Ein Mitarbeiter schickt Ihnen eine E-Mail mit der Frage, ob Sie für ein Meeting um 14.30 Uhr verfügbar sind, und Ihr erster Gedanke lautet: Wie komme ich da raus?
Sie haben diese Zeit in Ihrem Kalender nicht gesperrt, da Sie sich technisch gesehen noch nicht auf etwas anderes festgelegt haben. Sie haben jedoch eine Liste von Dingen, die für den Nachmittag geplant sind, und nein, ein Überraschungstreffen ist nicht geplant.
Bevor Sie automatisch zustimmen (wenn auch widerwillig), weil Sie glauben, keine Wahl zu haben, denken Sie daran: Während es wahr ist, beurteilen die Leute jemanden, der jede Besprechung ablehnt oder sich zurückzieht, nachdem sie zugestimmt haben, ist das hier nicht der Fall. Wenn Ihr Teamkollege Sie in letzter Minute zum Beitritt auffordert - und Sie erklären, warum Sie dies nicht nachdenklich können -, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er oder sie es versteht.
Mit anderen Worten, es ist möglich, zu einem Meeting in letzter Minute Nein zu sagen und trotzdem wie ein Teamplayer auszusehen. Hier ist wie:
1. Wenn Sie zu beschäftigt sind
Ja, manchmal lohnen sich Besprechungen und helfen dem Team, seine Ziele zu erreichen. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen andere Projekte Vorrang haben, und da wir alle schon dort waren, bekommen es die meisten Leute.
Ein typisches Beispiel: Ich habe gelernt, dass ich eine E-Mail nicht eingehend beantworten kann, indem ich mitteilt, dass ich mich unter dem Stichtag befinde - das war die Wahrheit! Die Beteiligten konnten sich verständigen und gaben mir einen Ausweis. (Sie wünschten mir sogar viel Glück bei meinem anderen Projekt!)
Der gleiche Ansatz gilt, wenn Sie eine Besprechung an einem Tag ablehnen möchten, an dem Sie überfüllt sind. Erfinde keine alte Ausrede. Seien Sie ehrlich und sagen Sie: „Leider widme ich mich jedem Moment, den ich in zwei Tagen fällig habe. Bitte halten Sie mich auf dem Laufenden, wenn ich Ihnen später in dieser Woche weiterhelfen kann. “
2. Wenn Sie nicht denken, dass Sie da sein müssen
Wie bei einem CC mit freundlicher Genehmigung denken Mitarbeiter manchmal, dass es das Schöne ist, Sie einzubeziehen, auch wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist - und sie haben keine Ahnung, dass es zusätzliche Arbeit für Sie bedeutet.
Der beste Ansatz hierbei ist, beide ihre Geste anzuerkennen und zu bestätigen, dass Sie nicht beleidigt sind, wenn das Meeting ohne Sie weitergeht. Es klingt so: „Vielen Dank, dass Sie mich mit einbezogen haben. Aus der Tagesordnung geht hervor, dass sich das Meeting auf das Produkt konzentrieren wird, und ich glaube nicht, dass ich der Diskussion etwas hinzufügen kann. “
Ein weiterer Vorteil dieser Antwort besteht darin, dass Sie korrigiert werden können, wenn Sie sich irren und der Veranstalter einen Beitrag leisten möchte - und Sie wissen es im Voraus, damit Sie nicht überrascht werden.
3. Wenn Sie versuchen, insgesamt weniger Meetings zu besuchen
Erfolgreiche Menschen vermeiden zusätzliche Besprechungen. In diesem Wissen haben Sie möglicherweise beschlossen, die Anzahl der Besucher pro Woche zu begrenzen.
Aber wie bei jeder anderen Änderung, die Sie vornehmen möchten, müssen Sie die Menschen in Ihrer Umgebung einbeziehen. Zum Beispiel müssen Sie Ihren Freunden sagen, dass Sie lieber spazieren gehen als Nachos und Getränke essen möchten, weil Ihr neues Ziel darin besteht, gesünder zu sein.
Wenn Sie also einfach Besprechungen als Zeitverschwendung bezeichnen und Nein sagen, kann es sein, dass Ihr Kollege abschreckt. (Klar, sie denkt, dass es wichtig ist - deshalb hat sie es an erster Stelle genannt.)
Konzentrieren Sie sich weiterhin auf Ihr Experiment, indem Sie sagen: "Ich versuche, eine maximale Anzahl von Besprechungen pro Tag festzulegen, um meine Produktivität zu steigern."
Wenn es sich um ein Einzelgespräch handelt, fragen Sie im Anschluss, ob Sie einen für Sie günstigeren Termin verschieben können. In der Zwischenzeit können Sie das Gespräch gerne per E-Mail beginnen (Sie wären erstaunt, wie viele Probleme auf diese Weise gelöst werden können!). Wenn eine große Gruppe eingeladen ist, fragen Sie, ob es in Ordnung ist, Gedanken im Voraus einzusenden, oder kommentieren Sie anschließend Notizen, je nachdem, was hilfreicher ist.
Wenn Sie immer damit einverstanden sind, Anfragen zu erfüllen, kann das Ablehnen zunächst ein wenig nervenaufreibend sein. Denken Sie also darüber nach, was Sie erreichen. Dies könnte Sie nicht nur vor einer Zeitverschwendung bewahren, sondern in Zukunft auch dazu ermutigen, sich nur mit relevanten Einladungen an Sie zu wenden.
