidentin des professionellen Organisationsunternehmens Clutterbusters, hat häufig Fragen gestellt, die mit gesperrten Antworten beantwortet werden können. "Ich habe vorab geschriebene E-Mails, die ich an E-Mails senden kann, in denen das Gleiche gefragt wird, z. B." Erzählen Sie mir von Ihren Diensten "oder" Wie lege ich einen Termin fest? "."
Wenn Sie dies nicht von Hand tun möchten, probieren Sie das MixMax Gmail-Plugin aus, oder gehen Sie in Ihre Einstellungen und aktivieren Sie vordefinierte Antworten. (Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts in Ihrem Posteingang, wählen Sie "Einstellungen" aus der Dropdown-Liste aus, wählen Sie die Registerkarte "Erweitert" und klicken Sie auf "Aktivieren" neben "Eingemachte Antworten".) Auf diese Weise können Sie speichern Antworten auf Vorlagen.
8. Legen Sie Zeitblöcke für das Abrufen von E-Mails beiseite und halten Sie sich an diese
Sie würden Ihren Zeitplan wahrscheinlich nicht für Besprechungen mit nicht festgelegten Zeiten und Längen rund um die Uhr offen lassen. Warum also E-Mail-Freiraum lassen, um sich an Ihrem Tag einzumischen?
„Ich lasse meine E-Mail nicht den ganzen Tag offen. Ich stelle bestimmte Zeiten während des Tages ein, um jede E-Mail durchzugehen und nachdenklich zu antworten, zu archivieren oder für später zu speichern. Auf diese Weise kann ich keine Multitasks ausführen und alle meine E-Mails schneller abrufen, da ich mich auf die eigentliche Aufgabe konzentriere “, sagt David Mitroff, Unternehmensberater. "Ich empfehle, dass die Leute mit drei verschiedenen Halbstundenblöcken pro Tag beginnen, um ihre E-Mails durchzulesen und zu beantworten und den Rest des Tages ihren Posteingang geschlossen zu halten und von dort aus nach Bedarf Anpassungen vorzunehmen."
Justin Lavelle, Chief Communications Officer von BeenVerified, nutzt die Zeitsperre, um den Überblick über die täglichen E-Mails zu behalten. Außerdem empfiehlt er, einmal pro Woche Zeit für die Wartung des Posteingangs einzuplanen. Wählen Sie jede Woche eine Uhrzeit aus, um Ihren Posteingang zu pflegen. Schützen Sie die Zeit wie jedes andere wichtige Meeting und organisieren Sie sich “, schlägt er vor. "Beseitigen Sie das Irrelevante, archivieren Sie das Ganze und priorisieren Sie die Aufgabenliste."
9. Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen
Auch wenn Sie sich damit abgefunden haben, E-Mails nur in vordefinierten Blöcken zu lesen, ist der Sirenen-Song Ihrer Posteingangsbenachrichtigung möglicherweise eine zu große Versuchung, Widerstand zu leisten. In diesem Fall ist die Lösung einfach: Deaktivieren Sie Ihre Benachrichtigungen. "Wenn Sie in Zeitblöcken arbeiten, werden Sie nie mehr als ein paar Stunden brauchen, um Ihre E-Mails zu sehen", sagt Miller. "Deaktivieren Sie die Benachrichtigungen, da sie Sie davon abhalten, das zu tun, woran Sie gerade an Ihrem Schreibtisch arbeiten."
Sie können sich selbst zur Rechenschaft ziehen, indem Sie die Posteingangspause-Funktion von Boomerang verwenden. Siksnans lässt nur zu, dass E-Mails zweimal am Tag zu bestimmten Zeiten eingehen, wenn er in der Lage ist, seine Aufmerksamkeit auf sie zu lenken.
10. Engagieren Sie sich während der Ausfallzeit für sinnlose E-Mail-Aufgaben
Stellen Sie sicher, dass E-Mail-Konten effektiv mit Ihrem Telefon synchronisiert sind, und verwenden Sie Leerlaufzeiten, um eine schnelle Bereinigung des Posteingangs durchzuführen. "Viele der Nachrichten, die ich erhalte, erfordern keine direkte Aktion", sagt Ben Taylor, Gründer von HomeworkingClub.com. "Spam kann gelöscht werden, andere Dinge können abgelegt werden, und Sie können mit vielen davon fertig werden, während Sie sich in einer zweiminütigen Warteschlange im Supermarkt befinden."
