Nenn mich verrückt, aber ich habe immer den Schlaf dem Koffein vorgezogen. Bei unregelmäßigen Zeitplänen und engen Fristen ist es für einen Berater jedoch keine leichte Aufgabe, sechs oder mehr Stunden Schlaf pro Nacht zu bekommen. Fragen Sie einfach einen meiner Kollegen, die auf Diätnatron und Kaffee angewiesen sind. Zwischen einem anspruchsvollen Job und einem noch anspruchsvolleren Privatleben habe ich viel Zeit damit verbracht, verschiedene Produktivitäts-Hacks auszuprobieren, um so viel wie möglich aus jedem Tag herauszuholen.
Mein Lieblingswerkzeug, um Dinge zu erledigen? Der 10-Minuten-Timer auf meinem Handy.
Meine „10-Minuten-Regel“ ist ziemlich einfach: Jede Aufgabe auf Ihrer Aufgabenliste sollte nicht länger als 10 Minuten dauern. Wenn der Vorgang länger als 10 Minuten dauert, sollten Sie ihn in kleinere Aufgaben unterteilt oder an eine andere Person delegiert haben. Der Schlüssel zu dieser Regel liegt in der Durchsetzung. Dies bedeutet, dass Sie den Timer auf Ihrem Telefon so einstellen, dass er nach 10 Minuten abläuft. Die Geschwindigkeit und Konzentration, die dies Ihrem Tag verleiht, ist geradezu erstaunlich.
Wenn ich meine Teams zum ersten Mal auffordere, die 10-Minuten-Regel in die Tat umzusetzen, stoße ich normalerweise auf Skepsis. Fragen wie: „Das ist verrückt - kann ich dieses große Excel-Modell wirklich in Schritten von 10 Minuten erstellen?“ Und „Sagen Sie mir, dass Sie dies auch in Ihrem Privatleben tun, 10 Minuten duschen und 10 Minuten trainieren? " reichlich. (Die Antwort auf diese beiden Fragen lautet übrigens "Ja!")
Willst du es versuchen? Hier sind drei Tipps, wie Sie die 10-Minuten-Regel für sich arbeiten lassen können.
1. Delegieren
Das effektivste Mittel, um zusätzliche Zeit in Ihrem Tag zu finden, besteht darin, die Dinge auf Ihrer To-Do-Liste auszulagern, die jemand anderes in maximal 10 Minuten erledigen kann. Ich habe zum Beispiel einen sehr erfolgreichen und verehrten Kollegen, der behauptet, sein Erfolg liege darin, dass er zu allem „Ja“ sagt, aber nur die Aufgaben ausführt, die nur er am besten kann. “Alles andere delegiert er.
Delegieren ist nicht so einfach, wie es sich anhört. Es kann schwierig sein, eine Aufgabe loszulassen, wenn Sie befürchten, dass die Arbeit einer anderen Person nicht so gut ist wie Ihre eigene. Es ist hilfreich, sich daran zu erinnern, dass „erledigt ist besser als perfekt“. Der einzige Weg, wie Sie in Ihrer Karriere vorankommen, besteht darin, die gemeisterten Dinge loszulassen und sich neuen Herausforderungen zu stellen. Eine weitere Änderung der Denkweise, die mir geholfen hat, war die Erkenntnis, dass das Delegieren Chancen für andere schafft. Jetzt denke ich aktiv darüber nach, welche Aufgaben und Projekte ich für mein Team erstellen kann, damit sie lernen, wachsen und ihre Karrieren vorantreiben können (was mir auch beim Aufräumen hilft). (Hier sind einige weitere Tipps zum Delegieren.)
Eine der Herausforderungen, die ich am meisten bei Leuten sehe, die Probleme beim Delegieren haben - insbesondere in Einstiegspositionen - ist, dass sie vergessen, dass sie delegieren können und sollten. Wenn Sie sich unwohl fühlen, wenn Sie einen Vorgesetzten oder Vorgesetzten bitten, etwas zu tun, versuchen Sie Folgendes: Zeigen Sie zunächst auf, was Sie tun, und positionieren Sie Ihre „Frage“ als Hilfeanforderung. Anstelle von "Sie müssen die Team-Leads anrufen" könnten Sie beispielsweise sagen: "Ich arbeite daran, die Daten für diese Analyse abzurufen. Könnten Sie mir helfen, indem Sie die anderen Team-Leads anrufen?"
Als Manager kann ich Ihnen sagen, dass ich zu oft meine Teams anflehe, etwas an mich zu delegieren, und ich finde es toll, wenn sie mir die Möglichkeit bieten, zu helfen.
2. Finden Sie die einfache 10-Minuten-Aufgabe
Sie mögen zunächst skeptisch sein, aber wenn Sie einfach den Rahmen Ihrer Aufgaben ändern, werden Sie feststellen, dass fast alles in 10-minütige Aufgaben unterteilt werden kann. Müssen Sie ein neues Thema recherchieren? Beginnen Sie mit 10 Minuten beim Scannen von Nachrichtenartikeln durch Google, und notieren Sie anschließend 10 Minuten lang alles, was Sie wissen und die wichtigsten noch zu beantwortenden Fragen. Rufen Sie anschließend jeweils 10 Minuten lang an, um Ratschläge zur Beantwortung Ihrer offenen Fragen zu erhalten (Bonuspunkte, falls zutreffend) Sie waren klug genug zu bemerken, dass das Telefonat eine Form der Delegation ist!).
Voilà! Sie haben gerade eine Aufgabe erledigt, die sich andernfalls in Stunden und 30 Minuten fortgesetzt hätte.
Dieser Ansatz funktioniert auch nach Stunden. Ich habe eine Kollegin, die von der 10-Minuten-Regel so fasziniert war und wie sie ihr während der Arbeitszeit geholfen hat, dass sie beschlossen hat, sie zu Hause auszuprobieren. Sie holte für ein paar Morgen ihren Timer heraus, um ihre Routine vor der Arbeit zu planen, und mit einer 10-minütigen Dusche, einem 10-minütigen Frühstück usw. stellte sie fest, dass sie in der Lage war, ihre übliche „Bereitschafts“ -Zeit zu verkürzen und zu handeln stattdessen für den begehrten Schlaf. Sie hatte nie gedacht, dass es in 10 Minuten möglich ist zu duschen - bis sie es versuchte und feststellte, dass es tatsächlich ziemlich einfach war!
3. Verwenden Sie diesen Timer
Die Verwendung Ihres Timers ist ein kritischer Bestandteil der Regel. Vergessen Sie es also nicht. Wie jeder in der Geschäftswelt weiß, "machen wir, was wir messen."
Dies gilt auch für die 10-Minuten-Regel: Sie müssen einen Timer oder eine Uhr verwenden, um zu verfolgen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Dinge aufwenden. Smartphones machen dies mit ihren eingebauten Timer-Apps einfacher, aber jede Uhr mit einem Minutenzeiger reicht aus. Was auch immer Sie tun, raten Sie nicht - wenn Ihre ungefähren 10 Minuten immer 20 werden, maximieren Sie nicht Ihre Produktivität.
Manchmal verbringen Sie weniger als 10 Minuten mit einer Aufgabe (mehr Zeit - yay!), Und manchmal klingelt der Alarm und Sie telefonieren immer noch (nein, ich schlage nicht vor, dass Sie einfach auflegen wenn der Alarm ertönt). Fühlen Sie sich nicht schlecht, wenn Sie überfahren - notieren Sie es sich für das nächste Mal.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter dazu neigt, sich zu bewegen, stellen Sie Ihr nächstes Gespräch vor, indem Sie ihm sagen, dass Sie 10 Minuten Zeit haben, um ein Brainstorming durchzuführen. Was ist, wenn Sie wirklich mehr Zeit brauchen? Auch das ist in Ordnung: Wenn Sie Ihre aufgewendete Zeit protokollieren, erhalten Sie einen Einblick in Ihre Arbeitsweise, sodass Sie Ihren nächsten Tag besser planen können.
Die 10-Minuten-Regel in Aktion
Eines meiner Lieblingsbeispiele für diese Regel in Aktion war vor einigen Jahren, als ein Team, an dem ich arbeitete, den gefürchteten Anruf um 16 Uhr von einem Kunden erhielt, der die Arbeit umleitete, die wir am nächsten Morgen präsentieren würden. So viel zu einem entspannten Abend!
Da es sich um zwei große Arbeiten handelte, teilten wir unser vierköpfiges Team in zwei Hälften auf. Jedes unserer beiden Subteams musste ungefähr die gleiche Anzahl von PowerPoint-Folien mit ähnlichen Analysemengen überarbeiten, sodass wir ungefähr die gleiche Zeit für die Fertigstellung hätten benötigen müssen.
Ich sagte zu meinem Teamkollegen, dass ich unbedingt um 18 Uhr fertig werden wollte, damit wir zum Abendessen gehen konnten, und er stimmte zu, bezweifelte jedoch, dass wir es schaffen könnten. Also haben wir die Seiten aufgeschlüsselt, geteilt durch die verbleibenden zwei Stunden, und festgestellt, dass wir, wenn wir eine Rate von 10 Minuten pro Seite erreichen könnten, genug Zeit hätten, um sie fertigzustellen - plus einen Puffer für alles, was sich als erwiesen hat besonders knifflig sein. Erneut erregt, teilten wir die Seiten auf, stellten den Timer ein und fingen an zu drehen. Um ein Spiel daraus zu machen, haben wir auf dem Whiteboard festgehalten, wie viele Seiten jeder von uns unter oder über der 10-Minuten-Marke fertiggestellt hat.
Um 18 Uhr waren wir fertig - und fühlten uns wirklich gut dabei. Die andere Mannschaft, die die 10-Minuten-Regel nicht angewendet hat? Sie beendeten gegen 9.
Die Herausforderung ist eröffnet. Holen Sie für Ihre nächste Aufgabe heute Ihren Timer heraus und probieren Sie es selbst aus. Die Uhr tickt!
