Als ich eine Forschungsreise nach Bali leitete, nahm ich einen Schluck Tee und beobachtete den Sonnenaufgang, als der ruhige Morgen unterbrochen wurde: Mein Kollege lief auf mich zu und sagte: „Wir haben ein ernstes Problem.“ Drei Mitglieder meines Teams konnten ihr nicht finden Pässe und Bargeld fehlten ebenfalls. Nach einer kurzen Besichtigung der Räume bemerkte ich, dass Türschlösser manipuliert worden waren und jemand in den Raum eingebrochen war, während sie fest schliefen.
Nach einer kurzen Reise zum Konsulat und einem Umzug in ein sichereres Hotel schien alles in Ordnung zu sein, aber das Gefühl, verletzt zu werden, hielt im Team an, und es dauerte einige Tage, bis wir uns wieder auf die Arbeit konzentrierten.
Wir neigen dazu, die unglaublichen Momente auf Reisen hervorzuheben, aber manchmal vergessen wir zu überlegen, wie die schwierigen Momente auch unsere Erfahrung beeinflussen. Wenn Sie mit einem Team ins Ausland reisen, müssen Sie wissen, wie Sie mit dem Unvorhersehbaren umgehen und bei Bedarf fundierte Entscheidungen treffen können. Und es geht nicht nur darum, die richtige Reiseversicherung abzuschließen oder die richtigen Leute zu kennen. Zu wissen, wie man mit einer schwierigen Situation umgeht, kann den Unterschied zwischen einem kleinen Schluckauf und einer ausgewachsenen Krise ausmachen.
Während meiner Reisen habe ich mich mit allem befasst, angefangen von einer gefährlichen Erkrankung bis hin zum Feststecken auf dem Land aufgrund politischer Proteste, bis hin zum Überfall von Teammitgliedern auf dem Feld. Aber nur weil diese Dinge passiert sind, heißt das nicht, dass ich aufgehört habe zu reisen oder sogar Angst davor habe. Stattdessen bin ich im Navigieren in Situationen stärker geworden und habe den Teams geholfen, bei der Überwindung größerer Probleme zusammen zu bleiben.
Also, was machst du, wenn etwas schief geht und du weit weg von zu Hause bist? Hier sind die wichtigsten Dinge, an die Sie denken sollten, wenn das Unvorhersehbare eintritt.
Haben Sie einen Plan
Ich packe immer zwei Taschen: einen Koffer mit all meinen Klamotten und Reise-Extras und eine Reisetasche, aus der ich bei Bedarf noch eine Woche lang mit Meetings und Abenteuern auskommen könnte. Diese Tasche hat mich durch verlorenes Gepäck, Verzögerungen und in Krisensituationen, in denen ich schnell unterwegs sein muss, gerettet.
Der gleiche Ansatz sollte für Ihre Reiseplanung gelten: Überlegen Sie sich vor Ihrer Reise einen Plan für verschiedene Szenarien. Es gibt ein paar große Dinge zu beachten: Wenn Sie Ihre Dokumente verlieren, wenn Sie im Land stecken bleiben, wenn ein Teammitglied krank wird, wenn Sie ausgeraubt werden oder einer Bedrohung ausgesetzt sind und wenn es zu einem Unfall oder einer Katastrophe kommt. Es klingt ein bisschen einschüchternd, aber wenn Sie diese Szenarien vorher durchgehen, können Sie effizient und schnell reagieren.
Stellen Sie insbesondere sicher, dass Sie 2-3 Farbkopien aller Pässe haben, und tauschen Sie diese mit verschiedenen Mitgliedern Ihres Teams aus, damit mindestens eine Person eine Kopie hat, wenn etwas schief geht. Sie sollten immer eine Reise- und Krankenversicherung abschließen (die Qualitätsbereiche, aber für eine Geschäftsreise empfehle ich die erstklassigen Optionen, einschließlich einer Krankenevakuierungsversicherung). Halten Sie Kopien Ihrer Originalversicherungskarten sowie Ihrer Reiseversicherungskarten bereit.
Es ist auch wichtig, im Voraus zu wissen, wo in einer Notsituation vorgegangen werden muss. Wenn Sie beispielsweise Ihre Dokumente verlieren, müssen Sie sich an die nächste Botschaft und das nächste Konsulat wenden, um sie zu ersetzen. Wissen Sie also genau, wo sie sich befinden.
Wissen Sie, welche Krankenhäuser im Falle einer Krankheit oder eines Unfalls am sichersten und seriösesten sind. Oft kann Ihnen Ihre Reiseversicherung dabei helfen (und Sie können in vielen Teilen der Welt eine wirklich erstaunliche Betreuung erhalten - sehen Sie sich die Liste der besten Krankenhäuser von Forbes an. Sie könnten Sie überraschen!).
Bei Diebstahl oder Überfall empfehle ich außerdem, eine „Scheinbrieftasche“ mit einem kleinen Betrag an Bargeld (möglicherweise im Wert von 20 USD und abgelaufenen Kreditkarten) bei sich zu haben. Personen greifen wahrscheinlich zu allem, worauf sie zuerst zugreifen können. Bewahren Sie Ihre echte Brieftasche an einem sicheren Ort auf, und die Dummy-Brieftasche ist leicht zugänglich.
Diese kleinen Aktionen sind auf dem Gebiet weit verbreitet. Wenn Sie vorausplanen und wissen, was Sie erwartet, können Sie in einer schwierigen Situation die Ruhe bewahren.
Bleib ruhig, handle schnell
Als sie eine Gruppe in Indien leiteten, kam ein Tagesausflug zu einem historischen Palast in den Bergen nicht in Ordnung, und die sechsstündige Rückreise in die Stadt musste nachts abgeschlossen werden. (Denken Sie an kurvenreiche Bergstraßen ohne Straßenlaternen, und fahren Sie die meiste Zeit im Gegenverkehr.) Wenn wir bleiben würden, müssten wir unser Treffen mit potenziellen Geldgebern in der Stadt verpassen, und wenn wir uns auf den Weg machen würden Nacht wäre die Sicherheit gefährdet. Die Leute in meinem Team flippten aus und beschuldigten sich gegenseitig, zu lange zu bleiben.
Wenn die Dinge nicht wie geplant verlaufen, ist es einfach, zu schnell zu reagieren und mit dem Finger zu zeigen. Aber stellen Sie sicher, dass Ihr Team das Schuldspiel nicht um jeden Preis spielt - es hilft nie und macht die Sache fast immer noch schlimmer. Und egal in welcher Situation, lassen Sie sich nicht von Ihren Gefühlen trüben. Manchmal kann es sein, dass Dinge an einem neuen Ort mehr Arbeit scheinen als sie sind.
Sobald Sie von einem potenziellen Problem erfahren, sollten Sie zuhören und nachvollziehen, was passiert ist und welche Umstände es mit sich bringt. Sobald Sie alle Details und ein klares Bild der Situation haben, bleiben Sie ruhig, wenden Sie sich an Ihr Team und treffen Sie dann Ihre Entscheidungen. Wenn Ihnen eine schwierige Entscheidung bevorsteht - zum Beispiel, ob ein kranker Kollege auf dem Land bleiben oder nach Hause gehen soll -, denken Sie daran, dass Sie nicht alleine vorgehen müssen. Sie möchten mit Ärzten, dem Einzelnen, seiner Familie und allen Kranken- oder Reiseversicherungsunternehmen sprechen und daran arbeiten, so viele Informationen wie möglich zu sammeln.
In unserem Fall entschied ich, dass die Sicherheit für das Team am wichtigsten ist, und wir arbeiteten daran, eine Videokonferenz mit unseren Geldgebern einzurichten und später auf der Reise ein persönliches Abendessen zu veranstalten. Es war definitiv die richtige Entscheidung - ruhig und flexibel zu sein.
Kontaktieren Sie die richtigen Leute
„Hallo Mama, ich werde in Japan unter Quarantäne gestellt.“ Diese Worte will kein Elternteil hören, aber das Protokoll für kranke Reisende zwang mich, vier Tage im Land zu bleiben, bis ein Arzt abzeichnete, dass es mir gut geht genug um zu reisen. Während meine Eltern nervös wurden, teilte mein Reiseversicherungsvertreter meiner Familie mit, dass ich gut aufgehoben war und alles in Ordnung sein würde.
Wenn etwas passiert, müssen Sie wissen, wen Sie zu Hause informieren müssen - wie Ihren Chef, Ihre Kollegen oder die Familienmitglieder Ihrer Reisebegleiter. Dies sind schwierige Entscheidungen, und es wird eine gute Balance. Verwenden Sie Ihr Ermessen, um die Menschen zu Hause zu informieren und zu beraten. In einem kleinen Snafu, wie wenn jemand ein Handy verliert, ist es wahrscheinlich am besten, es auszutauschen und zu warten, bis Sie nach Hause kommen, um die Leute zu informieren. Wenn es einen (noch so kleinen) Unfall, eine nationale Krise oder ein Verbrechen gibt, sollten Sie die Leute anrufen und informieren, was passiert ist (und ihnen versichern, dass die Situation unter Kontrolle ist).
Wenn ich mit Studierenden ins Ausland fahre, nutzen wir oft soziale Medien, um Freunde und Familie zu erreichen („Unser Auto ist ein bisschen hängen geblieben, aber wir sind wieder unterwegs!“). Oder in Zeiten, in denen in einem Land Ereignisse wie politische Proteste oder Naturkatastrophen stattfanden, die die Nachrichten nach Hause brachten, Freunde über E-Mail und Facebook auf dem Laufenden hielten oder sich als ausreichend erwiesen.
Verlassen Sie sich beim Abrufen von Telefonnummern nicht nur auf Ihr Smartphone - Sie sollten immer noch ein kleines schwarzes Buch bei sich haben, wenn Sie mit den Kontaktinformationen aller reisen. Bevor ich mich auf den Weg mache, muss jeder eine Liste mit Eltern, Ehepartnern und wichtigen anderen Personen sowie eine Liste mit Hotels, der Polizei, Botschaften und Versicherungsunternehmen erstellen.
Sie sollten auch wissen, an wen Sie sich im Falle eines Vorfalls vor Ort wenden können. Insbesondere wenn Sie Straftaten oder Belästigungen ausgesetzt waren, ist es wichtig zu wissen, wann Sie einen Bericht bei den örtlichen Behörden einreichen müssen und wann nicht. Einige Richtlinien: Wenn Sie ausgeraubt werden oder jemand versucht, Sie zu verletzen, sollten Sie zur Polizei gehen. Wenn Sie mit alltäglichen Belästigungen auf der Straße zu tun haben oder ein paar Dollar geklaut wurden, ist es wahrscheinlich nicht wert. Wisse auch, dass die Polizei manchmal, besonders in Ländern in Konfliktgebieten, ineffizient ist und oft um ein Geschenk für ihre Arbeit bittet (sprich: Bestechung). Wenn Sie einen Bericht einreichen müssen, ist es immer gut, einen vertrauenswürdigen Kollegen oder Freund vor Ort zu bitten, mit Ihnen zu kommen, damit bei der Übersetzung nichts verloren geht.
Bieten Sie Unterstützung und Ermutigung an
Ich werde niemals eine Reise nach Birma vergessen, während einer für mich besonders ungeschickten Zeit (in der ich von einem ungeerdeten Strom geschockt worden war und innerhalb weniger Tage eine Gehirnerschütterung erlitten hatte). Als meine Kollegen merkten, dass es wirklich nicht meine Woche war, organisierten sie ein gemeinsames Abendessen und alle schickten sich an, um mir ein Erste-Hilfe-Set sowie ein paar kleine Geschenke zu besorgen. Auch wenn dies Dinge waren, die wir in den Staaten so leicht bekommen konnten, bedeuteten diese Gegenstände und ihre Unterstützung auf dem Feld die Welt. Und wir hatten ein großes Lachen über meine Pannen.
Ermutigen Sie Ihre Kollegen, Aktivitäten zu pflegen, die während einer Krise die Moral hochhalten, sei es, um eine Gruppendiskussion zu ermöglichen, ein Abendessen zu genießen oder einen Erfolg zu feiern, den Ihr Team erzielt hat. Es ist schwer, derjenige zu sein, der sein Team in einer Zeit der Krise fokussieren muss, besonders wenn es sich über etwas, das passiert ist, niedergeschlagen oder verärgert fühlt. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit für die Nachbesprechung mit Ihrem Team einplanen und über Strategien für die weitere Entwicklung und den Abschluss der geplanten Arbeit sprechen, während alles in Ordnung gebracht wird.
Wenn es sich um einen kurzfristigen Notfall handelt, versuchen Sie, nicht zu verweilen, und stellen Sie sicher, dass Sie daraus lernen. Beenden Sie dann Ihre Arbeit vor Ort. Versuchen Sie, die Moral hoch zu halten, und trösten Sie sich mit dem Wissen, dass Sie alle dabei sind.
Es ist leicht zu überdenken, wie man in einer Notsituation reagiert, aber Sie müssen Ihrem Darm vertrauen und die beste Entscheidung treffen, die Sie im Moment treffen können. Auf eine Krise vorbereitet zu sein bedeutet nicht, in Angst leben zu müssen oder immer zu glauben, dass das Schlimmste passieren könnte. Es bedeutet nur zu wissen, was zu tun ist und wie auf die Umstände und die Kultur, in der Sie sich befinden, zu reagieren ist. Mit der richtigen Vorbereitung und Einsicht Sie können jede Herausforderung meistern, die sich Ihnen im Feld stellt.
