Hast du gerade gemurrt? Du bist nicht allein. Trotz der Tatsache, dass wir rund um die Uhr mit unseren Telefonen verbunden sind, hassen viele von uns die einzige Funktion, für die sie entwickelt wurden: Anrufe tätigen und entgegennehmen.
Ich verstehe es. Das Unterbrechen Ihres Arbeitstages, um an einem Telefonanruf teilzunehmen, der über E-Mail hätte erfolgen können - möglicherweise weitaus effizienter - kann störend sein.
Aber was genau können Sie dagegen tun? Es muss einen höflicheren und professionelleren Weg geben, um ein Telefongespräch zu vermeiden, als zu sagen: „Nein, danke, ich würde lieber acht Stunden lang einen Soundtrack von Nägeln auf einer Tafel hören“, oder?
Ja, das gibt es. Wenn Sie eine der vielen Telefon-abgeneigten Personen sind, finden Sie hier einen Leitfaden, der auf der Versuchung basiert, etwas zu sagen, wenn jemand Sie auffordert, „ans Telefon zu hüpfen“ - und was hinter diesen Gefühlen (und Ihnen) steckt wissen, was Sie stattdessen wirklich sagen sollten).
Du bist versucht zu sagen … "Ich werde alles vergessen, was du mir sagst, also kannst du mir auch eine E-Mail schicken."
Telefonate können effizient sein - aber nur, wenn Sie aktiv an den Gesprächen teilnehmen. Wenn Sie dies nicht tun, werden wahrscheinlich alle diese entscheidenden Leckerbissen aus Ihrem Gehirn fallen, sobald Sie auflegen.
Könnten Sie sich Notizen machen? Absolut. Aber wenn Sie so etwas wie ich sind, kehren Sie am Ende Ihres Gesprächs zu diesen Skizzen zurück und haben keine Ahnung, was eine von ihnen tatsächlich bedeutet. Oder Sie verlieren während dieses gut gemeinten Telefon-Chats möglicherweise den Fokus und können durch Twitter blättern oder Ihre Einkaufsliste aufschreiben, anstatt sich aktiv mit dem betreffenden Thema zu befassen (ähm, schuldbewusst wie angeklagt).
In jedem Fall ist dieser Anruf eine Zeitverschwendung, da Sie keine wichtigen Informationen gespeichert haben.
Das ist einer der vielen Vorteile von E-Mails. Sie haben Unterlagen, zu denen Sie jederzeit zurückkehren können - und Sie können sicher sein, dass sie korrekt sind (im Gegensatz zu Ihrem Sonnenblumen-Doodle mit der kryptischen Notiz „Frag Jim!“ Daneben).
Zum Glück ist dies eine durchaus vertretbare Argumentation, auf die Sie sich stützen können, wenn Sie sie brauchen.
Oh, und wenn Ihre Versuche, diesem Anruf zu entkommen, nicht so verlaufen, wie Sie es sich erhofft hatten? Nehmen Sie sich Zeit, um sich zu beschweren, und stellen Sie dann sicher, dass Sie bereit sind, zuzuhören (denken Sie nur - Sie möchten nicht zweimal telefonieren müssen, weil Sie das erste Mal etwas verpasst haben!). Folgen Sie dem Gespräch auch mit einer E-Mail-Zusammenfassung, in der Aktionselemente hervorgehoben werden. Sie haben also immer noch die schriftliche Aufzeichnung, auf die Sie gehofft haben.
Sagen Sie dies stattdessen
„Wenn möglich, möchte ich dieses Gespräch per E-Mail starten. Auf diese Weise habe ich Notizen, auf die ich zurückgreifen kann, und kann auf einfache Weise andere Personen einbeziehen, die Bescheid wissen müssen. Wenn wir immer noch der Meinung sind, dass ein Anruf erforderlich ist, nachdem diese Grundlagen geschaffen wurden, können wir einen Zeitpunkt für ein Gespräch auswählen. “
Du bist versucht zu sagen … "Ich habe Albträume darüber, dass du mich etwas fragen wirst, was ich nicht beantworten kann."
Legen Sie Ihr eigenes Ego für einen Moment beiseite und gestehen Sie sich Folgendes ein: Ein Teil der Einschüchterung bei Telefonanrufen besteht darin, dass sie in Echtzeit ablaufen.
Sie müssen viel mehr auf den Beinen denken, als wenn Sie lediglich auf eine E-Mail antworten würden, die Ihnen ausreichend Zeit lässt, Ihren Kollegen zu fragen oder sich an Google zu wenden.
Wenn Sie also durch Ihre Nerven dazu angeregt werden, weit weg von einem Telefongespräch zu bleiben, hilft Ihnen eine Antwort wie die folgende hoffentlich dabei, einen gefürchteten Live-Chat zu vermeiden, ohne Ihre eigenen Unsicherheiten offen zuzugeben.
Und hey, manchmal lohnt es sich auch, sich aus der Komfortzone zu drängen. Denken Sie daran, wenn Sie eine Frage stellen, deren Antwort Sie nicht kennen, können Sie jederzeit mitteilen, dass Sie sie später per E-Mail erneut beantworten müssen.
Sagen Sie dies stattdessen
„Ich möchte sicherstellen, dass ich bereit bin, Ihnen alle Informationen zu geben, die Sie benötigen. Würde es Ihnen etwas ausmachen, mir eine E-Mail mit den Fragen zu schicken, auf die Sie eine Antwort haben möchten? Ich werde per E-Mail antworten, was ich kann, und wir können bei Bedarf einen Anruf vereinbaren, um den Rest zu besprechen. “
Du bist versucht zu sagen … "Ugh, ich mag es einfach nicht, mit Leuten zu reden."
Nennen wir hier einfach einen Spaten einen Spaten - Telefongespräche können wirklich eine große Belastung für Sie sein.
Sie haben genug Besprechungen und Verpflichtungen, die Ihren Zeitplan überfüllen, und als letztes möchten Sie Ihre Aufmerksamkeit wieder von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken, um an einem Gespräch teilzunehmen, das Sie in Ihrer Freizeit per E-Mail hätten führen können.
Natürlich wird eine Retorte, die die Tatsache bloßlegt, dass Sie lieber mit niemandem sprechen möchten, nicht allzu gut rüberkommen.
Formulieren Sie Ihre Antwort etwas positiver, indem Sie erklären, dass Sie sich im Moment auf etwas konzentrieren müssen, und dass Sie eine E-Mail bevorzugen, wenn dies möglich ist. Es vermittelt immer noch Ihre Meinung - auf eine Art und Weise, die Sie nicht wie ein großer Einsiedler erscheinen lässt.
Sagen Sie dies stattdessen
„Ich bin mitten in einem großen Projekt und konzentriere mich momentan hauptsächlich darauf. Wenn Sie möchten, können Sie mir hier Ihre Diskussionspunkte zusenden, und ich werde in einer E-Mail darauf eingehen, was ich kann. Wenn Sie danach immer noch der Meinung sind, dass ein Anruf erforderlich ist, können wir nach Abschluss dieses Projekts einen Termin vereinbaren. “
Bei all diesen Antworten werden Sie etwas bemerken: Sie bieten immer noch die Möglichkeit, einen Telefon-Chat zu führen, falls dies unbedingt erforderlich ist.
Ich versuche nicht, dich hier zu verraten, das verspreche ich. Es ist jedoch wichtig zu erkennen, dass manchmal wirklich Telefongespräche erforderlich sind.
Sie können effizienter und effektiver sein als Dutzende von E-Mails, die hin und her gesendet werden. Und manche Gespräche erfordern das menschliche Element, etwas laut auszusprechen - wie z. B. hartes Feedback zu geben oder einen Konflikt am Arbeitsplatz auszusprechen. Die Fähigkeit, telefonieren zu können, ist eine wichtige Fähigkeit in vielen Berufen - zum Beispiel im Verkauf - und letztendlich entscheidend für Ihren Erfolg.
Dies ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass es einige Telefongespräche gibt, die es wert sind, in E-Mail-Austausch umgewandelt zu werden. Verwenden Sie in diesen Szenarien die Antworten, die ich hier skizziert habe, und vermeiden Sie (hoffentlich!) Ein gefürchtetes Telefon auf eine Weise, die immer noch höflich, professionell und produktiv ist.
