Als ich zum ersten Mal andere leitete, erinnere ich mich, wie ich geduldig dabeistand, während ein Analyst in meinem Team versuchte, ein Dokument zu finden, das ich auf ihrem Computer brauchte. Als sie - fünf Minuten später - sagte, sie könne es nicht finden und würde es mir per E-Mail schicken, sobald sie die Akte gefunden hatte, hinterließ es einen sehr schlechten Eindruck auf mich (und ließ mich fragen, welche anderen Bälle sie vielleicht fallen lassen könnte ).
Also, nimm es von mir: Auch wenn das Benennen und Organisieren deiner Dateien und Ordner nicht das sexy Thema ist, das ich behandelt habe (sagt die Frau, die dir Budget- und Excel-Tipps gebracht hat), verspreche ich dir, es ist ein wichtiges Thema. Ein optimiertes Online-Speichersystem vereinfacht nicht nur Ihr Leben und spart Ihnen viel Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen organisierter und auf dem neuesten Stand der Dinge erscheinen. Hier sind deine Richtlinien, nach denen du leben kannst.
1. Ihr Desktop ist Ihr virtueller Schreibtisch
Sie wissen, wie die Leute Ihnen sagen, Sie sollen Ihren Schreibtisch so klar halten, dass Ihr Chef Sie nicht für einen Trottel hält? Dies gilt auch für den Desktop Ihres Computers. Hier können Sie die Dateien ablegen, an denen Sie in dieser Woche arbeiten, nicht an die Stelle, an der Sie jeden Anhang ziehen sollten, den Sie jemals erhalten haben.
Ich empfehle, Ihren Desktop auf so wenige Ordner wie möglich zu beschränken. Haben Sie eines für jedes große Projekt, an dem Sie gerade arbeiten, sowie Ihren Master-Arbeitsordner, in dem Sie einfach auf alles andere zugreifen können. Wenn Sie es noch nicht getan haben, stellen Sie Ihren Desktop auf ein Raster (sodass sich Ihre Symbole nie überschneiden) und entdecken Sie die große Freude an Verknüpfungen.
Wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen, um die Struktur Ihres Startbildschirms zu verbessern, können Sie Desktop-Organisations-Apps wie Clean oder DragThing auf Macs oder Fences auf PCs ausprobieren.
2. Ordner sollten eine Strategie haben
Mir ist aufgefallen, dass die meisten Leute entweder über- oder untergeordnete Ordner haben, aber nur wenige haben es richtig verstanden. Woher weißt du, wohin du fällst? Schauen Sie sich einige der am häufigsten verwendeten oder zuletzt verwendeten Ordner an und zählen Sie die darin enthaltenen Dokumente. Wenn es Dutzende von Dateien gibt, könnten Sie wahrscheinlich etwas mehr Struktur verwenden. Wenn Sie hingegen nur ein Dokument unter Arbeitsdateien> Client A> 2012> November> Verkaufsbericht haben , sind Sie definitiv ein chronischer Überordnerer.
Hier sind ein paar Regeln, an die ich mich halten möchte:
3. Dateinamen haben einen Zweck
Wenn Sie eine Datei benennen, wählen Sie eine Phrase, die etwas bedeutet. Wenn ich einen Anhang mit dem Namen DSC1045.jpg oder Draft Idea.doc erhalte , kann ich nicht leicht erkennen, was es ist - oder was noch wichtiger ist, ich suche später danach. Ein guter Test: Stellen Sie sich vor, Sie finden die Datei nach einigen Monaten auf Ihrem Desktop. Würden Sie leicht erkennen können, was es ist? Wenn nicht, benennen Sie um.
Bei Dokumenten, die Sie regelmäßig erstellen, z. B. Notizen für monatliche Vorstandssitzungen, ist es möglicherweise einfacher, die Dokumente nach Besprechungsdatum und nicht nach Thema zu unterscheiden. Verwenden Sie niemals Monat-Tag-Jahr, da zuerst nach Monat, dann nach Tag und anschließend nach Jahr sortiert wird. Verwenden Sie stattdessen Jahr-Monat-Datum (mit Monat in Zahlen), damit Sie einfach chronologisch sortieren können. Beispiel: Verwenden Sie 2012-10-27 Board Presentation.pdf anstelle von Oct27-12 Board Presentation.pdf oder 10-27-2012 Board Presentation.pdf . So sparen Sie beim späteren Durchsuchen und Suchen jede Menge Zeit.
4. Versionskontrolle, Versionskontrolle, Versionskontrolle
Wenn Sie sich an die Benennung von Dateien erinnern, lassen Sie es die Versionskontrolle sein. Dieser ist einfach. Wenn Sie zum ersten Mal ein Dokument erstellen, sollte es mit v1 enden. Zum Beispiel würde ich einen Vorschlag nennen: ClientA Proposal_v1.ppt . Jedes Mal, wenn Sie Änderungen speichern und an Kunden oder Kollegen senden, aktualisieren Sie diese auf Version 2, 3, 4 usw. Sobald das Dokument fertig ist, möchten Sie ClientA Proposal_vf.ppt oder ClientA Proposal_final.ppt speichern, um später leicht darauf zugreifen zu können. Weil es nichts Schlimmeres gibt, als sich fragen zu müssen, ob es eine Version 14 gab oder ob Version 13 wirklich die letzte war.
