Hier ist eine traurige Tatsache: Manager verbringen zwischen 35% und 50% ihrer Zeit in Besprechungen, und dennoch betrachten Führungskräfte mehr als die Hälfte dieser Besprechungen als Fehlschläge.
Das ist nicht so schockierend. Allzu oft befinden wir uns in einer Brainstorming-Sitzung, die nur ein wenig zu lang oder nicht lang genug ist oder verwirrend oder frustrierend oder äußerst unproduktiv ist.
Es gibt natürlich mehrere Lösungen. Wir könnten absagen. Wir könnten umplanen. Wir könnten das Meeting in eine E-Mail-Kette oder eine Slack-Diskussion verwandeln.
Dies sind in bestimmten Fällen alles geeignete Schritte. Aber manchmal müssen wir uns wirklich anstrengen, um zu verstehen, wo unsere Besprechungen zu kurz kommen, und aktiv daran arbeiten, sie zu beheben. Denn wir können es nicht ablehnen, uns jemals mit Menschen zu treffen - nichts würde getan werden.
Wenn Sie nach dem Schuldigen suchen, stellen Sie sich diese Fragen und wenden Sie diese Tipps an, um effektivere Besprechungen bei der Arbeit durchzuführen:
Fragen 1-3 Vor dem Treffen
Ja, Ihre Besprechung kann fehlschlagen, noch bevor sie beginnt. Über Folgendes sollten Sie nachdenken, sobald Sie diese Einladung verschicken.
1. Fühlen Sie sich vorbereitet?
Sind alle Ihre Materialien eingestellt? Gibt es einen Plan für den Ablauf des Meetings? Ist ein Konferenzraum verfügbar und gebucht?
Dein größter Freund wird eine Agenda sein - ohne eine kannst du kein großartiges Meeting haben.
Die andere wichtige Sache, die Sie im Voraus vorbereiten sollten, ist Ihr Ziel für das Meeting. Fragen Sie sich (und schreiben Sie es vielleicht auf): „Was möchte ich erreichen?“ Es könnte sich um eine kleine Aufgabe handeln, etwa um die Aktualisierung Ihres Teams, oder um eine große Aufgabe, um eine Strategie zur Steigerung der Benutzerbindung zu entwickeln. Stellen Sie sicher, dass alle auf dieses Ziel ausgerichtet sind, damit Sie nicht versuchen, widersprüchliche Ideen in einer kurzen Sitzung zu behandeln.
"Sie müssen einen Abschnitt über das gewünschte Ergebnis haben, der sich von der Tagesordnung unterscheidet", sagt Devanté Lewis-Jackson, Manager für Mid-Market Sales bei The Muse. „In einer Tagesordnung wird besprochen, was während des Meetings stattfinden wird, aber das gewünschte Ergebnis schafft einen Konsens darüber, was getan werden muss, bevor das Meeting beendet ist. Dies ist besonders hilfreich, wenn das Gespräch über Agenda-Themen unterbrochen wird. “
2. Fühlen sich andere Menschen vorbereitet?
Nicht für jedes Meeting, das Sie durchführen oder an dem Sie teilnehmen, ist es erforderlich, dass die Mitarbeiter die Materialien vorab überprüfen, ausfüllen oder beschaffen. In diesem Fall empfehle ich jedoch dringend, dafür zu sorgen, dass jeder über die erforderliche Zeit und die erforderlichen Ressourcen verfügt (verwenden Sie diese Agenda erneut!).
Oft erstellen wir jedoch Besprechungen, bevor wir den Kontext und die Transparenz berücksichtigen. Infolgedessen kommen die Leute im falschen Headspace ins Gespräch. Nehmen Sie zum Beispiel jemanden, der neu ist und keinen Hintergrund zur Unternehmensgeschichte hat. Oder jemand, der an einem Sprint-Meeting teilnimmt und noch nie mit einem Ingenieurteam zusammengearbeitet hat. Sie werden wahrscheinlich nicht viel aus dem Meeting herausholen oder wertvolle Erkenntnisse einbringen, oder sie werden die Diskussion mit ihren Interjektionen vom Kurs abbringen.
Stellen Sie sich vor dem Betreten folgende Fragen:
- Weiß jeder, warum wir dieses Treffen haben?
- Weiß jeder, warum er speziell zu diesem Treffen eingeladen wurde?
- Sind alle auf dem Laufenden, worüber wir in diesem Meeting diskutieren werden?
- Kennt jeder in diesem Meeting alle anderen? Wenn nicht, was müssen sie wissen?
- Gibt es Spannungen zwischen Menschen, die den Fortschritt bei diesem Treffen behindern könnten?
Wenn die Antwort Nein lautet, können Sie die Person (en) entweder zur Seite ziehen oder eine kurze E-Mail an sie senden, um ihnen Hintergrundinformationen zu geben.
3. Sind die Leute aufgeregt?
Offensichtlich wird niemand bei dem Gedanken an Ihr Meeting auf und ab springen, es sei denn, Sie halten Welpen in der Hand (in diesem Fall muss ich fragen, wo meine Einladung verloren gegangen ist).
Aber Ihr Team sollte eine Art Einstellung dazu haben und hoffentlich mehr zum positiven Ende der Emotionen. Sie sind vielleicht nicht begeistert, wenn sie sich über die Quartalsergebnisse unterhalten, aber sie sind möglicherweise erleichtert, wenn sie endlich wichtige Informationen erhalten oder Raum haben, um ihre brennenden Fragen zu stellen.
Wenn sie stöhnen - und ihr Stöhnen hat nichts mit Hassbesprechungen und allem, was mit dieser speziellen Art von Besprechung zu tun hat -, gehen Sie etwas tiefer. Es ist möglich, dass dies die Wiederholung eines vorherigen Gesprächs und damit eine Zeitverschwendung ist, oder dass sich bestimmte Mitglieder unvorbereitet fühlen oder dass jemand ausgeschlossen wird und jeder darüber verärgert ist. Es ist sogar möglich, dass Ihr Team überfüllt ist und nicht die Bandbreite und Energie hat, um eine stundenlange Präsentation zu überstehen. Egal wo die negative Energie herkommt, du musst sie ansprechen, bevor du den Raum betrittst.
Fragen 4-7 Während des Meetings
Nur weil Sie richtig vorbereitet sind, heißt das nicht, dass Sie im klaren sind. Es gibt einige Dinge, die Sie im Moment beachten müssen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft.
4. Treffen Sie alle wichtigen Punkte?
Sie kamen mit einer Aufgabe - Beantworten einer Frage, Brainstorming einer Idee, Beschreiben eines neuen Prozesses, was auch immer. Das Zeichen eines guten Treffens ist eines, das dies innerhalb der Grenzen Ihrer Frist erreicht.
Dies zu tun ist ziemlich einfach. Folgen Sie Ihrer Agenda bis zu einem T (oder mindestens so genau wie möglich). Überprüfe alle 10-15 Minuten mit dir selbst, ob du noch am Thema bist. Wenn nicht, lenken Sie das Gespräch zurück und stimmen Sie zu, eine Nadel in die Tangente zu stecken, auf der Sie später waren. Stimmen Sie zu, alles, was Sie verpasst haben, entweder offline oder in einer anderen Besprechung erneut zu besuchen (und weisen Sie diese Aufgabe einer Person im Raum zu). Laufen Sie nicht vorbei, es sei denn, alle anderen können einem längeren Treffen zustimmen. Indem Sie den Leuten mehr Zeit nehmen, erschweren Sie ihnen die Einhaltung anderer wichtiger Fristen, die Sie ihnen möglicherweise gesetzt haben.
"Der springende Punkt eines Meetings ist, eine Entscheidung über etwas zu treffen, und was / wer / wie die Aktion ausgeführt wird", sagt Heatherlyn Nelson, Office Operations Manager bei The Muse. "Einfach ausgedrückt, wenn Sie nicht mit umsetzbaren Dingen oder Entscheidungen kommen können, halten Sie keine Besprechung ab."
5. Schaut jeder (oder zumindest fast jeder) zu?
100% des Publikums dazu zu bringen, dass alle Augen auf Sie gerichtet sind, Telefone heruntergelassen sind und sich am Rand ihrer Sitze befinden, ist wahrscheinlich eine Strecke (wir sind schließlich leicht abgelenkt), aber fast jeder sollte Ihnen fast die ganze Zeit zuhören Zeit.
Um die Menschen zum Zuhören zu bringen, müssen Sie sich ein wenig anstrengen. Halte die Dinge kurz und bündig. Beschreiben Sie die nächsten Schritte. Verwenden Sie leicht lesbare und verständliche Grafiken. Laptops verbieten (wenn du kannst).
Dies ist eine großartige Lektüre darüber, warum niemand in Ihren Besprechungen zuhört - und wie Sie dies beheben können.
6. Stellen Leute Fragen und werden sie beantwortet?
Ich würde sagen, es ist selten, ein Meeting zu haben, bei dem niemand eine einzige Frage stellt. Wenn das der Fall ist, werden die Leute wahrscheinlich nicht aufpassen und Ihnen wahrscheinlich eine Menge Fragen stellen, nachdem das Meeting beendet ist (und Sie müssen # 5 lesen).
Aber so wichtig es ist, ein engagiertes Publikum zu haben, ist es auch wichtig, ihre Anliegen tatsächlich anzusprechen. Allzu oft sagen wir "Ich komme später zu diesem Punkt" oder "Ich verspreche, ich werde das am Ende beantworten" und kommen nie wieder darauf zurück. Stellen Sie also sicher, dass Sie alle Ihre Grundlagen abdecken, auch wenn dies bedeutet, dass Sie ihre Frage aufschreiben oder sie bitten, sie am Ende der Präsentation zu wiederholen.
Denken Sie daran, dass es andere Gründe geben kann, warum Menschen keine Fragen stellen. Vielleicht haben Sie eine Umgebung geschaffen, in der sie sich vielleicht ungewollt nicht wohl fühlen. Oder vielleicht sind die Leute von der Diskussion so verärgert, dass sie nicht einmal wissen, wo sie anfangen sollen, Fragen zu stellen. In diesem Fall haben Sie wahrscheinlich nachgelassen, ihnen den Kontext zu geben (Ratschläge dazu finden Sie unter # 2).
7. Gibt es ein signifikantes Muster, in dem bestimmte Personen laut sprechen (oder überhaupt nicht sprechen)?
Sie haben höchstwahrscheinlich alle in den Raum eingeladen, weil Sie ihre Meinung oder Anregungen zu einem Projekt haben wollten - und letztendlich werden die Ideen und Aktionen, die aus Ihrer Besprechung hervorgehen, stärker und besser aufeinander abgestimmt, wenn sich alle einbringen. Sie möchten also sicherstellen, dass alle dazu beitragen mindestens einmal im Laufe Ihrer gemeinsamen Zeit.
Das hört sich theoretisch gut an, ist aber nicht immer die Realität. Manche Menschen sind lauter und selbstbewusster als andere, manche haben eine höhere Machtposition als andere, und manche fühlen sich nicht so einbezogen oder geachtet wie andere im Raum. Ein typisches Beispiel: Untersuchungen zeigen, dass Frauen häufiger in Gesprächen unterbrochen werden als Männer.
Versuchen Sie, die richtige Art von Diskussionsleiter zu sein. Fahren Sie herumstreifende Mitarbeiter herunter. Unterbrechen Sie nicht. Bleiben Sie für Menschen, die unterbrochen werden. Rufen Sie Leute an, die nicht viel gesagt haben oder vielleicht schüchtern sind. Dies gilt insbesondere für entfernte Personen, die sich nicht physisch im Raum befinden.
Denken Sie auch daran, dass Sie auch als Organisator von Meetings in diese Kategorie fallen! In einigen Fällen ist es sinnvoll, die Person zu sein, die am meisten spricht, aber selbst dann sollten Sie sicherstellen, dass alle Stimmen im Raum gehört und verstärkt werden. (Hier ist ein Ratschlag, um sich vom Wandern abzuhalten und zu erkennen, wenn Sie zu viel reden.)
Fragen 8-10 Nach dem Treffen
Fast dort! Wenn Sie möchten, dass Ihre Meetings jedes Mal zu einem Homerun werden, beachten Sie Folgendes.
8. Ergreift jeder die richtigen nächsten Schritte?
Sie können feststellen, wann eine Besprechung schlecht verlief, wenn alle den Raum verlassen und losziehen, um genau die Dinge zu tun, die Sie nicht wollten, dass sie es tun.
Vermeiden Sie dies, indem Sie direkt und klar über die nächsten Schritte nachdenken. Bevor Sie abbrechen, sprechen Sie Folgendes an:
- Was muss getan werden?
- Wie muss es gemacht werden?
- Wann muss es erledigt sein?
- Wer wird dafür verantwortlich sein?
- Wer wird den Erfolg überwachen / verfolgen?
9. Wurde der größere Zweck des Treffens erreicht?
Scheinen die Leute motivierter, Dinge nachher zu erledigen? Scheinen sie effektiver zu arbeiten? Gibt es weniger Verwirrung oder weniger Fragen? Haben Sie Ihr ursprüngliches Ziel erreicht? Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist dies wahrscheinlich in Ordnung (und wenn die Antwort "Nein" lautet, lesen Sie die obigen Abschnitte, um herauszufinden, wo Sie einen Fehler gemacht haben).
10. Hatten auch andere Menschen das Gefühl, dass das Meeting produktiv war?
Ich trenne diese Frage von der obigen, weil Sie die Leute tatsächlich fragen müssen, wie sie sich über das Meeting gefühlt haben, anstatt davon auszugehen.
Es ist wichtig, direktes Feedback zu erhalten (insbesondere als Manager). Möglicherweise haben Sie das Gefühl, dass das Meeting reibungslos verlief, aber alle anderen sind anderer Meinung. Wenn Sie das hören, können Sie feststellen, warum es nicht erfolgreich war und wie Sie es beim nächsten Mal besser machen können. Sicher, Sie können nicht bei jedem Treffen alle fragen, wie es gelaufen ist, aber wenn Sie dies von Zeit zu Zeit tun, stellen Sie sicher, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
Niemand liebt Meetings, warum also stinken sie? Beantworten Sie diese Fragen direkt, und es ist weniger wahrscheinlich, dass Ihre Besprechungen fehlschlagen.
