Wenn Sie wie die meisten Benutzer sind, verbringen Sie wahrscheinlich nicht zu viel Zeit damit, darüber nachzudenken, wie Ihre Dokumente benannt werden sollen, wenn Sie sie speichern. Leider kann es schwierig sein, die gewünschte Datei zu finden, ohne etwas suchen zu müssen. Möglicherweise müssen Sie sogar mehrere Dateien öffnen, um die gewünschte Datei zu finden.
Wenn Sie ein Benennungssystem für Ihre Dokumente entwickeln und sich daran gewöhnen, werden Sie Zeit und Frustration sparen, wenn Sie das benötigte Dokument suchen müssen. Anstatt unzählige Dokumente mit ungenauen Dateinamen zu durchsuchen, hilft Ihnen ein Benennungssystem, Ihre Suche zu beschleunigen.
Das richtige Benennungssystem
Es gibt keinen einzigen richtigen Weg, um Ihre Dateien zu benennen, und die Benennungssysteme variieren von Benutzer zu Benutzer. Wichtig ist, die für Sie sinnvolle Methode zu finden und diese dann konsequent anzuwenden. Hier sind einige Tipps für den Einstieg:
- Fügen Sie das Datum, an dem das Dokument erstellt wurde, in Ihren Dateinamen ein:Dies ist möglicherweise eines der hilfreichsten Elemente, die in einen Dateinamen aufgenommen werden können, insbesondere wenn Sie sich mit Korrespondenz befassen. Selbst wenn Sie sich nicht genau erinnern, wann Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie Ihre Suche wahrscheinlich auf einen bestimmten Zeitraum einschränken.
- Geben Sie den Namen des Empfängers in Ihren Dateinamen ein:Dies ist eine besonders wertvolle Vorgehensweise bei der Arbeit mit Briefen, kann jedoch für andere Dokumenttypen wie Verträge, Memos und sogar Notizen ein praktisches Element sein.
- Geben Sie an, um welche Art von Dokument es sich bei der Datei handelt:Wieder erscheint dies für einige Benutzer als gegeben, und das ist so, weil es ein so wichtiger Teil des Dateinamens ist. Wenn Sie nach einem Brief suchen, den Sie geschrieben haben, können Sie eine Datei entfernen, deren Name "Vertrag" oder "Notizen" enthält.
- Achten Sie darauf, wie Sie die Elemente des Dateinamens anordnen:Dies hilft Ihnen zwar nicht bei der Unterscheidung Ihrer Dateien, hilft Ihnen jedoch bei der Suche, sie zu bestellen. Mithilfe der Sortiersteuerelemente im Dialogfeld "Öffnen" in Word oder in Windows Explorer können Sie Ihre Dateien alphabetisch (oder numerisch) sortieren, sodass sie nach dem ersten Zeichen im Dateinamen sortiert werden.
Dies ist keine erschöpfende Liste von Tipps zum Benennen von Dateien, aber es ist ein guter Anfang. Wenn Sie mit der einheitlichen Benennung Ihrer Dateien beginnen, entwickeln Sie ein System, das am besten für Sie geeignet ist - und bietet Ihnen wahrscheinlich einige Tricks.
