Die besten Chefs haben eine Politik der offenen Tür - richtig? Aber was genau bedeutet das in der Praxis? Bedeutet ein guter Manager, dass Ihr Team hereinkommen, sich setzen und "Ihr Gehirn auswählen" kann, wann immer es will?
Das klingt nicht sehr effizient - und das liegt daran, dass es nicht so ist. Verfügbarkeit erfordert viel Zeit und Energie, zwei Ihrer wertvollsten und begrenztesten Ressourcen. Es ist wichtig zu erkennen, ob es sich lohnt, Ihren Mitarbeitern so viel Geld zu geben. Möglicherweise frustriert Sie Ihre Überbeteiligung nicht nur, sondern verhindert auch, dass Sie Zeit haben, kreativ zu denken und Aufgaben zu erledigen, ohne andere zu beaufsichtigen.
Glücklicherweise können Sie heute mit der Implementierung von vier Schritten beginnen, um diese Situation zu beheben und Ihren Managementstil wieder in den Griff zu bekommen:
Schritt 1: Machen Sie sich mit dem Problem vertraut
Es ist leicht zu sagen, „mein Team braucht mich“ und sich in die Arbeit aller einzubeziehen. Es ist schwieriger, einen Schritt zurückzutreten und zu prüfen, ob Sie es sich leisten können, ein wenig zurückzutreten.
Selbsterkenntnis beginnt mit Selbstdiagnose. Um herauszufinden, ob Sie zu verfügbar sind, stellen Sie sich folgende Fragen:
- Streuen Ihre Mitarbeiter, wenn Sie den Pausenraum betreten?
- Arbeiten Sie regelmäßig spät und am Wochenende, um Ihre Arbeit zu erledigen?
- Kommen Sie morgens an, um eine Reihe von Angestellten vor Ihrer Tür zu finden?
Wenn Sie eine (oder alle) dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, sind Sie ebenfalls verfügbar.
Schritt 2: Ändern Sie Ihre Gewohnheiten
Jetzt, da Sie wissen, dass sowohl Sie als auch Ihre Mitarbeiter von weniger Engagement profitieren können, können Sie Grenzen setzen, indem Sie Zeiten schaffen, in denen Sie bei geschlossener Tür in Ihrem Büro sind. (Arbeiten Sie in einer offenen Konfiguration? Sperren Sie die Zeit in Ihrem Kalender als DND, um den gleichen Effekt zu erzielen.)
Aber es hört hier nicht auf. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die gleiche Höflichkeit und planen Sie die Zeit für Ihre Arbeit an Ihrem Schreibtisch. Es ist richtig, dass Sie mit Ihren Mitarbeitern in Verbindung bleiben möchten, um die Chancen zu maximieren, gut geleistete Arbeit zu erkennen, kritisches Feedback zu geben und Problembereiche zu identifizieren - aber Sie müssen nicht rund um die Uhr vor Ort sein.
Eine schnelle Lösung hierfür besteht darin, wöchentliche Einzelgespräche mit jedem Ihrer direkten Mitarbeiter zu planen. Machen Sie deutlich, dass es an der Zeit ist, nicht dringende Probleme zu untersuchen und Fragen zu stellen - ob es sich um ein aktuelles Projekt oder eine bevorstehende Unternehmensinitiative handelt. Stellen Sie in dieser Zeit sicher, dass Sie der Person Ihre vollständige und ungeteilte Aufmerksamkeit widmen. Wenn Sie sich 15 bis 30 Minuten Zeit nehmen, um über die Arbeit zu diskutieren, werden Sie viel weiter kommen, als den ganzen Tag über einmalige Fragen zu beantworten, während Sie sich von einer Sache zur nächsten beeilen.
Schritt 3: Bleiben Sie beim Thema
Apropos Aufmerksamkeit: Zu viele Manager, die ihre Verfügbarkeit überfordern, kompensieren dies, indem sie nicht genug zuhören oder nicht die volle Aufmerksamkeit auf sich ziehen. (Wenn ihre Mitarbeiter sie immer aufsuchen, wann werden sie sonst E-Mails beantworten?). Begrenzen Sie diese Übermaß-Einsparungen, indem Sie klar definieren, welche Themen für Ihr Team geeignet sind (und welche nicht).
Zum Beispiel hatte ich einmal eine Assistentin der Geschäftsleitung, die es sich zur Gewohnheit gemacht hatte, mir mehrmals im Laufe des Tages sehr persönliche, nicht arbeitsbezogene Themen mitzuteilen. Nach einigen Tagen dieses Verhaltens nahm ich zwei Änderungen vor. Zuerst habe ich dieses wöchentliche Einzelgespräch angesetzt, um ihre Projekte zu besprechen, und darum gebeten, dass sie irgendetwas in Bezug auf ihre Arbeit ansprach (was damals nicht drängte). Zweitens bat ich sie, ihre Anliegen zu gruppieren und sie in diesen Besprechungen auf bürobezogene Themen zu beschränken. Es funktionierte. Sie hat aufgehört, mit persönlichen Problemen zu mir zu kommen, und wir haben eine engere Arbeitsbeziehung aufgebaut.
Das heißt aber nicht, dass man niemals vom Thema abkommen kann. Sie sind kein Roboter und Ihr Team auch nicht, und Sie sollten Beziehungen zu ihnen pflegen, die über die Aufgabenliste hinausgehen. Indem Sie jedoch klare Grenzen für angemessene Zeiten festlegen, um über ihre Beziehungen, ihr Dating-Leben, ihre Netflix-Warteschlangen und ihre Wochenendpläne zu sprechen, können Sie sich viele Unterbrechungen ersparen. Es ist so einfach wie von 9.00 bis 12.00 Uhr zu sagen, ich arbeite intensiv daran, die Projektfristen einzuhalten, also bitte nur dann, wenn es wirklich wichtig ist.
Schritt 4: Machen Sie kleine Schritte, um Ihre Mitarbeiter zu befähigen (und umzubilden)
So lange Sie das Sagen haben, haben Sie Ihren Mitarbeitern gesagt, dass sie jederzeit während des Arbeitstages vorbeikommen und Ihnen jederzeit außerhalb der Geschäftszeiten eine E-Mail senden können. Sie können zu Recht davon ausgehen, dass Sie nicht einfach eine E-Mail versenden können, in der es heißt: "Kommen Sie von nun an nur noch mit dringenden Fragen zu mir und lassen Sie mich für den Rest der Zeit in Ruhe."
Ermutigen Sie stattdessen zu einer schrittweisen Änderung. Wenn Ihr Team mit einer Frage zu Ihnen kommt, fragen Sie, was er tun würde, anstatt eine sofortige Antwort zu geben. Wenn jemand zu Ihnen kommt, stellen Sie den Kalender als "DND" ein und fragen Sie, ob er sofort Hilfe benötigt oder später wiederkommen kann.
Wenn sich ein Gespräch zum persönlichen gewendet hat, müssen Sie sich direkt mit der Einhaltung einer Frist befassen oder ein anderes Problem ansprechen. Wenn Sie das Gespräch jedoch fortsetzen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie einen Zeitpunkt festlegen, zu dem Sie darüber sprechen können, vorzugsweise in einer arbeitsfreien Umgebung, z. B. beim Kaffee oder beim Mittagessen.
Open Door Policies und aktives Zuhören sind hervorragende Managementstrategien. Doch selbst die extremsten Best Practices führen zu Ineffizienz und Ineffektivität. Irgendwo im Boss-Universum gibt es ein Gleichgewicht zwischen genau richtigem Engagement und Overkill. Aber zu wissen, dass es in Ordnung und produktiver ist, sich Zeit zu nehmen, um Ihre Tür buchstäblich und im übertragenen Sinne zu schließen, ist ein guter Anfang.
