Ist Ihr Google Kalender mit unzähligen Mikroprojekten überbucht? Nimmt Trello Stunden Ihres Tages in Anspruch? Haben Sie so viele Listen erstellt, dass Sie sie nicht einmal mehr aufrecht erhalten können?
Ich bezweifle nicht, dass Sie Ihren Zeitplan mit den besten Absichten aufstellen, aber wenn sich Ihre Versuche, organisiert zu bleiben, nicht auszahlen, verwenden Sie wahrscheinlich das falsche Planungstool.
Die meisten der heute gängigen Planungstools dienen einem von drei Zwecken. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen für den Job verwenden, den Sie ausführen möchten.
1. Die grundlegende To-Do-Liste
Sie wissen, was eine To-Do-Liste ist. Diese Art von Zeitplan ist ideal für einzelne Teammitglieder oder für nichtlineare Projekte, bei denen die Reihenfolge der auszuführenden Aufgaben nicht sehr wichtig ist.
Tools wie Wunderlist und Any.do sind großartig für diejenigen, die nach etwas Einfacherem suchen, da sie eine saubere Benutzeroberfläche haben und auf mehrere Geräte zugreifen können. Erstellen und speichern Sie Ihre Listen in den Webanwendungen oder verwalten Sie sie unterwegs über Ihr Telefon.
Verwenden Sie es, wenn Ihre Priorität nicht verwandte Ziele erfüllt
Aufgabenlisten sind einfach und unkompliziert, dh Sie können sie schnell planen und ändern, ohne einen anderen Teil Ihres Tages zu verlieren. Wenn Ihre täglichen Aufgaben nicht voneinander abhängig sind, können Sie sich auf diese Weise merken, was Sie tun müssen, ohne sich zu viel Zeit für die Organisation zu nehmen.
Wenn Sie sich auf das Wochenende freuen und Lebensmittel kaufen möchten, laufen Sie los, treffen Sie sich mit Freunden und senden Sie ein paar E-Mails. Ihre beste Wette ist es, all diese nicht verwandten Dinge auf Ihrer praktischen Aufgabenliste zu vermerken.
2. Der Kanban-Zeitplan
Kanban-Tools unterstützen Sie bei der Organisation von Aufgaben in Eimern. Wenn sich eine Aufgabe von einem Bucket zum nächsten bewegt, rückt sie im Idealfall dem Abschluss näher. Diese Buckets können beispielsweise Phasen eines Prozesses oder Unteraufgaben innerhalb einer größeren Aufgabe sein, die Sie abschließen müssen.
Der Kanban-Zeitplan wird von Tools wie Trello und Google Keep verwendet. Mit ihnen können Sie problemlos Elemente verschieben, Termine und Erinnerungen festlegen und Ihre Zeitachse mit anderen teilen.
Verwenden Sie es, wenn Ihre Priorität viele strukturierte Phasen durchläuft
Das Bucket-System hilft Ihnen dabei, die Phasen in einem Prozess zu visualisieren und einzelne Projekte zu verfolgen, während sie diese Phasen durchlaufen. Auf diese Weise können Sie nicht nur Ihre Projekte verwalten, sondern auch Ineffizienzen in Ihrem Prozess erkennen.
Wenn Sie ein entferntes Team von Mitarbeitern haben, die an verschiedenen Aspekten desselben Projekts arbeiten - und die den Fortschritt eher anhand der Ergebnisse als anhand eines Zeitplans verfolgen -, ist dies der richtige Weg.
3. Der Gantt-Zeitplan
Gantt-Zeitpläne betonen Aktualität und Termine. Mit diesem Typ können Sie planen, wie lange jeder Schritt eines Prozesses dauern soll und wie jeder Schritt mit den Schritten zusammenhängt, die davor und danach erfolgen.
Personen, die aufgrund von Fristen arbeiten, bevorzugen häufig die Verwendung von Google Kalender oder Instagantt von Asana. Mit beiden Werkzeugen können Sie Ihre Projekte farblich kennzeichnen (was ich unglaublich hilfreich finde). Sie enthalten auch Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen Sie Ihre Aufgaben einfach neu anordnen können, falls etwas Unerwartetes eintritt.
Verwenden Sie es, wenn Ihre Priorität Fristen ist
Der Fokus von Gantt Scheduling auf Pünktlichkeit hilft Ihnen dabei, die Teilaufgaben Ihres größeren Projekts aufzuschlüsseln und jedem die richtige Zeit zuzuweisen. Indem Sie die für den Abschluss des Projekts benötigte Zeit aufteilen, können Sie jeden Schritt des Prozesses effizienter planen und den zeitlichen Engpass vermeiden.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alle Mitglieder Ihres Teams die Teilaufgaben eines langen Projekts rechtzeitig ausführen, sollten Sie dies verwenden.
Tun Sie sich selbst einen Gefallen und nehmen Sie sich heute ein paar Minuten Zeit, um einige der wichtigsten Aspekte Ihres Zeitplans aufzuschreiben. Denken Sie nicht an das Task-Management-Tool, das Sie derzeit verwenden: Notieren Sie sich, was für Ihre tägliche Arbeit wichtig ist.
Schauen Sie sich dann Ihre Liste an und finden Sie heraus, welcher Zeitplan für Sie am besten geeignet ist. Benötigen Sie ein System, das Ihre Termine besser einhält, oder benötigen Sie eine einfachere Liste, deren Planung nicht jede Woche eine Stunde in Anspruch nimmt?
Vergessen Sie nicht, rechtzeitig einen Tweet an mich zu senden und mir zu sagen, wie Ihr neues System funktioniert.
