Ich habe große Angst vor anhaltenden Benachrichtigungen. Sicher, es ist ein bisschen verrückt, aber ich lasse keine rote Fahne auf meinem Handy unberührt. Das bedeutet, ich öffne sofort jeden Bankalarm, den ich erhalte (auch wenn ich weiß, dass der Kauf von mir getätigt wurde), jede E-Mail, die ich erhalte (auch wenn ich sie nicht sofort lese), und jeden Text, den ich sehe (auch wenn ich nicht tue). nicht sofort antworten).
Sie denken vielleicht, ich verbringe jede Sekunde meines Tages mit der Nase im Telefon, aber das tue ich nicht. Tatsächlich erspare ich mir viel Ärger und Angst, indem ich Benachrichtigungen konsequent lösche und Posteingang Null erreiche. Dann haben Sie nicht nur jede E-Mail geöffnet, gelöscht und beantwortet, sondern sie in der einen oder anderen Form aus Ihrem Posteingang entfernt.
Ich habe mit mehreren Mitarbeitern darüber gesprochen, warum sie so viele Nachrichten ungelesen lassen und in ihren Posteingängen verweilen, und habe einige sehr vernünftige, logische Antworten erhalten: „Es erinnert mich daran, sie zu beantworten.“ „Ich benutze sie als meine Antwort - Führen Sie eine Tagesliste auf. «» Ich halte sie ungeöffnet, wenn ich weiß, dass ich sie irgendwann lesen möchte, aber jetzt keine Zeit habe. «» Es ist einfacher, sie zu finden. «» Es ist Spam, das habe ich nicht das zu lesen. "
Aber ich fragte sie auch, ob sie sich besser fühlen würden, wenn sie keine übrig gebliebenen E-Mails hätten oder ob es sie gestresst hätte, so viele Benachrichtigungen neben ihrem Posteingang zu sehen, und die meisten sagten ja zu beiden. Denn selbst wenn Sie das haben, was Sie für ein idiotensicheres System halten, wird Sie das Gefühl der Unvollständigkeit, des Fehlens von etwas, des Wartenlassens der Leute immer noch nerven.
Öffnen Sie also am besten alles und entfernen Sie es aus Ihrem Posteingang.
Klingt das für Sie unmöglich? Denkst du, du bist zu knietief, um dorthin zu gelangen, wo ich bin? Halten Sie an Ihren Hüten fest, denn ich werde Sie in fünf einfachen Schritten um den Verstand bringen - und Ihren Posteingang.
Schritt 1: Finde deine Zeit
Zuerst müssen Sie herausfinden, wie viel Zeit Sie dafür benötigen. Dies hängt auch davon ab, wie viele E-Mails Sie derzeit in Ihrem Posteingang haben. Je größer die Anzahl, desto länger dauert es.
Wenn Sie möchten, dass dies eine einmalige Angelegenheit ist, müssen Sie einen guten Teil der Zeit blockieren. Stellen Sie sicher, dass dies gut in Ihren Zeitplan passt. Versuchen Sie dies nicht, wenn Sie gestresst oder überlastet sind oder schlechte Laune haben.
Umgekehrt, wenn Sie es vorziehen, einen kleinen Schritt nach dem anderen zu erledigen - einen Tag, um alle Junk-Mails zu löschen, einen anderen Tag, um Ordner zu erstellen usw. -, stellen Sie sicher, dass Sie diese Zeit in Ihrem Zeitplan auch täglich blockieren. Wenn Sie es physisch in Ihren Kalender oder Ihre Aufgabenliste aufnehmen, fühlen Sie sich (mehr) verpflichtet, es zu vervollständigen.
Und nur als Hinweis: Posteingang Null wird niemals eine einmalige Angelegenheit sein (dazu später mehr).
Schritt 2: Überprüfen Sie Ihren Posteingang
Lassen Sie uns als nächstes einen guten, langen Blick darauf werfen, mit was wir arbeiten. Schauen Sie einfach - berühren, löschen oder klicken Sie noch nichts an. Durchsuchen Sie nur die Betreffzeilen, die eingegangenen Daten und den Absender und notieren Sie sich die Trends:
- Welche Arten von E-Mails erhalten Sie regelmäßig? Sind die meisten Newsletter? Junk-Mail? Nachrichten von Ihrem Chef, Ihrer Familie oder Ihren Freunden? Kettenbriefe?
- Was sind die Betreffzeilen? Sind sie spezifisch? Geben sie Ihnen leicht Informationen über den Inhalt?
- Aus welchem Datum stammen sie? Vor mehreren Monaten? Kommen die meisten von ihnen von einem Tag der Woche?
- Wer schickt dir eine E-Mail? Die Chancen stehen gut, dass ein Teil von ihnen nur von wenigen Personen oder Konten stammt.
Diese Übung hilft Ihnen nicht nur dabei, herauszufinden, wie Sie Ihren Posteingang am besten beantworten, organisieren und komprimieren, sondern macht Sie auch auf Ihre typischen Gewohnheiten aufmerksam. Wenn Sie dazu neigen, Nachrichten monatelang aufzubewahren, ohne sie zu überprüfen, ist dies ein Problem mit dem Aufschub. Wenn Sie mehr Junk-E-Mails als geschäftliche haben, hat dies Priorität. Wenn Sie zu viele von denselben Personen erhalten, liegt ein Kommunikationsproblem vor. Und wenn Sie den Großteil erhalten, z. B. an einem Montag, ist dies ein Planungsproblem. Und glauben Sie mir, all dies ist leicht zu beheben.
Weitermachen …
Schritt 3: Abbestellen und Spam
Das erste, was wir physisch tun werden, ist das Löschen und Abbestellen all Ihrer Spam-Mails. Sie werden überrascht sein, wie viel Unordnung dies alleine beseitigt, noch bevor Sie die wichtigen Dinge erledigen.
Hier sind die Arten, die Sie am wahrscheinlichsten bekommen:
- E-Mails von Personen, auf die Sie immer antworten
- E-Mails von Personen, auf die Sie manchmal antworten
- E-Mails von Personen, auf die Sie nie antworten
- Newsletter und Abonnements (die Sie tatsächlich abonnieren)
- Social-Media-Benachrichtigungen
- Junk / Spam / PR-Nachrichten / unbekannte Absender
Mit diesen letzten drei Kategorien werden wir uns hier zuerst befassen, dem Stapel „Nicht-Arbeit“ oder „Zum Spaß“.
Newsletter und Abonnements
Dies sind die wichtigsten "Junk" -Mails, da Sie diese möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt aus legitimen Gründen abonniert haben. Es kann ein Geschäft sein, das Sie lieben und von dem Sie Gutscheine erhalten, eine Nachrichtenagentur, ein wissenschaftliches Magazin und eine Produktübersicht.
Bevor ich also einen schlechten Polizisten spiele und sage, alles loszuwerden - was ehrlich gesagt keine schreckliche Idee ist, wenn Sie einen Neuanfang wollen -, wollen wir alles in die richtige Perspektive rücken und herausfinden, was Sie tatsächlich verwenden. Stellen Sie sich für jede Frage die folgenden drei Fragen:
- Wie oft öffnest du sie?
- Wenn Sie sie öffnen, wie oft lesen Sie sie tatsächlich?
- Wenn Sie sie lesen, wie oft verwenden Sie sie dann? (ob dies bedeutet, es auszudrucken, an einen Freund zu senden, es in Ihrer Arbeit zu referenzieren, es zu speichern und es später erneut zu lesen)
Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, melden Sie sich ab und löschen Sie sie. Wenn Sie es nicht bis Nummer drei schaffen, kündigen Sie das Abonnement und löschen Sie es. Wenn Sie sich nicht erinnern können, wie Sie sie erhalten haben, können Sie sie abbestellen und löschen. Wenn Sie sie nicht häufig genug öffnen, können Sie sie abbestellen und löschen. Wenn Sie auf dem Zaun sind - okay - Unroll.me ist eine App, die Ihnen hilft, diesen riesigen Stapel an Abonnements zu sortieren, damit Sie die Arbeit nicht selbst erledigen müssen.
Sei nett, aber sei ehrlich zu dir. Werden Sie sich wirklich daran erinnern, diesen Gutschein zu verwenden, bevor er abläuft? Wirst du jemals wirklich zurückgehen und diesen Artikel lesen? Interessiert es Sie wirklich, von XYZ zu hören? Wenn es kein begeistertes "Ja" ist, ersparen Sie sich später die Kopfschmerzen und schneiden Sie die Schnur ab.
Social Media-Benachrichtigungen
Dies sind alle E-Mails, die Sie von Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo erhalten haben. Habe ich eine verpasst? Wenn du denkst, dass es mit diesen zusammenhängt, wirf es auch in den Stapel. Einige von ihnen sagen wahrscheinlich etwas wie "Jesse hat Ihren Beitrag kommentiert" oder "Sie haben 25 neue Follower", während andere Werbemaßnahmen, Sicherheitsprüfungen oder Newsletter sind.
Im Interesse von Posteingang Null möchte ich nur sagen, dass Sie versuchen sollten, Ihr Konto und Ihre sozialen Medien so getrennt wie möglich zu halten. Denn neben einer Benachrichtigung im Posteingang erhalten Sie wahrscheinlich auch eine telefonische Benachrichtigung und eine leuchtend rote Nummer in der Ecke Ihrer App - was sie letztendlich überflüssig macht.
Ihre nächste Aufgabe ist es also, auf jedes Ihrer Social Media-Konten zuzugreifen, auf "Einstellungen" zu klicken und alle Ihre E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Klicken Sie dann auf das letzte, das Sie von der Plattform erhalten haben, und klicken Sie auf "Abbestellen", um sicherzustellen, dass Sie auch von der Liste gestrichen sind.
Das Schöne daran ist, dass es keine dauerhafte Entscheidung ist - Sie können jederzeit zurückgehen und Ihre Einstellungen ändern. Aber ich würde viel Geld investieren, damit Sie nichts verpassen.
Junk
Wir setzen viel Müll auf uns selbst, sei es, weil wir unsere Informationen an zufällige Läden verteilen oder unsere Adresse in unseren sozialen Medien auflisten oder wir reagieren auf Fremde. Mein wichtigster Rat für Sie ist daher, immer vorsichtig zu sein, wie und an wen Sie Ihre E-Mails verschicken.
Aber ein Teil davon ist unvermeidlich, und das ist das Zeug, das Sie einfach löschen sollten, ohne es zu öffnen. Und für die Leute, die dir immer wieder Sachen schicken, solltest du sie als Spam melden, bevor du sie löschst, damit sie nicht wieder auftauchen.
Schritt 4: Organisieren Sie sich
Sobald Sie den größten Teil der Flusen verarbeitet haben - und erst nachdem Sie die Flusen verarbeitet haben -, ist es Zeit, sich mit den fleischigen Dingen zu befassen - oder den drei wichtigsten Kategorien, die ich oben aufgeführt habe.
Jetzt werde ich Ihnen nicht sagen, wie Sie Ihren Posteingang organisieren sollen - es gibt kein perfektes System, keine ideale Strategie oder die Methode "Jeder erfolgreiche Mensch macht das". Sie sind der Hüter Ihrer Post und verdienen es, diese nach Ihren Wünschen zu arrangieren. Aber ich werde ein paar Ansätze auflisten, die Sie verfolgen können:
Verwenden von Beschriftungen und Ordnern
Dies ist eine Option für Leute wie mich, die sich weigern, Apps zu verwenden, wenn sie dies selbst tun können. Stellen Sie zunächst für jede E-Mail fest, ob Sie sofort antworten müssen, ob Sie später antworten müssen oder ob Sie überhaupt nicht antworten müssen im selben Moment ablegen oder löschen).
Dann entscheiden Sie Ihren Aktionsplan. Wenn Sie bald antworten müssen, aber jetzt keine Zeit haben, markieren Sie es oder legen Sie es in einen Ordner mit der Bezeichnung "Antwort erforderlich" und fügen Sie eine Notiz in Ihre To-Do-Liste ein, um diesen Ordner erneut zu überprüfen.
Wenn Sie länger warten müssen - möglicherweise, weil Sie an etwas Ähnlichem arbeiten - senden Sie eine kurze Antwort, in der Sie dem Absender mitteilen, dass Sie die Nachricht gesehen haben, und in X Tagen zu ihm zurückkehren. Legen Sie es dann in einem anderen Ordner mit der Bezeichnung "In Bearbeitung" ab.
Stellen Sie beim Benennen Ihrer Ordner sicher, dass Sie spezifisch sind und sie leicht erkennbar sind. Es gibt nichts Schlimmeres, als zu vergessen, wo Sie Ihre Kontoauszüge oder Versicherungsinformationen abgelegt haben, da der Ordner mit "Verschiedenes" gekennzeichnet war.
Der wichtigste Trick, um jede Nachricht an Ort und Stelle zu öffnen, ist die Einrichtung eines weiteren Sicherungssystems. Sicher, durch die Verwendung von Ordnern bleiben sie organisiert, aber da sie bereits geöffnet sind, gibt es kein Warnzeichen, um sie zu überprüfen. Verlassen Sie sich also auf Ihre Aufgabenliste, Ihren Online-Kalender oder die Erinnerungen Ihres Telefons, um sicherzustellen, dass Sie den Überblick behalten, wann Sie etwas erhalten und wann Sie zu jemandem zurückkehren müssen.
Apps verwenden
Wenn der erste Ansatz bei Ihnen nicht funktioniert, gibt es immer Apps! Und ich habe viel zu tun.
Testen Sie für Google Mail den Posteingang von Google, ein großartiges Tool, mit dem Sie schnell nach Fotos oder Ereignissen suchen, Nachrichten in Kategorien sortieren und sogar mit Ihrem Kalender synchronisieren können. Mit Boomerang, einer Erweiterung von Gmail, können Sie außerdem festlegen, dass E-Mails später gesendet werden, und Aktualisierungen senden, wenn Sie oder eine andere Person antworten müssen, damit Sie sie nie ungeöffnet lassen müssen.
Andere großartige Organisations-Apps sind Sortd, mit dem nützliche Listen erstellt werden, Organizer, mit dem Ihre Nachrichten automatisch sortiert werden, und CloudMagic, mit dem Sie Elemente deaktivieren können, um später darauf zurückzugreifen.
Probieren Sie das E-Mail-Spiel aus, mit dem Sie mehr Spaß beim täglichen Überprüfen Ihres Posteingangs haben und das Sie mit positivem Feedback belohnt. Probieren Sie Boxer, das ultimative Tool für die effiziente Beantwortung und Sortierung unterwegs.
Schritt 5: Erstellen Sie ein System für die Zukunft
Herzliche Glückwünsche! Sie haben (hoffentlich) jede E-Mail durchgesehen, gelöscht oder sortiert und die schöne Zahl Null erreicht.
Aber die Arbeit hört hier nicht auf - Sie müssen jetzt eine Methode finden, um dies aufrechtzuerhalten. Ich empfehle folgende zwei Maßnahmen, um Ihren Posteingang konsistent niedrig zu halten:
Sprechen Sie mit Ihrem Netzwerk
Als Sie in Schritt 2 Ihren Posteingang analysiert haben, gab es bestimmte Personen, die herausstanden? Ob weil sie Ihnen die meisten Nachrichten senden oder weil sie eine typische Uhrzeit oder einen typischen Tag haben, an dem sie mit Ihnen kommunizieren?
Diese genauen Personen können Ihnen helfen, den Posteingang auf Null zu halten (wer hätte das gedacht?). Sobald Sie herausgefunden haben, welches System für Sie funktioniert, entscheiden Sie, wie Sie E-Mails erhalten möchten, und teilen Sie Ihrem Netzwerk dies mit.
Zum Beispiel sucht mein Chef nach der Betreffzeile, um die von ihm benötigten E-Mails zu finden. Deshalb stelle ich immer sicher, dass sie genügend Informationen in der Betreffzeile enthalten, damit sie leicht zu finden sind. Ebenso senden wir viele nicht dringende Updates hin und her. Anstatt beim Eingang zu reagieren, haben wir ein System eingerichtet, das nur bestimmte Arten von Updates an bestimmten Tagen sendet. Jetzt weiß ich genau, welche Arten von Nachrichten zu erwarten sind und wann.
Offene Kommunikation ist nicht nur der Schlüssel zu einem organisierten, respektvollen Arbeitsablauf, sondern das Fehlen einer solchen Kommunikation kann auch zu Ihrem verrückten Posteingang beitragen. Setzen Sie sich also mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen zusammen und lassen Sie sie wissen, wie sie Ihnen die Dinge besser zusenden können - und fragen Sie sie, was sie auch bevorzugen!
Es wird auch Zeiten geben, in denen Sie viele E-Mails zu Dingen erhalten, über die Sie leicht persönlich sprechen können. Wenn dies häufig vorkommt, planen Sie wöchentliche Besprechungen, um alle diese Informationen zu überprüfen, anstatt online zu kommunizieren.
Planen Sie die E-Mail-Zeit für Ihren Tag
Obwohl Ihr Posteingang Hunderte und Tausende von ungelesenen E-Mails enthält, sollten Sie Ihr Konto täglich, wenn nicht sogar stündlich überprüfen. Warum gerät es so schnell außer Kontrolle?
Ich vermute, Sie überprüfen es nicht aktiv . Sie aktualisieren es wahrscheinlich, scrollen nach unten, um zu sehen, wer was gesendet hat, und schließen dann, bevor Sie etwas öffnen oder wirklich lesen.
Lassen Sie uns diese Gewohnheit ändern: Nehmen Sie sich am Anfang und am Ende eines jeden Tages (oder alle paar Stunden einen kurzen Moment) 15 Minuten Zeit, um alles zu durchlaufen und zu öffnen, was hereinkommt. Machen Sie es zu einer Priorität wie bei jeder anderen Aufgabe. Und nach einer Weile können Sie jede Art von E-Mail, die Sie erhalten, in Sekundenschnelle öffnen, lesen, löschen, ablegen und markieren.
Das Letzte, was ich empfehlen werde, ist Ihre Arbeit und persönlichen Konten getrennt zu halten. Je mehr Sie vermischen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich ungelesener Spam in Ihrem Arbeitskonto ansammelt und wichtige Nachrichten in Ihrem persönlichen Konto verloren gehen.
Ich habe festgestellt, dass die Konten meiner Kollegen bei der Arbeit viel besser organisiert sind, weil sie verständlicherweise ihre Karriere ernst nehmen. Aber dein persönliches Leben verdient genauso viel Liebe. Wenn Sie sich dort also nicht im Posteingang 0 befinden, geben Sie ihm die Zeit und Energie, die er benötigt, um genauso sauber zu sein. Weil ich wirklich glaube, dass ein aufgeräumtes Leben in allen Bereichen glücklicher und stressfreier ist.
Hat das für dich geklappt? Haben Sie weitere Tipps zum Hacken von Posteingang Null? Tweete mir!
